Как мы делали базу квартир для агентства недвижимости: будни в маркетинге

Всем привет! Меня зовут Никсон, и я руковожу рекламным агентством Focus Group.

К нам обратилось агентство недвижимости в Аргентине с запросом на маркетинг. Агентство занималось сдачей квартир в аренду по краткосрочным и долгосрочным контрактам.

Мы понимали, что главный инструмент для привлечения клиентов в агентстве такого типа - упакованные квартиры. Однако при анализе текущей базы стало ясно, что информация по объектам неполная и хаотичная. Это случилось потому, что агентство сотрудничало с большим количеством партнеров и собственников, и каждый из них предоставлял информацию в разных форматах.

Как вы уже понимаете, без четкой базы у нас вряд ли получилось бы создать качественный маркетинг.

Нашей основной задачей было увеличение количества сделок по аренде квартир. Мы понимали, что для достижения этой цели нам в первую очередь необходимо систематизировать базу, а затем уже заниматься привлечением клиентов.

Как правило, собственник объекта недвижимости работает сразу с несколькими агентствами, и тот, кто первым сдаст, тот и получит комиссию.

Однако, когда по каждой квартире отсутствует достаточно информации, вопрос уточнения дополнительных данных занимает время, и квартира может быть сдана кому-то другому. Я знаю это не понаслышке, так как сам сталкивался с поисками квартиры с беременной супругой и котом, что было настоящим квестом :)

Сразу скажу, что полученное решение, не заслуживает звания лучшей разработки в ИТ и бизнес-процессах, но успешно выполнило поставленные задачи, а самое важное – это быстрая реализация и гибкое управление.

Я вспомнил о продукте под названием Airtable, признаюсь, что до этого никогда им не пользовался, но захотелось поэкспериментировать.

Из описания продукта стало ясно, что он прекрасно подходит для решения нашей задачи. Ведь большая база объектов собственников и партнеров, по сути, представляет собой разные базы, которые объединены между собой.

Каждая квартира – это объект базы, привязанный к собственнику/брокеру, который, в свою очередь, привязан к клиенту. При этом у каждого из этих параметров есть свои характеристики.

Как говорят англичане, "съешь лягушку с утра". В общем, начать стоило с самого неприятного и масштабного: ежедневно объем квартир увеличивается, и хаос становится все более заметным.

Мы изучили все переписки с клиентами и выявили наиболее частые вопросы, которые задают клиенты по квартире, приведем несколько примеров:

Всего у нас вышло порядка 35 параметров, которые могли иметь разные характеристики.

Мы загрузили всю старую информацию в Airtable, создав таблицу с единым набором данных по каждому объекту.

Далее менеджеры клиента уточняли у собственников недостающую информацию по объектам для того, чтобы привести базу в порядок.

Мы заполнили базу данных по объектам и создали формулу, которая автоматически генерирует пост с полной информацией о квартире на основе данных об объекте.

Формула достаточно простая, но на выходе получался вот такой структурный текст (а самое главное однотипный для любой квартиры).

Квартиры публиковались в Telegram-канале и на ресурсах агентства с использованием сервиса Telegraph (Telegraph позволяет создавать более удобные и расширенные публикации).

С помощью небольшого скрипта, подготовленного программистом, мы добавили кнопку прямо в базе, которая готовила пост и публиковала его в Telegram.

Небольшой лайфхак: для проверки корректности поста сначала формировался в Telegraph.

Менеджер мог просмотреть его, и если все было в порядке, уже нажимал кнопку "Опубликовать в канале".

Из числа удобств: ID номер квартиры всегда совпадал с ID в базе, что автоматически подтягивало обращение клиента к определенному ID квартиры, по которой он обращается. Мы добавили ссылку на адрес квартиры в Google Maps клиент мог сразу увидеть местоположение объекта на карте.

Огромным плюсом является то, что в Airtable менеджеры могли сразу составлять подборки для клиентов по району и бюджету, а также формировать специальные ссылки с объектами в соответствии с требуемыми параметрами. Получался своего рода канбан, где можно открыть карточку каждого объекта и узнать всю информацию.

Реестр договоров:

Наша изначальная задача была увеличивать продажи, поэтому мы создали отдельную базу “реестр договоров”.Наша изначальная задача была увеличивать продажи, поэтому мы создали отдельную базу, а именно “реестр договоров”.

Реестр помогал считать реально заключенные договора и деньги в кассе.

Удобство было в том, что в реестр подтягивалась квартира из базы, и клиент из базы клиентов, и все сущности взаимодействовали между собой.

Когда клиент арендовал квартиру, его данные автоматически добавлялись в реестр договоров, а статус квартиры в базе менялся на "занято". По окончании срока контракта в реестре, квартира возвращалась в базу со статусом "свободно".

У нас получилась следующая картинка по базам:

Все эти базы были связаны между собой и дополняли друг друга.

Используя базовые виджеты аналитики в Airtable мы собрали следующие отчеты.

Данная информация помогала делать выводы клиенту, какие объекты стоит расширять, а какие объекты не пользуются спросом.

Польза: Руководитель мог проверять действия сотрудников, осуществляющих поиск новых объектов, на соответствие стратегии компании. Также была возможность отслеживать темп набора собственников-партнеров.

После внесения изменений были созданы следующие разделы:

В Airtable существует множество виджетов, и одним из дополнений могла бы быть функция автоматической генерации брендированных PDF-презентаций на основе данных из базы объектов.

Список доступных виджетов, доступен тут:

https://www.airtable.com/marketplace/category/by-airtable

Мы, вместе с нашей командой, постоянно стремимся к тому, чтобы предлагать не только практичные решения, но также и находить уникальные подходы к каждому проекту, которые помогут оптимизировать внутренние процессы и увеличить продажи.

Если у вас есть опыт в создании систем с использованием Airtable, было бы интересно, если бы вы поделились этим опытом. 🙂