8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

Привет! Я Искандер, руковожу диджитал контентом, ex-лид креативных проектов VK, пишу в The Digitalьщика и Сток референсов ... и я очень люблю таблички

Прочитав статью, вы будете знать как:

  • улучшить удобство визуального восприятия таблиц
  • сократить время сборки отчетов с 5 часов до 5 минут
  • актуализировать информацию с единой базы данных
  • перестать костылять :)
8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

Вместо предисловия

  • Таблица — всегда костыль для разовых целей; пряморуко нужны таск-трекеры / CRM / базы данных / системы управления и т.п. заточенные инструменты
  • Таблица хороша только как небольшая база данных
  • Если вы делаете табличку, скорее всего, вы где-то костыляете :)

«Не следует привлекать новые сущности без крайней на то необходимости»

Бритва Оккама
8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

Этап 1: подготовка

  1. продумай конфигурацию и доступы

    кто будет пользоваться / смотреть, что держать рядом / что разнести, как удобно тянуть формулами

  2. убери дублирования

    если таблицы может не быть или можно схлопнуть с другими, убирай смело

  3. 1 ячейка = 1 единица информации

    не пихаем по ячейкам разноплановое, разносим

  4. название понятное / по ключевым словам

    ццтеперь ее будет легко искать из адресной строки

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

кстати, я веду канал про креатив, маркетинг и менеджмент

подписывайтесь, там только мясо

Этап 2: прокачиваем таблицу

1. поменяй названия на понятные всем, ёмкие

кратко настолько, что всем пользователям таблицы все еще понятно

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

2. шапку закрепляем

потянуть за серые наводящие линии к первому столбцу и строке

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

как итог: шапка виднеется в любом месте

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

3. схлопни разрезы в одну вкладку

пример: если в разных вкладках были задачи спринта, дизайнеров и редакторов → схлопни их в одну

чем более емкая сущность, тем ей легче управлять: обновлять, крутить, настраивать, кастомизировать

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

4. визуально причеши

  • выровнять шапку по центру
  • поставить ширину столбцов по ширине наполнения
  • убрать лишнее — что не используется или может быть использовано более оптимально в других местах
8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

5. выведи разделы: из подстрок → в столбцы

теперь каждая строка относится к какой-то категории и легче ориентироваться визуально, не скроллить вручную

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

5.1. фильтрация-сортировка: on

выделить все ячейки на листе → вкладка Данные → Создать фильтр

 
 

дальше уровень advanced для опытных в экселе / гугл таблицах

детальнее опишу в отдельной статье — подпишись в телеге, не пропусти продолжение

5.2. развесить условное форматирование

выделить весь лист → формат → условное форматирование

  • по категориям — по вашим названиям
  • "???" → ячейку нужно заполнить
  • "-" → не нужно заполнять
8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

5.3. фильтрация-сортировка: advanced on

зачем: сохранять, делиться фильтрацией по отдельным ссылкам

выделить все ячейки на листе → (1) вкладка Данные → (2) Режимы фильтрации → (3) Создать новые фильтры → (4) дать названия фильтрам→ (5) настроить нужные фильтры и сортировку → (6) использовать и делиться сохраненным фильтром

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

6. собрать словарь / базу данных

скорее всего, вы уже +- понимаете, какие сущности будут в таблице — это и нужно зафиксировать, а затем тянуть значением из диапазона, инструкция тут

зачем: для облегчения заполнения ячеек, минимума разночтений

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

6.1. выведи словарь в отдельную табличку

ссылаться (и обновляться) с единой базы данных, поможет формула IMPORTRANGE (см. скрин):

=IMPORTRANGE("ссылка-на-словарь";"'название-вкладки-отдельного-словаря'!A:Z")

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

7. автоматизируй ВПР-ом (VLOOKUP)

в словаре зафиксировать все пары, что мы знаем изначально: исполнители по задачам, источники бюджетов по проектам, платит ли исполнитель НДС и т.п.

зачем: минимум ручных действий, автоматизация изначально определенных полей

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

8. калькулируй в сводных таблицах

тут нужна и будет отдельная статья :)

Напоследок: правила и наставления

  1. не костыляйте

    что-то новое — вносим по старой логике, новые сущности вносим согласованно

  2. бан на раскраски вручную

    новеньким будет непонятно, о чем речь; используем только условные форматирования

  3. объединять ячейки — зло

    обязательно что-нибудь поедет; исключение — шапка таблицы

  4. для отчетов / калькуляций юзаем сводные / фильтры по ссылке

    а табличку для этого мы уже подготовили по гайду из этой статьи :)

8 шагов, как сделать любую таблицу удобной

P.S. и это не перфекционизм, а прагматичный подход к удобству и масштабированию :)

а с какими сложностями с табличками вы сталкиваетесь? что было непонятно? что стало открытием из статьи?

пишите, отвечу в комментариях 👇

55
5 комментариев

Спасибо за статью, очень полезно!

Ответить

Посстоянно работаем с таблицами, хорошая статья, спасибо!

Ответить

Спасибо, попробуем применить в жизни. С аккуратной и понятной таблицей и работать приятнее и время экономится

Ответить

Жду статью по сводным!

Ответить

Всё по делу.

Ответить