Извини, я нашла тебе замену. Рассказываю об отечественной альтернативе SharePoint

Извини, я нашла тебе замену. Рассказываю об отечественной альтернативе SharePoint

Мы столько лет были вместе. А ты послушал своих зарубежных родственников и бросил меня. Ты думал, что я не справлюсь? Что такого же, как ты, больше не найду? А я нашла, даже лучше.

Это могло бы стать речью тех, кто долгое время работал на SharePoint и был шокирован его уходом из России. Девочки (и мальчики тоже), не переживайте, дома легко найти замену. Моя статья про SAP получила хороший отклик, так что я созрела на ещё один длиннопост. В этом раз поговорим о SharePoint. Поехали!

Совместная работа над документами

Как руководителю проектной команды aka РП, я уже давно познала (и преисполнилась) всеми прелестями командной работы над документами.

В общем, давайте сравнивать.

Ещё одна моя рекомендация, только на этот раз для снятия стресса :)
Ещё одна моя рекомендация, только на этот раз для снятия стресса :)

Командная работа над документом и история версий

Что можно было (вот именно, было) делать в SharePoint. Создавать папки, наполнять их корпоративной документацией и редактировать в Word и Excel. Там есть режимы комментирования и история версий.

Текстовый редактор в SharePoint
Текстовый редактор в SharePoint

Что на это ответит система, где я работаю. В неё встроен текстовый редактор Р7. Это по сути все те же текстовые документы, презентации и таблички. По факту то, к чему все уже привыкли. В них мы тоже оставляем комментарии, смотрим историю версий, когда хотим найти автора правок или первоначальную версию текста. По необходимости всё это можно сделать и с телефона — пару раз выручало, когда надо было срочно сходить с ребёнком в поликлинику.

Скринить клиентский документ нельзя, какой-то наш внутренний регламент тоже мне не показалось правильным, как и совсем рандомный файл. Так что тут выручили коллеги-маркетологи :)
Скринить клиентский документ нельзя, какой-то наш внутренний регламент тоже мне не показалось правильным, как и совсем рандомный файл. Так что тут выручили коллеги-маркетологи :)

Текстовые файлы и таблички можно создать и отредачить прямо внутри задачи, потом переслать внутри системы или по почте.

Управление правами доступа к документам

Что можно было делать в SharePoint. За это шерпоинт можно похвалить — тут настраиваются индивидуальные права доступа к файлам для разных сотрудников. Это учитывается и в поиске по системе — если документ закрыт, в результатах выдачи его не будет.

Если хотите, разделите пользователей на группы. Тогда можно делать индивидуальные рассылки и открывать доступ к файлам
Если хотите, разделите пользователей на группы. Тогда можно делать индивидуальные рассылки и открывать доступ к файлам
Скрин своровала) Но дома мы с мужем на плойке как раз и режемся))
Скрин своровала) Но дома мы с мужем на плойке как раз и режемся))

Что на это ответит система, где я работаю. Мы тоже серьезно относимся к безопасности и конфиденциальности данных, поэтому у нас всё строго — разграничены права доступа сотрудников и их групп к задачам и документам.

А ещё у нас автоматизировано привлечение новых исполнителей к работе — система сама добавляет нужного сотрудника в задачу и удаляет его, когда работа выполнена.

В системе выдаются права доступа на конкретные действия
В системе выдаются права доступа на конкретные действия

Все шаги логируются. Если что-то пойдёт не по плану, можно всё откатить и узнать, кто накосячил. Как говорится, все ходы записаны.

Краткая справка —> лог — текстовый файл, содержащий информацию о действиях ПО или пользователей. Он представляет собой хронологию событий и их источников, ошибок и причин, по которым они произошли.

В системе видна история работы с документов. Соврать «да я точно вчера смотрела» не получится :)
В системе видна история работы с документов. Соврать «да я точно вчера смотрела» не получится :)

Тематическое разделение информации и задач

Что можно было делать в SharePoint. На шарике создавали что-то вроде сайтов, где собраны пользователи, документы и задачи. Цель этого действия — выстроить работу разных отделов и обсуждать вопросы так, чтобы не пересекаться с другими сотрудниками.

Допустим, ваша команда занимается проектом и подписала строгое NDA (ни кейсов потом, ни лого на сайте в списке клиентов, всё под грифом «секретно»). Так что критично, чтобы остальные коллеги на заглянули в ваши документы и задачи на огонёк.

Вот так отображается статус задач
Вот так отображается статус задач

Что на это ответит система, где я работаю. У нас такие «сайты» можно сделать по-разному через задачи с комментариями, через пространства базы знаний и через дашборды.

У меня частенько в ходу опция срочного вопроса. Если активировать её, комментарий засветится красным, а коллега получит отдельное уведомление. Мол, я понимаю, что ты очень занят, но это вопрос горит синим пламенем! Оправдаться и тут не получится (и к счастью, и к сожалению), потому что время просмотра всех комментариев в системе фиксируется.

Вот, пожалуйста, все как на ладони
Вот, пожалуйста, все как на ладони

Возвращаясь к истории команды, подписавшей строгий NDA по проекту. У нас им было бы раздолье — можно создать закрытый групповой чатик и созвониться по ВКС. Ещё можно сделать свой портал и настроить его приватность. Тут как в all inclusive, уже всё включено, доплачивать не надо.

У наших разработчиков вот такой портал
У наших разработчиков вот такой портал

Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников

Что можно было делать в SharePoint. На «сайтах» шарика можно публиковать корпоративные новости.

Ещё на главной есть документы, профили и часто посещаемые пространства
Ещё на главной есть документы, профили и часто посещаемые пространства

Что на это ответит система, где я работаю. У нас есть корпортал, клиенты тоже часто такое просят. Обычно тут есть блок с полезной информацией и новостями компании.

Срочные и особо важные сообщения обычно публикуем в блоке объявлений. Иногда я делаю объявление на свой и дружественный отдел. Засорять лишней информацией экраны продажников или HR не вижу смысла.

Главная страница «ВкусВилл» (самую свежую не покажу, уж простите)
Главная страница «ВкусВилл» (самую свежую не покажу, уж простите)

А ещё можно настроить интеграцию по API с любым мессенджером. У нас такое есть с телегой — новости дублируются в отдельный канал для сотрудников.

Нет, не записываемся на ноготочки, девочки))
Нет, не записываемся на ноготочки, девочки))

Единое окно для HR-отдела

Страница с информацией о сотруднике

Что можно было делать в SharePoint. У каждого пользователя есть личная страница с информацией: именем, фото, контактами и местом в структуре компании.

На странице можно только посмотреть информацию, календаря или списка задач нет :(
На странице можно только посмотреть информацию, календаря или списка задач нет :(

Написать коллеге можно только через Outlook, что уже звучит не совсем удобно. Скорее всего, все по-тихому переписывались все в телеге.

Извини, я нашла тебе замену. Рассказываю об отечественной альтернативе SharePoint

Что на это ответит система, где я работаю. У каждого тоже есть личная страница. Только это не просто профайл с должностью и контактами. В нём есть:

  • календарь, где мы смотри загрузку друг друга и ставим задачи или встречи;
  • раздел со всеми задачами, где ты задействован как исполнитель;
  • список задач, где ты — заказчик;
  • все комментарии.

Отсюда же можно позвонить коллеге по ВКС и уточнить детали. В системе также есть оргструктура компании с информацией о сотрудниках и ссылками на их профили.

Красивые у меня коллеги :)
Красивые у меня коллеги :)

Но и это ещё не всё. Есть личный кабинет, где можно посмотреть зарплатные начисления, цели отдела, отпуска, дни рождения коллег — настроить можно всё, что угодно.

Тот самый личный кабинет
Тот самый личный кабинет

Хранение обучающих материалов

Что можно было делать в SharePoint. Безусловно, шарик подходит для хранения и организации базы знаний.

Поддерживаются все популярные форматы
Поддерживаются все популярные форматы

Что на это ответит система, где я работаю. У нас как бы тоже есть база знаний, что-то по типу Confluence (ещё одни покинувшие). Там лежат текстовые инструкции, чек-листы, таблицы, ссылки на внешние курсы, части кода и видеоуроки (записываем часто по своей ВКС).

Доступ к определённым материалам можно открыть отдельным сотрудникам
Доступ к определённым материалам можно открыть отдельным сотрудникам

Проведение опросов и анализ результатов

Что можно было делать в SharePoint. Тут доступно много настроек для опросов и анкет, которые потом можно размещать на «сайтах» или отправлять сотрудникам через Outlook.

Тут доступны 13 вариантов формы вопроса
Тут доступны 13 вариантов формы вопроса

Что на это ответит система, где я работаю. Так у нас тоже можно создавать анкеты и опросы. Например, наша HR-менеджер всегда так узнает впечатления новичков о первом месяце в компании. Как только человек заполнил анкету, ей приходит результат.

Попросила у неё скрин анкеты для приёма на работу
Попросила у неё скрин анкеты для приёма на работу

Интеграция с 1С, HR и кадровыми системами

Что можно было делать в SharePoint. У шарика открытый API, который даёт подключить к сервису сторонние продукты: CRM-систему, ЭЦП, мессенджер. Для более сложных настроек и доработок понадобится разраб со знанием C#.

Окно управления интеграциями
Окно управления интеграциями

Что на это ответит система, где я работаю.

Извини, я нашла тебе замену. Рассказываю об отечественной альтернативе SharePoint

Внутри уже есть проектное управление, CRM, Service Desk, СЭД, ВКС, чаты и так далее. Когда надо расширить функции, систему интегрируют по API с любым сервисом (например, 1С ЗУП или Контур.Фокус) или быстренько пишут кастомный API для обмена данными.

Отправить документ в 1С можно одной кнопкой. Если заполнить поля неправильно, система не даст перейти на следующий шаг
Отправить документ в 1С можно одной кнопкой. Если заполнить поля неправильно, система не даст перейти на следующий шаг

База знаний для техподдержки

Что можно было делать в SharePoint. Можно создавать папки с каким-либо текстовым описанием, добавлять туда чек-листы и другие материалы. Находить файлы можно по фразе в содержании.

Можно систематизировать документы в системе
Можно систематизировать документы в системе

Что на это ответит система, где я работаю. База знаний нашей техподдержки сделана в привычном формате wiki с многоуровневой структурой папок. Можно дать доступ и к целой базе, и к отдельным материалам. Необходимые данные можно найти через поиск.

Материалы можно перелинковать между собой. Ограничений по размеру нет.

Редактирование базы знаний

Материалы базы знаний можно закрепить на персональной панели «Избранное». К ней можно перейти из любой страницы системы, а не только на портале, как в SharePoint.

Открывайте материал хоть во время звонка, хоть в процессе подготовки других статей

Автоматизация сквозных бизнес-процессов всех отделов

Аналитика для продаж, маркетинга и финансов

Что можно было делать в SharePoint. Тут не очень широкие возможности для аналитики. Без интеграции PowerBI получится только отслеживать, какие документы сотрудники открывали и редактировали чаще других или что вообще искали.

Данные представлены в разном виде: графиках, столбиках, круговых диаграммах
Данные представлены в разном виде: графиках, столбиках, круговых диаграммах

Что на это ответит система, где я работаю. В нашей системе аналитики гораздо больше (хе-хе-хе). Тут собираются данные по трудозатратам, финансовому результату, план-фактному анализу, доходности клиентов, срокам реализации проектов и многому другому.

Можно выбрать представление данных: таблица, диаграмма, график, интерактивный отчёт. Кликабельные показатели связаны с конкретными категориями и задачами
Можно выбрать представление данных: таблица, диаграмма, график, интерактивный отчёт. Кликабельные показатели связаны с конкретными категориями и задачами

Серьёзной картинке — серьёзное описание!

Документооборот (ЭДО) и в десктопе, и в мобильном приложении

Что можно было делать в SharePoint. В самом шарике нет возможности подписывать документы. Максимум отслеживать путь движения, менять статус и контролировать сроки готовности.

Из списка документов можно перейти к автору и связанному отделу
Из списка документов можно перейти к автору и связанному отделу

Что на это ответит система, где я работаю. Если считать, что СЭД — это дебри гремучие, тогда у нас протоптаны тропинки и везде стоят указатели.

Есть всё: полноценный электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив, в том числе для налогового мониторинга. А ещё можно настроить маршруты согласования любой сложности.

Нужны электронные подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП — пожалуйста! Есть благодаря интеграции с Крипто Про.

Надо автоматизировать процесс управления сертификатами ЭП (выдачу, отзыв и блокировку) — пожалуйста! Доступно благодаря интеграции с Удостоверяющим Центром.

Эх, не повезло тут кому-то

Спасибо, что дочитали до конца! Жду ваших вопросов в комментариях.

А что выберешь ты?
А что выберешь ты?
88
16 комментариев

Сравнение Ворд и ваш текстовый редактор, по скриншотам, вы проиграли.

1
Ответить

Ну мы тоже на Р7 работаем, полёт нормальный

Ответить

Ой, помню 2015) на работе шейпоинт поставили. В первое время было ничего не понятно, потом втянулись

Ответить

И магия, что из дома можно что-то открыть и ещё поработать)

Ответить

Алёна, отличный обзор! Молодец!

Ответить

Кажется, с картинками переборщили((

Ответить