Как проводить эффективные встречи: опыт Heads and Hands и Skyeng

Всем привет, меня зовут Андрей, я тимлид проджект менеджеров в компании Heads and Hands. В рамках своей работы я регулярно провожу клиентские встречи, от эффективности которых напрямую зависит качество будущего проекта.

В статье я поделюсь результатом совместного исследования с топ-менеджерами Skyeng и отвечу на вопрос: как провести эффективную встречу.

Исследование включило в себя интервьюирование топ-менеджеров Skyeng, опыт внутренней и внешней коммуникации Heads and Hands, а также изучение тематических статей и зарекомендовавших себя практик. Например, приемов проведения встреч от T.J. Walker. (Walker обучал ораторскому искусству президентов, премьер-министров, нобелевских лауреатов, сенаторов и написал книгу ставшую бестселлером №1 на территории Соединенных Штатов — «Secret to Foolproof Presentations»)

Можно выделить много разных типов встреч: 1 на 1, регулярный митап, креативная сессия — все они могут проходить вживую, в формате конф-колла или быть чем-то смешанным. Предлагаю разложить по полочкам самый сложный, на мой взгляд, тип встречи:

Первый и самый важный этап — подготовка. Я поделил его на 6 шагов-вопросов которые стоит задать самому себе (далее каждый из этапов будут поделены на шаги-вопросы, они составят «карманную шпаргалку» приложенную в конце статьи).

Обязательный вопрос, с которого стоит начать: Нужна ли эта встреча? Лучшая встреча та, которой не было. Можно ли решить все вопросы в переписке, можно ли обсудить их за несколько минут в коридоре? Прикиньте в уме среднюю часовую ставку специалистов, которых вы планируете позвать на встречу, умножьте на количество участников и на продолжительность встречи, получится итоговая стоимость встречи. Вопрос выносимый на встречу точно стоит денег, которые вы собираетесь потратить?

Определились, проблемы действительно требуют обсуждения, что дальше? Подготовьте список вопросов — адженду (специалисты советуют не выносить больше 5 основных идей на одно обсуждение/презентацию, даже если это годовое планирование для 17ти отделов сразу. Стоит разбить стратсессию на несколько осмысленных частей с перерывами). Составьте свой список вопросов или соберите список вопросов от участников. Отфильтруй их и выбери действительно важные. Итоговая адженда должна быть простой и понятной:

Оцени примерный тайминг на встречу. Это поможет участникам быстрее выбрать подходящий слот в расписании, а вам более структурировано подойти к встрече. Что стоит учитывать при выборе тайминга:

Спроси участников кто еще может быть релевантным источником информации по обсуждаемым вопросам. Не стоит забывать, что чем меньше участников, тем лучше.

Кроме экономии денег и времени, это поможет сильно упростить фасилитацию (управление, написание заметок, подведение итогов и пр. Статья по теме) встречи, избежать множества споров. У Джефа Безоса (CEO Amazon) есть довольно известное правило двух пицц: Количество людей на встрече не должно превышать количество людей наедающихся двумя пиццами, т.е. 5-8 человек. Научные изыскания в области групповых коммуникаций доводят эту цифру до 10 человек.

Нужно понимать, что чем больше участников, тем выше вероятность развития:

Маленький вопрос, за которым часто скрывается куча потраченного времени. Чтобы выбрать удобное время для всех участников можно использовать следующие решения:

Определились со временем? Забронируйте переговорку, выберите удобное всем место, подготовьте комнату в Zoom, Hangouts, добавьте всех заранее в Skype.

Этот вопрос я лично считаю самым проблемным, потому что до сих пор не нашел универсального инструмента для его решения. Если у вас вдруг есть такой, пожалуйста, напишите мне в комментариях :)

Никогда не будет лишним перепроверить себя:

Начинаем с того же, чем закончили прошлый этап: Все ли готовы? И первый кого стоит проверить — это вы сами. Ваша встреча — ваша ответственность, по возможности придите в переговорку заранее, разложите раздаточные материалы, подключите оборудование, настройте соединение. В конце концов, убедитесь что всем хватает стульев.

В применении к приглашенным, этот пункт не обязательно про подходящую информацию в голове, скорее про эмоционально-физическое состояние. Возможно, встречу стоит перенести, если один из ключевых участников мучается сегодня от головной боли. Есть одна крутая практика для быстрой синхронизации участников встречи, ее мне посоветовали ребята из Skyeng : Check In/Check Out

Спросите участников, что они ожидают от встречи. Важно синхронизировать этот момент сразу и понять какой должен быть итоговый результат. Утрируя, при одном и том же вопросе адженды «Требования к новым баннерам на сайт» — приглашенные контентщик и разработчик могут ожидать абсолютно разного обсуждения.

А теперь задайте тот же вопрос себе: Чего жду я от этой встречи? Что Я хочу, чтобы эти люди сделали? Что может мотивировать их на это? Ведите встречу исходя из полученного ответа.

Предыдущий вопрос плавно перетекает в фактический список вопросов на встречу, повтори его для всех участников. В 21 веке раздаточные материалы все еще считаются хорошей практикой. Распечатайте лист с адежндой для каждого участника, и им будет легко оставаться в контексте обсуждения и следить за прогрессом.

Представим что у вас не получилось последовать совету Джефа Безоса и ваша встреча напоминает собрание межгалактического сената. Раздели роли:

Возможно кому-то стоит вообще запретить участвовать в обсуждении и оставить наблюдателем.

Двигаясь по вопросам адженды, следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. «Заземляйте» слишком сложные вопросы, которые точно не уложатся в текущий тайминг и переноси их на отдельные встречи (время будущих встреч лучше сразу зафиксировать по итогам текущей). Поддерживать обсуждение в правильном русле поможет лайфхак, которым со мной также поделились ребята из Skyeng: правило одного вето. Каждый участник встречи, будучи приглашенным получает возможность один раз наложить запрет на релиз продукта, без принятия решения по конкретному вопросу. Пример: Участники встречи уже 10 минут бурно обсуждают какая должна быть иконка у будущего мобильного приложения, хотя у вас нет даже готового дизайна для начала разработки. Вы останавливаете их и просите поднять руку того, кто готов запретить старт разработки приложения без конкретного решения по его иконке. Как показывает практика, если применять это правило исключительно для сохранения вектора развития обсуждения, руку никто никогда не поднимет и вы сможете вернуться к действительно важным вопросам. Если же кто-то считает возникшую проблему слишком важной, возвращайтесь к пункту про заземление.

Включаясь в бурное обсуждение, следите за таймингом встречи. Если встреча больше часа — подумайте про короткие перерывы. Если у тебя нет ответственного за тайминг, используйте обычный таймер на телефоне или Tomato на ноутбуке. Подготавливая презентацию ко встрече, я всегда оставляю на ней роадмап — небольшой каунтер на слайдах, который позволяет всем понимать сколько тем мы уже отсмотрели/обсудили. Мне же помогает сравнивать текущий прогресс с оставшимся временем.

Фасилитатор встречи должен обязательно следить за тихими и замкнутыми участниками, так как ценная информация может храниться в их мнении с такой же вероятностью как и во мнении всех остальных. Я уже упоминал про эффект социальной лени, в разделе подготовки ко встрече. Размытая ответственность может помешать высказаться даже не замкнутым, при других обстоятельствах, людям. Обращайся к ним напрямую и задавай открытые вопросы.

За 5 минут до конца встречи начни подводить итоги, какие вопросы обсудили, какие решения по ним приняли, какие вопросы вынесли на другие встречи, когда назначаем эти дополнительные встречи, какие задачи и кому были поставлены. Но ваша задача не просто подвести итоги, а дать всем участникам осознание ценности потраченного времени. Насколько вы продвинулись к общей глобальной цели проведя эту встречу?

Не забудь поблагодарить участников за уделенное время, внимание и проделанную работу

Все обсудили, решение приняли, ответственных назначили и даже уложились в тайминг, но расслабляться еще рано!

Собери фоллоуап: кратко опиши итоги встречи, поставь задачи ответственным людям по этим итогам, прикрепи материалы со встречи (запись аудио, фото доски).

Собери обратную связь по проведенной встрече. Для этого тебе вполне хватит простого формата: хорошо/плохо, полезно/не полезно, что понравилось/что не понравилось.

Это можно сделать в виде анонимного опроса в чате со всеми участниками прошедшей встречи. Если вы используете описанную в разделе «Начало встречи» методику Check Out, можете опросить участников до того как все разошлись.

За этим может следить сам исполнитель договоренности, специальный ответственный или, если формат встречи позволяет, выполнение договоренностей можно проверить в начале следующей встречи.

Не смотря на то, что в статье я старался разобрать максимально возможное количество проблем и их решений, осталось еще много факторов, которые могут сильно повлиять на эффективность вашей встречи. Опоздания участников, открытый конфликт (тема для отдельной статьи) и даже плохой интернет. Поэтому я был бы рад услышать с какими проблемами при проведении встреч сталкиваетесь вы и какими инструментами пользуетесь.

Спасибо за прочтение, ниже прикладываю ссылку на мою шпаргалку для проведения эффективной встречи и надеюсь что она окажется полезна многим: Шпаргалка в Notion