Kaiten — инструмент для управления задачами, проектами и командами | Аналог Jira и Trello

Kaiten помогает не просто управлять набором задач, но выстраивать процессы внутри компании. Сервис берет часть задач проджект-менеджера на себя. Рубрика «Продукт дня»

🎞 Смотреть на YouTube→

Даже если в мире создадут самый продвинутый таск-трекер, на него никогда не повесишь ответственность за сорванный дедлайн.

Проджект-менеджеры нужны каждой команде, однако свое рабочее время им нужно тратить не на рутинные вопросы, а на организацию продуктивной работы большого коллектива людей, где у каждого есть свои требования и условия.

Помочь в этом может качественный таск-менеджер, который возьмет часть «бытовухи» на себя.

Именно поэтому сегодня расскажу вам про Kaiten, российский сервис, который может заменить Trello, Jira и даже в чем-то Notion!

Перед рассказом о функциях Kaiten хотел сказать, что команда явно понимает боль российского рынка.

А боль эта выглядит вот так:

К сожалению, множество иностранных платформ ушли из России или приостановили возможность оплачивать дополнительные функции.

Без них такие продукты как Trello, Jira и Notion превратились в почти что бесполезную игрушку для российского бизнеса: их бесплатный функционал не может покрыть потребности в автоматизации процессов даже небольшой команды, что уж говорить про успешный и крупный бизнес.

Ребята из Кайтен обещают обеспечить российским клиентам стабильную работу на российских серверах, не присылать письма счастья с завершением подписки и не уходить из России. Уже хорошее начало!

Согласитесь, что часто рабочие процессы превращаются в настоящий ад, когда ваш канбан с новым проектом находится в одной системе, учет времени проводится в другой, а отчеты делаются при помощи третьей программы, пароль от которой прикреплен к рабочему компьютеру вашего босса.

Именно поэтому Kaiten собирает все рабочие процессы команды в одном месте. И особенно сервис подойдет тем, кто использует гибкие методы работы Scrum и Kanban.

Задачами внутри Кайтена можно управлять в любом удобном формате:

Например, можно построить таймлайн, чтобы разбить проект на небольшие задачи и построить четкую цепочку от начальных приготовлений до готового продукта.

Если задач больше чем одна, удобно просматривать их в формате таблиц, где видно, на каком этапе работы находится каждая задача, а также кому звонить, если клиент просит прямо сейчас скинуть готовые черновики.

Реализована также система учета времени, которая может помочь при выплатах удаленным сотрудникам, выдаче премий и так далее.

Благодаря гибким настройкам вы сможете точно измерить, какой вклад внес в готовую задачу каждый из ваших сотрудников.

По картинке выше сразу видно, что Clark Kent впахивал как слон, пока другие отдыхали в очереди за кофе.

Значит, ему сможем выдать премию в случае успеха, ну и выговор в случае провала!

Но самое главное, что есть внутри Kaiten – это настройка работы по принципам Канбан, которые используют практически все современные компании во всем мире. И реализованы они здесь очень изящно!

Например, вот так выглядит рабочее пространство, где задачу можно разбить на несколько этапов и следить, кто чем занимается внутри вашей компании.

Самое интересное в Kaiten, что можно создавать «мультидоски» – размещать в одном пространстве несколько досок, чтобы все они были на виду. Причем можно даже подключать к своему пространству чужие доски и гибко их настраивать – что полезно руководителю, который таким образом сможет «в одном окне» видеть работу сотрудников по разным направлениям и с разной степенью детализации. Так называемый «вид с вертолета» – это вид «сверху» на ситуацию в компании целиком и в движении.

Но у канбан-подхода к организации работы есть и свои проблемы, конечно.

Часто сотрудники берут на себя слишком много задач и их фокус теряется. Вместо того, чтобы доводить до готовности уже начатые задачи, они берут новые и копят их в очереди, пытаясь успеть все и сразу.

Но по закону Литтла, это дает обратный эффект – работа продвигается медленнее, когда одновременно выполняется много задач.

К счастью, в Kaiten можно ограничить число задач, которые одновременно находятся в работе. Сотрудники не смогут перетащить из таскбара очередную задачу, пока не выполнят предыдущие.

И еще одна боль ведения канбана – это ручной труд. Например, в вашей команде принято, что ответственный за задачу сам заносит ее на канбан-доску и начинает перемещать по треку.

Во многих сервисах для этого нужно самому зайти в настройки задачи и назначить себя ответственным. Когда подобных процессов становится много, они здорово надоедают сотрудникам.

Именно поэтому в Kaiten создали автоматизации – правила, согласно которым автоматически выполняются определенные действия. Это помогает сократить рутинную работу внутри сервиса до минимума.

Вишенка на торте – это подробные отчеты, которые помогают отслеживать эффективность вашей команды и изучать организацию рабочих задач внутри коллектива.

Тут их целый набор: от графиков сгорания, до накопительной диаграммы потока и всего, что между ними.

Основной минус этого продукта исходит из его главного преимущества. И вот почему.

Ребята хотели сделать продукт, который подойдет всем. Так можно расширить целевую аудиторию и заменить одним проектом сразу несколько ушедших из России зарубежных сервисов, по которым так скучают наши предприниматели.

Но иностранные разработчики не просто так развивают свой продукт годами и очень осторожно относятся к внедрению новых функций в свои продукты.

Ведь ключевая фишка современного рабочего пространства – это простота освоения.

Конечно, условный Trello без проблем может скопировать все наработки конкурентов и выпустить масштабный апдейт, где превратит свой сервис в экосистему. Однако пользователи просто не поймут как этим пользоваться, а обилие новшеств отпугнет от основного продукта.

Он просто не поймет, как этим пользоваться!

И вот как раз Kaiten – это гибкий конструктор рабочих пространств, а не какой-то моно-продукт, вроде Trello.

И освоить продвинутый и без сомнения полезный функционал Кайтена, о котором я уже много рассказал выше – с наскоку не получится.

Поначалу не понимаешь, как именно можно применить все полезные штуки для своей компании: слишком много возможностей и разобраться во всем с первого взгляда очень трудно.

Частично эту проблему решает раздел «кейсы» на официальном сайте, где другие предприниматели рассказывают об опыте использования Кайтена для своих задач. Но все же хотелось бы, чтобы функционал был понятен сразу!

Также многие ругают дизайн сервиса, якобы он простоват и к нынешнему времени устарел, те же мультидоски перетаскиваются и размещаются в пространстве не как привычный драг-н-дроп, а по каким-то своим законам, без той плавности и органичности, к которой мы привыкли даже в интерфейсах наших смартфонов.

Лично мне дизайн Kaiten дарит ностальгию по 2010-м годам...

Некоторые пользователи Кайтен в интернете жалуются на стабильность работы ПО для команд из 100 и более пользователей, а также маленький набор плагинов, расширяющих функционал сервиса.

Тут, конечно, все уже более индивидуально и проверить это лично я не могу, хоть и читал кейсы использования Кайтен в крупных компаниях, вроде застройщика «Самолет» и «Рег ру» на сайте компании.

Естественно, ребята планируют и дальше развивать свой сервис, делая акцент на основных плюшках.

В ближайшем будущем система автоматизаций и ограничений станет еще более гибкой, чтобы можно было сэкономить время и следить, что ваши сотрудники не берут больше задач, чем могут сделать в срок.

Недавно они выпустили новую систему навигации. Теперь можно группировать несколько пространств по отделам, задачам и направлением работы.

Это полезная штука для больших компаний, где работа даже одного из отделов занимает десятки страниц и требует отдельного пространства.

Разработчики выпускают новые фичи каждый месяц и рассказывают про них в своем корпоративном блоге.

Естественно, чем больше функционала – тем больше вам приходится работать напильником, чтобы доводить каждую отдельную деталь до совершенства.

Тарифная сетка выглядит знакомой для любого пользователя корпоративных сервисов, при этом у сервиса есть бесплатный тариф и в отличие от других инструментов на рынке на бесплатном тарифе нет ограничений по количеству пользователей или самих рабочих пространств и данных. Только функции.

Оставшиеся три тарифа различаются количеством доступных модулей, расширяющих базовый бесплатный функционал. Чем больше вы захотите участия сервиса в вашем рабочем процессе, чем больше продвинутых функций вам надо, тем больше вы заплатите.

Есть также индивидуальный тариф для совсем больших компаний от 100 человек.

Там разработчики индивидуально изучают конкретный кейс и предлагают уникальные решения, в том числе установка Кайтена на внутренние сервера организаций.

Кажется, после этого обзора многие проджект-менеджеры вздохнут с облегчением, смогут автоматизировать доставание коллег и заняться реальными задачами.

Kaiten – это действительно полезный сервис, который быстро нашел нишу для своего продукта, подумал о боли целевой аудитории и развивает актуальный продукт на замену иностранным аналогам.

К сожалению, без минусов пока не обошлось, а разобраться с принципами работы пока что сложновато. Но думаю, что ребята быстро придумают, как упаковать свой функционал в красивую обертку и продать свою идею любому сотруднику!

Ну а на этом мой обзор подходит к концу. Подписывайтесь на этот канал и мои социальные сети. Там обзоры крутых сервисов, приложений и даже ботов выходят каждый день!

Старап-пока, спасибо, что дочитали эту статью до конца!

Ссылка на сервис Kaiten

Понравилась статья? Буду благодарен за подписку на мой vc-блог или YouTube-канал, а можно и на оба разом.

Если хотите дать свой проект в обзор – напишите мне в личку @begovatovd.