Управленческий учет для бизнесов с оборотом от 100 млн рублей: интервью с основателем трех бизнес-проектов
Никита Робуль запустил три бизнес-проекта с суммарным годовым оборотом компаний — более 100 млн рублей. Это типография полного цикла «Градъ Принт» в Нижнем Новгороде, байер-сервис «Клуб шопоголиков» и закрытый премиальный бизнес-клуб.
Бизнес рос, а управленческий учет становился сложнее. В 2017 Никита решился на автоматизацию учета — теперь сервис экономит 5 часов в день и помогает избегать неэффективных расходов. Сэкономленные время и деньги Никита тратит на масштабирование.
В интервью Никиты — про первые попытки автоматизации учета, делегирование задач по финучету и ошибки, которые не видно сразу.
Типография: первые попытки автоматизации
До 2017 года мы вели учет в таблицах эксел и решили его автоматизировать, чтобы решить 3 задачи:— экономить время
— делегировать финучет в типографии
— получать детальную аналитику и отчеты ДДС и P&L.
В день я тратил 4-5 часов на проверку операций и сверку отчетов. Был высокий риск ошибиться. С ПланФактом хотелось избавится от рутины и сэкономить время. Точных данных по бизнесу я не ждал. Сервис подгружал данные автоматически — первая задача была решена.
Одновременно в типографии возникла вторая задача — делегировать финансовый учет. За сотрудником пришлось бы проверять — учет сложный, человек может ошибиться. Смысла и пользы в таком делегировании мало. Если я получу недостоверный отчет и не перепроверю его, не буду знать, сколько денег есть в компании. В ПланФакте есть стандартизация. Ты просто показываешь, как нужно делать, и можешь доверить ведение учета сотруднику. Сервис минимизирует вероятность ошибок и не требует повторной проверки.
С ПланФактом в компании появилась детальная аналитика, отчеты о движении денежных средств (ДДС) и прибылях и убытках (P&L). Первый отчет помогает мне анализировать, откуда деньги поступали и как расходовались. Также он показывает аномалии. Однажды я нашел в бумагах платеж размером в 5–7% от оборота. Это превышало привычную сумму в 4 раза. Оказалось, что контрагент не вовремя выставил счета. Мы ввели правило работы с этим конкретным контрагентом. Теперь поставщик своевременно выставляет счета, а бухгалтерия сразу их оплачивает. Без детальной аналитик я бы пропустил аномальный платеж, что привело бы к финансовым сложностям.
«Клуб шопоголиков»: увидели проблему и избежали упущенной выгоды
В 2023 году мы снова обратились в ПланФакт, чтобы автоматизировать учет в байер-сервисе «Клуб шопоголиков». Его мы сначала вели в эксель, а потом в системе учета личных финансов. Во второй программе приходилось обновлять страницу перед внесением новой операции, иначе браузер отсылал последнюю отправленную операцию по второму разу. Баг системы приводил к задвоению данных.
Когда в ПланФакте появилась возможность интеграции с Дзен.Мани, мы сразу же автоматизировали учет. Делегировал его финансисту, который вносит данные, контролирует операции, разносит по статьям.
Через 4 месяца работы в сервисе обнаружили, что реальная картина бизнеса не такая, как представляли. Маржинальность и прибыльность оказались ниже, чем я предполагал. Наценка на товары не покрывала себестоимость услуги по доставке товаров.
Мы рассчитывали стоимость доставки в 2021 году. С тех пор она подорожала — мы пропустили эти расходы и не включили в себестоимость. Чтобы повысить маржинальность и прибыль, подняли наценку на 10%.
Сервис помог увидеть проблему, скорректировать цены, повысить прибыль и избежать упущенной выгоды.
Что в итоге
Когда количество операция увеличивается, эксель перестает справляться. Без автоматизации финансового учет не обойтись: он экономит время и избавляет от ошибок. У меня есть опыт использования ПланФакта в разных бизнесах. Сервис подходит для любого направления, но особенно полезен, когда у компании:
— несколько банковских счетов;
— много платежей и поступлений по разным направлениям на один и тот же счет.
За 5 лет работы с ПланФактом в двух компаниях получились такие результаты.
- Я избавился от проверки операций и сверки счетов. Раньше на эту работу уходило до 5 часов в день. Процесс делегировал — учет ведут сотрудники.
- Сэкономленное время трачу на зарабатывание денег, развитие новых проектов, обучение и общение с клиентами. Это мой главный результат автоматизации финучета.
- Мы ввели целевые фонды, чтобы не вынимать деньги из операционной деятельности.
- Вовремя обнаружили рост расходов на логистику, подняли наценку на 10% и увеличили маржинальность.
- Контролируем своевременность выставления счетов — так компания расходует равномерно и избегает крупных платежей.
В 2024 году планируем автоматизировать финансовый учет в закрытом бизнес-клубе. Бизнес вырос. Эксель и сервис «Дзен-мани» уже не справляются со своими задачами.
Автоматизировать учет и навести порядок в финансах бизнеса не так сложно. Грамотный подход к финучету поможет избежать кассовых разрывов, быстрее развивать бизнес, закрывать убыточные направления и инвестировать в прибыльные.
Еще больше материалов о ведении бизнеса и деньгах можно найти в телеграм-канале и блоге ПланФакта.
Хороший у вас тг-канал, читаю с удовольствием)
А будете делать еще эфиры с экспертами?
Спасибо) Да, уже планируем эфиры в феврале. Ждите анонсы уже на этой неделе.