Создание чистой статистики на вашем дашборде Yandex DataLens, если пользователи предпочитают удалять сущности в Битрикс24
Выстраиваете аналитику в Yandex DataLens на основе данных из Битрикс24? Если культура работы в вашей компании предполагает возможность удаления сущностей в Битрикс24 (задачи, лиды, сделки), то это может искажать показатели в аналитике. В этой статье мы расскажем, как с помощью Пинкита настроить сбор данных так, чтобы ваша аналитика всегда была актуальной и отражала реальную картину происходящего.
1. Как актуализировать данные для аналитики на дашборде Yandex DataLens, если удаляются задачи в Битрикс24? Проблема и решение
Рассмотрим на примере нашего заказчика.
Ранее клиент использовал сервисы Google Sheets и Google Looker Studio для отчетности и визуализации отчетов. Источником данных является таблицы Гугл, в которые передаеются данные из Битрикс24 (в том числе). В основном необходима аналитика для оценки эффективности сотрудников на производстве по задачам.
Данные из Битрикс24 попадают в таблицу Google Sheets при помощи интеграции Пинкит, которая получает данные о задаче при ее создании либо обновлении в Битрикс24.
Интеграция создает либо обновляет строку в Google Sheets:
Каждый раз, когда задача создается и/или обновляется, автоматически создается либо обновляется соответствующая строка в таблице Гугл. По данным таблицы формируются дашборды в Google Looker Studio.
Так как дашборды в Google Looker Studio сейчас работают под VPN, было принято решение о переезде аналитики из Looker Studio в Yandex DataLens, а источником данных для формирования дашбордов была выбрана СУБД MySQL, куда в свою очередь данные стекаются из Битрикс24.
Создание сквозной аналитики на базе данных PostgreSQL/ MySQL из Битрикс24 и Roistat и визуализация на дашбордах Yandex DataLens: читайте подробный кейс в нашем блоге.
То есть, заказчику была развернута БД (база данных) на сервере, затем настроена интеграция для выгрузки данных по задачам из Битрикс24 в MySQL, а уже далее — построение дашбордов в Yandex DataLens.
Об отчетах из Битрикс24 в БД (PostgreSQL или MySQL) и настройке дашбордов из базы данных без использования Google Sheets подробнее читайте в статье.
Но, по мере работы с аналитикой заказчик заметил, что показатели не отражают реальное положение дел. Проблема была вызвана тем, что сотрудники нашего заказчика удаляют "ненужные" задачи в Битрикс24.
Но удаленые задачи в Битрикс24 все еще отражаются в аналитике, что дает неверную картину работы менеджеров.
Чтобы решить эту задачу, необходимо удалить соответствующие строки из базы данных MySQL, так как именно оттуда летят данные для дашбордов.
Сотрудники заказчика этого сделать не могут и необходимо подключать к этому процессу разработчика, так как необходимы специальные навыки работы с СУБД, иметь доступ к базе и уметь правильно писать запросы на удаление.
Причем разработчику придется вручную каждый раз искать и удалять нужные данные, что отнимает время.
Но в Пинкит есть автоматизированное решение: интеграция, которая отследит удаленные задачи в Битрикс24 и уберет информацию о них из СУБД без ручного подключения. Так на дашборде будут корректные данные при обновлении информации в MySQL.
Об удалении задач в Битрикс24 для актуализации аналитики в Excel и Google Looker Studio подробнее читайте статью в нашем блоге.
О настройке такой интеграции расскажем далее.
2. Интеграция для удаления строки в БД при удалении задачи в Битрикс24
2.1. Шаг 1: Откуда
Выбираем Битрикс24 и событие удаления задачи (чтобы интеграция отрабатывала сразу при удалении задачи, а не по истечении 30 дней, ставим событие "Задача удалена (мгновенно)":
2.2. Шаг 2 - Инструменты
Настраиваем дополнительные запросы, чтобы получить дополнительные данные о задаче. К примеру, можем добавить фильтр для удаления задач только в определённой группе.
2.3. Шаг 3: Куда
На данном шаге автоматически удаляем строку из MySQL (или PostgreSQL), которая соответствует задаче в Битрикс24:
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем элемент таблицы БД и задачу в Битрикс24, чтобы не удалить лишнее. Например, сопоставляем по названию и описанию задачи:
2.5. Шаг 5: Запуск
Указываем название интеграции и время первого запроса, можем поставить режим отладки, если необходимо протестировать интеграцию впервые с отслеживанием всех запросов в журнале интеграции:
3. Итог
С помощью дополнительной интеграции, настройку которой мы описали выше, мы получаем информацию о задачах, которые были удалены в Битрикс24, и обновляем записи в СУБД, где находятся все данные для аналитики в Yandex DataLens.
При этом не нужно искать удаленные задачи вручную в базе данных или на дашбордах. Пинкит автоматически сопоставит удаленную задачу с соответствующей строкой в MySQL и удалит эту строку. Таким образом, в аналитику и дашборды Yandex DataLens эта строка уже не пойдет, и отчетность по эффективности работы сотрудников в Битрикс24 по задачам покажет актуальную картину без искажений.
Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp. Также вы можете самостоятельно протестировать Пинкит, для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.