Навели порядок на полках и поймали продавцов-воришек. Как мы подключали СБИС в продуктовом магазине

Управлять магазином продуктов — сущий ад. Продавцы воруют товары сумками, покупатели жалуются на цены, а поставщики срывают заказы. Рассказываем, как с помощью СБИС можно разом избавиться от всех проблем.

Привет! На связи Роман Москаленко, руководитель отдела продаж кассовой техники и автоматизации «Бизнес легко». В прошлой статье рассказал, как СБИС помог магазину одежды. Но сервис упрощает работу любой рознице — вот еще одна история.

К нам пришел владелец небольшой сети продуктовых магазинов — Антон Лисицын. Когда была одна точка, вел учет в Excel-табличке, а когда их стало четыре, начались проблемы. Покупатели жаловались на просрочку, во время инвентаризации была недостача, а сам Антон не мог разобраться в огромном списке товаров. За неделю подключили сервис «СБИС Розница», помогли найти воришек и решить споры с покупателями. Делюсь подробностями в статье.

Когда магазины работали в табличках, всё приходилось делать вручную: следить за сроками годности продуктов, оформлять заказы поставщикам, считать себестоимость товаров и менять наценку. В итоге творог скисал на полках, сотрудники забывали сделать закупки — и клиенты уходили за сосисками и молочкой в другой магазин.

Чтобы Антону не нужно было переключаться между вкладками с кучей данных и всё проверять, перенесли информацию о товарах и поставщиках в СБИС. Система упрощает работу с поставщиками и учет позиций на складе. Вот как она это делает.

Проверяет надежность контрагентов. Система собирает информацию о поставщике из баз данных налоговой и Росстата. Можно узнать, стоит ли платить авансы за поставку или партнер — компания-однодневка, которая скоро закроется.

Формирует каталог товаров. Чтобы владельцу было проще ориентироваться в позициях и их количестве, создали каталог. В нем настроили карточки продукции: указали названия, розничные цены и сроки годности.

Сверяет новые позиции с каталогом товаров. Раньше в ассортименте магазина было 25 000 наименований. Из них 5000 — одинаковые товары с разными названиями, например «Сливки жир. 20%» и «Сливки 20%». Из-за этого клиенту было сложно вести складской учет и искать нужную позицию в огромном списке.

СБИС нашел похожие товары и предложил объединить их в одну карточку — бардака в ассортименте стало меньше. Когда приходит новая поставка, СБИС автоматически раскидывает товары по каталогу. Если система видит, что товара нет в списке, она предлагает создать новую карточку или связать позицию с уже существующей. Так владельцу не нужно вручную сверять список со своим ассортиментом и пересчитывать общее количество на складе.

Формирует заказы автоматически. Клиент отправляет заказы одним поставщикам каждую неделю, другим — раз в две недели. Чтобы владелец не запутался в сроках и количестве поставок, СБИС автоматически формирует заказы и показывает уведомление. Клиент проверяет документы и жмет на кнопку — запросы улетают контрагентам.

Считает себестоимость товаров и контролирует их цены. Владелец заказывает пельмени у трех поставщиков по разной стоимости. Система считает среднюю себестоимость продукции — Антону не приходится тратить время, чтобы решить, какую цену поставить для покупателей. Также СБИС дает статистику по закупкам. Если стоимость поставок растет, система предлагает повысить наценку на продукты, чтобы магазин не работал в ноль.

Помогает провести инвентаризацию. Раньше слово «инвентаризация» вселяло ужас в сотрудников: каждую неделю в разных отделах приходилось вручную пересчитывать 3000 позиций на полках и в коробках на складе, записывать цифры в блокнот и тратить на это по четыре часа. Продавцы постоянно уставали, сбивались в подсчетах, а еще не хотели выходить на смену.

Сейчас инвентаризацию проводят за час. СБИС формирует документ инвентаризации по накладным и продажам, а сотрудник с помощью сканера сбора данных считает товар на полках и на складе. Вручную заполнять бумажки не нужно: данные отображаются в СБИС. Система сверяет документы и показывает недостачу по количеству и сумме.

Клиент продает разливное пиво, молочную и мясную продукцию. По закону он должен отчитываться о работе с таким товаром в личных кабинетах ЕГАИС и Меркурия. В каждой системе — разные механизмы работы.

ЕГАИС. Когда приходила поставка пива, владелец принимал электронную накладную в личном кабинете ЕГАИС. Как только кегу вскрывали, оформляли акт списания на портале госсистемы.

Меркурий. Чтобы принять партию колбасы и творога, Антон заходил в личный кабинет, проверял список продукции по электронным накладным и коробкам на складе, сверял данные ветеринарных сопроводительных документов (ВСД) с этикетками на продукции. Затем он подтверждал накладные и ветеринарные свидетельства — на всё уходило пару часов.

Мы интегрировали СБИС с ЕГАИС и Меркурием. Когда приходит новая партия, накладные отображаются в системе — владелец их принимает, и данные автоматически уходят в государственные системы. Чтобы отчитаться о вскрытии пивной кеги, сотрудник нажимает на кнопку «Вскрытие», а СБИС отправляет в ЕГАИС данные о списании после закрытия смены.

В магазинах часто меняется стоимость товаров, и продавцы не всегда успевали клеить новые ценники. Из-за этого на кассе покупатели часто возмущались: «Почему у вас в зале одна цена, а на кассе другая». По закону, клиент имеет право купить продукцию по той цене, которая указана на этикетке. Иначе он может обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, а продавцу и магазину будет грозить штраф до 500 тысяч рублей.

Чтобы покупатели не ругались, а магазин не получил штраф, подключили к СБИС сканер и ручной принтер этикеток. В системе можно быстро поменять стоимость продукта, а затем сотрудники «пикают» товар в зале. Если программа находит расхождения, не отходя от полки можно напечатать новый ценник. Еще принтер этикеток помогает работать с весовым товаром, например с закусками к пиву. Продавец фасует орешки и сухарики по контейнерам, взвешивает и сразу наклеивает этикетку со штрихкодом на упаковку.

На кассе установили электронные весы и экран покупателя. Продавец на кассе взвешивает и сканирует продукты, а покупатель сразу видит, по какой стоимости пробивают товар. Это помогает владельцу избежать конфликтов, а клиенту — следить за стоимостью покупки, чтобы не удивляться ценам в чеке.

Чтобы повысить лояльность покупателей, клиент решил подключить бонусную программу. Антон заказал 500 скидочных карт с логотипом магазина, а мы завели их в СБИС. Клиенты покупают карточки, продавец сканирует их на кассе, а система автоматически начисляет один балл за каждые 100 рублей в чеке. Также СБИС предлагает списать баллы при покупке — продавцу не нужно за этим следить.

В СБИС можно посмотреть, как кассиры оформляли продажи или делали возвраты товара. Например, в каких случаях меняли количество и цену продукции, назначали и отменяли скидки.

Владелец узнал, что один из продавцов часто отменял чеки, которые забывали покупатели, и забирал деньги себе, а другой использовал свою накопительную карту и получал баллы за покупки клиента.

Система помогает защитить продавца и решить конфликты с покупателями. Антон рассказал, как один клиент пришел в магазин и требовал вернуть деньги за покупку. Он был уверен, что кассир пробил пачку кефира, но товар не выдал. Проблему решили просто: по дате и времени нашли чек и убедились, что кефира в списке покупок не было.

Мы подключили СБИС, собрали кассовое оборудование и обучили сотрудников работе в программе. Переход в систему обошелся клиенту в 191 200 рублей. Вот что вошло в стоимость:

Лицензии на год — 25 400 рублей

Кассовая техника — 155 800 рублей

Настройка сервисов СБИС и обучение персонала — 10 000 рублей

Если вы устали бороться с просрочкой на полках, ловить нечестных продавцов и решать споры с покупателями, напишите нам. Подберем оборудование, подключим СБИС и расскажем, как работать с системой.

Расскажите, в каких системах учета вы работаете или предпочитаете пользоваться старыми добрыми эксельками?