Наводим порядок в CRM Битрикс24: перенос дел из таймлайна сущности Контакт в таймлайн сущности Компания
Порой к нам приходят клиенты с довольно необычными, но интересными кейсами. Сегодня поделимся именно такой историей. Компания работает с клиентами в CRM и история коммуникаций (звонки, переписка в почте) привязывается к контакту, а не к компании. Но так как контакты часто меняются, то возникла необходимость перенести дела из карточек контактов в карточки компаний. Как происходил поиск технического решения и что получилось в итоге, читайте далее.
1. Ситуация. Боль. Решение.
Один из наших заказчиков — компания, занимающаяся реализацией корпоративных подарков (сувенирной продукции, сладостей и других прикольных штучек), работает на портале Битрикс24. Работают они с постоянными клиентами — юридическими лицами. Но на портале у них заведены не только компании, а и контакты (сотрудники компании клиента).
Изначально коммуникации велись не в сущности компания, а в сущности контакт. Так как сотрудники приходят и уходят, то со временем многие контакты стали неактуальными (сотрудники уволились). Приходилось создавать новые контакты с другим сотрудниками и вести коммуникацию в новых сущностях.
Боль в том, что история звонков и переписки, по сути, с компанией, оставалась в старом контакте, который уже не работает. На портале накопилось много таких лишних контактов. Но удалять их нельзя — история коммуникации привязана именно к ним.
Заказчик пришел к нам с задачей навести порядок на портале, что фактически означало:
1.1. Привязать все существующие контакты к компаниям и перенести историю коммуникаций из живой ленты (таймлайн) неактуального контакта в живую ленту соответствующей компании, которая никуда не денется, даже если текущий сотрудник, ведущий взаимодействие, уволится.
1.2. Найти все неактуальные (уволенные) контакты и перенести их в пользовательские поля компаний "Уволенные контакты".
Если вторую задачу мы решили с помощью бизнес-процесса, который убирает контакт с пометкой "Не работает" из поля "Контакт" компании и вносит в поле "Уволенный контакт", то первая требовала настройки отдельной интеграции на платформе Пинкит с добавлением нового действия. Как все настроить, расскажем подробнее.
2. Перенос коммуникаций из таймлайна контакта в таймлайн компании
Мы предложили решить задачу по следующему алгоритму.
При создании дела (звонок, письмо) в контакте проверяем, есть ли привязанная компания к данному контакту. Если компания привязана, получаем все, что отдает нам REST по конкретному делу и создаем такое же дело в живой ленте привязанной компании.
Можем, в принципе, переносить коммуникации только из сущностей контактов, которые уволены. Но после обсуждения с заказчиком было принято решение выгрузить все данные по всем контактам. Так наш заказчик будет видеть все коммуникации по своим клиентам в таймлайне компании, а не переключался между контактами.
Для нас это упростило задачу, так как придется добавить меньше фильтров на шаге 2 настройки Пинкит "Инструменты".
Итак, чтобы интеграция работала, настраиваем 5 шагов в личном кабинете Пинкит (потребуется регистрация).
На шаге 1 выбираем источником "Битрикс24", действие - "Добавлено дело", подключаем доступ к порталу.
На шаге 2 прописываем инструменты:
На шаге 3 выбираем приемником опять же "Битрикс24", действием - "Создать дело", указываем те же доступы.
На шаге 4 настраиваем сопоставление данных (ID компании, Название компании, Тип компании и так далее).
На шаге 5 можем указать, с какого времени запускается интеграция (если нужна выгрузка, например, только за текущий год), либо отметить галочку "Выборка за все время", и запускаем.
3. Автоматическая выгрузка контактов и компаний в таблицу Гугл
Далее, по просьбе заказчика, мы настроили в Пинкит выгрузку данных по всем контактам и компаниям в таблицу Гугл. При этом Пинкит сопоставляет все поля сущностей Битрикс24 и столбцов таблицы.
В таблице сделали 2 рабочих листа: "Контакты" и "Компании", где наш заказчик может добавлять фильтры, проверять заполненность полей, добавлять справа от выгружаемых данных какие-либо столбцы (например, с формулами), если это нужно.
На основе этих данных настраиваем дашборды с визуализацией.
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #googlesheets #пинкит_gs_битрикс24 #перенос #пинкит_порядок