8 шагов, как сделать любую таблицу удобной
Привет! Я Искандер, руковожу диджитал контентом, ex-лид креативных проектов VK, пишу в The Digitalьщика и Сток референсов ... и я очень люблю таблички
Прочитав статью, вы будете знать как:
- улучшить удобство визуального восприятия таблиц
- сократить время сборки отчетов с 5 часов до 5 минут
- актуализировать информацию с единой базы данных
- перестать костылять :)
Вместо предисловия
- Таблица — всегда костыль для разовых целей; пряморуко нужны таск-трекеры / CRM / базы данных / системы управления и т.п. заточенные инструменты
- Таблица хороша только как небольшая база данных
- Если вы делаете табличку, скорее всего, вы где-то костыляете :)
«Не следует привлекать новые сущности без крайней на то необходимости»
Этап 1: подготовка
продумай конфигурацию и доступы
кто будет пользоваться / смотреть, что держать рядом / что разнести, как удобно тянуть формулами
убери дублирования
если таблицы может не быть или можно схлопнуть с другими, убирай смело
1 ячейка = 1 единица информации
не пихаем по ячейкам разноплановое, разносим
название понятное / по ключевым словам
ццтеперь ее будет легко искать из адресной строки
кстати, я веду канал про креатив, маркетинг и менеджмент
подписывайтесь, там только мясо
Этап 2: прокачиваем таблицу
1. поменяй названия на понятные всем, ёмкие
кратко настолько, что всем пользователям таблицы все еще понятно
2. шапку закрепляем
потянуть за серые наводящие линии к первому столбцу и строке
как итог: шапка виднеется в любом месте
3. схлопни разрезы в одну вкладку
пример: если в разных вкладках были задачи спринта, дизайнеров и редакторов → схлопни их в одну
чем более емкая сущность, тем ей легче управлять: обновлять, крутить, настраивать, кастомизировать
4. визуально причеши
- выровнять шапку по центру
- поставить ширину столбцов по ширине наполнения
- убрать лишнее — что не используется или может быть использовано более оптимально в других местах
5. выведи разделы: из подстрок → в столбцы
теперь каждая строка относится к какой-то категории и легче ориентироваться визуально, не скроллить вручную
5.1. фильтрация-сортировка: on
выделить все ячейки на листе → вкладка Данные → Создать фильтр
дальше уровень advanced для опытных в экселе / гугл таблицах
детальнее опишу в отдельной статье — подпишись в телеге, не пропусти продолжение
5.2. развесить условное форматирование
выделить весь лист → формат → условное форматирование
- по категориям — по вашим названиям
- "???" → ячейку нужно заполнить
- "-" → не нужно заполнять
5.3. фильтрация-сортировка: advanced on
зачем: сохранять, делиться фильтрацией по отдельным ссылкам
выделить все ячейки на листе → (1) вкладка Данные → (2) Режимы фильтрации → (3) Создать новые фильтры → (4) дать названия фильтрам→ (5) настроить нужные фильтры и сортировку → (6) использовать и делиться сохраненным фильтром
6. собрать словарь / базу данных
скорее всего, вы уже +- понимаете, какие сущности будут в таблице — это и нужно зафиксировать, а затем тянуть значением из диапазона, инструкция тут
зачем: для облегчения заполнения ячеек, минимума разночтений
6.1. выведи словарь в отдельную табличку
ссылаться (и обновляться) с единой базы данных, поможет формула IMPORTRANGE (см. скрин):
=IMPORTRANGE("ссылка-на-словарь";"'название-вкладки-отдельного-словаря'!A:Z")
7. автоматизируй ВПР-ом (VLOOKUP)
в словаре зафиксировать все пары, что мы знаем изначально: исполнители по задачам, источники бюджетов по проектам, платит ли исполнитель НДС и т.п.
зачем: минимум ручных действий, автоматизация изначально определенных полей
8. калькулируй в сводных таблицах
тут нужна и будет отдельная статья :)
Напоследок: правила и наставления
не костыляйте
что-то новое — вносим по старой логике, новые сущности вносим согласованно
бан на раскраски вручную
новеньким будет непонятно, о чем речь; используем только условные форматирования
объединять ячейки — зло
обязательно что-нибудь поедет; исключение — шапка таблицы
для отчетов / калькуляций юзаем сводные / фильтры по ссылке
а табличку для этого мы уже подготовили по гайду из этой статьи :)
P.S. и это не перфекционизм, а прагматичный подход к удобству и масштабированию :)
а с какими сложностями с табличками вы сталкиваетесь? что было непонятно? что стало открытием из статьи?
пишите, отвечу в комментариях 👇
Спасибо за статью, очень полезно!
Посстоянно работаем с таблицами, хорошая статья, спасибо!
Спасибо, попробуем применить в жизни. С аккуратной и понятной таблицей и работать приятнее и время экономится
Жду статью по сводным!
Всё по делу.