Автоматизация в малом бизнесе. Как отговаривала клиента от внедрения новой программы

Как-то у меня случилась спонтанная консультация по автоматизации бизнеса со знакомым замечательным ювелиром. Она хотела определенный софт внедрять, а я ее разубеждала😉

Вообще в свете того, что я всеми руками ЗА автоматизацию, цифровизацию и т.п., отговаривание от использования программы выглядит немного не логично. В этом конкретном случае доносила мысль не о том, что не стоит автоматизировать бизнес в целом, а о том, что не стоит использовать вот этот конкретный инструмент. Дело не в том, что софт какой-то не такой, плохой и т.п. Просто он на данном этапе для решения задач не подходит.

Почему?

🖋Ювелир собиралась изучить программу сама, а потом передать для ежедневной работы другому человеку.

Только вот раньше с этим софтом она не сталкивалась. Соответственно необходимо время: - для изучения принципов работы программы, - для изучения необходимых настроек, - для самой настройки, - для внесения исторических данных в том формате, который позволяет программа, - для передачи и объяснения принципов работы сотруднику, - для ответов на вопросы.

Только вот со свободным временем у моей знакомой все очень сложно. В принципе можно было задачу делегировать или все-таки инвестировать собственное время, если понимаешь что сможешь улучшить работу бизнеса. Здесь такого понимания не было.

Отсутствие времени - частая история "не внедрений" софта.

Зачастую хочется вот прямо сразу начать работу с чистого листа, а надо настраивать ("и зачем нам эта информация нужна, без нее же жили"), изучать, как работает, а если еще нужны данные за прошлые периоды, то "ой, все". Столько времени нет, будем работать как раньше, пока не припрет.

🖋Идея внедрения возникла, потому как коллеги используют этот софт для учета расчетов с клиентами, который необходимы моей знакомой.

Только вот прямое назначение софта совсем другое. Это известная полноценная CRM с работой по заявкам, проектам и т.п. Там есть нужный модуль по расчетам, но его использование предполагает внедрение основного софта, а такой задачи даже в гипотетических планах у моей знакомой не было. Ее коллеги же как раз активно используют софт как CRM, т.е. по его основному назначению.

Не соответствие софта запросу бизнеса - это тоже частая история "не внедрений".

Нам посоветовали программу, мы решили начать в ней работать. Заплатили за внедрение. Через некоторое время - все, мы внедрение остановили. Это не то, что мы хотели или она нам вообще не подходит.

🖋Не было в принципе понимания, как вообще организовать необходимый процесс и встроить его в жизнь бизнеса. Существовала только некая гипотеза, как можно было бы сделать.

Я предложила ювелиру не пытаться сразу гипотезу реализовать на новой программе, а смоделировать ее сначала на знакомых всем таблицах (Google, Яндекс, Excel). Поработать какое-то время. Понять, чего хочется, чего не хватает. Скорректировать. И уже только после этого выбирать программу для автоматизации. Если еще будет нужно. Может быть даже и вернуться к той, которую используют коллеги.

Любая автоматизация меняет процессы бизнеса. Это надо учитывать. Особенно в малом бизнесе. Поскольку у него ресурсы очень ограничены и даже мелкие затормаживания процессов могут быть сильно критичны.

Все-таки перед внедрением лучше иметь гипотезу/идею или модель процесса, как хочется, чтобы работало, а не внедрять в слепую, как программа дает.

В итоге, я не отговаривала знакомую от автоматизации, а всего лишь предложила не использовать в текущей ситуации конкретный софт😉 В ее случае экономический эффект такого решения будет выше🙂

С тех пор прошло уже пару лет. Знакомая недавно писала, что до сих пор использует таблицы. Заполняет их ее помощница. Ее потребностям такой вариант автоматизации полностью удовлетворяет.

Больше о бизнес-процессах и автоматизации пишу в канале телеграм