90% задач бизнеса не требуют участия руководителя: опыт владельца фабрики хоккейной экипировки Михаила Витокина

Привет, это Квант. В этой статье поговорим о том, почему 90% бизнес-задач на самом деле не требуют контроля руководителя и объясним, как их можно делегировать с помощью простых инструментов управления. Будет полезно руководителям, которые устали перебирать бумажки и контролировать сотрудников.

"Квант" — система управления бизнесом, которая помогает помогает компаниям масштабироваться, руководителям не тратить время на рутину, а сотрудникам выполнять задачи в срок и работать на результат.

К нам обратилась компания VITOKIN, которая занимается производством и реализацией хоккейной экипировки собственного бренда. Владелец фабрики Михаил Витокин искал систему для постановки и контроля задач своих сотрудников.

Изначально в компании Михаила не было выстроено управление.

Руководитель не пользовался сервисами для постановки задач — ни Trello, ни другими аналогами, использовал только What’s app и блокнот.

Михаил хотел выстроить такую систему, чтобы все важные дела – как рабочие, так и личные, постоянно были перед глазами. Он обратился за помощью к нам, и мы начали работать над его кейсом.

В первую очередь мы закрепили за клиентом консультанта. Консультант во время обучения передал клиенту технологию управления бизнесом, помог внедрить инструменты управления и работать в сервисе.

Здесь работа консультанта не заканчивается. После внедрения консультанты и дальше сопровождают Михаила. Они отвечают на управленческие вопросы и помогают дальше строить систему в бизнесе, чтобы у Михаила было как можно больше времени на развитие компании.

Клиент сравнивал внедрение системы «Квант» с внедрением в компанию других систем, например, CRM или 1С:

Консультант контролирует внедрение системы в бизнес, помогает избежать ошибок, а также участвует в обучении персонала работе с «Квантом».

Несмотря на то, что мы стараемся сделать внедрение системы управления максимально комфортным для руководителя и его сотрудников, владелец бизнеса часто сталкивается с сопротивлением со стороны персонала. Этот раз не был исключением.

У Михаила были сотрудники, которые не хотели работать в системе и занимались отписками. Когда к ним присмотрелись, оказалось, что дело было не в незнакомой системе. Они в целом несерьёзно относились к своей работе. Внедрение просто вскрыло давно зреющую проблему

Михаил принял решение уволить этих сотрудников, и дела компании не ухудшились, а даже улучшились.

В итоге приложение помогло не только в организации управления, но и отсеяло недисциплинированных сотрудников.

Система помогла Михаилу не только уволить неподходящих кадров, но и понять, когда нужно нанимать новых сотрудников и какую работу им необходимо делегировать.

Когда компания растёт, увеличивается и количество задач. Если предприниматель всё делает самостоятельно, то рано или поздно он погрязнет в рутинных задачах и не сможет уделять время развитию компании.

При помощи функциональной схемы предприниматель может описать все функции, которые он сейчас выполняет, и увидеть, куда он тратит больше всего времени. Таким образом, он поймёт, для выполнения каких задач ему нужно нанять новых сотрудников.

Чтобы компания росла и развивалась, нужно периодически нанимать новых сотрудников и делегировать им рутинные обязанности. Именно в этом и состоит главная миссия «Кванта»: освободить время руководителя на более важные задачи.

Помимо делегирования собственных задач руководителю необходимо делегировать контроль сотрудников.

Так было и у Михаила.

Михаил долгое время был секретарём для своих сотрудников и постоянно напоминал об их задачах. Из-за этого времени на масштабирование бизнеса просто не хватало, всё время уходило на контроль текущих задач.

Сейчас же 90% работы сотрудники выполняют сами, и Михаилу редко приходится напоминать им о текущих задачах. Этого удалось добиться при помощи использования коммуникатора.

Коммуникатор – это инструмент приложения «Квант», который помогает контролировать работу сотрудников. Если человек просрочит задачу, то ему напишет или позвонит живой человек, диспетчер нашей компании, а не голосовой робот. Таким образом, у руководителя и у других сотрудников высвобождается кратковременная операционная память.

Сейчас Михаил занимается только постановкой задач и вообще не контролирует их выполнение, только иногда, когда человек просит сдвинуть сроки работы над задачей. Сотрудники видят в программе, когда им нужно сдать задачу, и если им нужно больше времени, то они сами заранее приходят к Михаилу и договариваются о новых сроках.

График работы – это еще один инструмент «Кванта», в котором показано, какой сотрудник в какие часы над какой задачей должен работать.

В компании Михаила сначала активно пользовались этим инструментом.

Со временем благодаря графику работы у сотрудников вырабатывается дисциплина. Михаил рассказывает, что сейчас этот инструмент им не нужен.

Благодаря тому, что Михаилу больше не нужно было уделять много времени контролю сотрудников, у него появилось время для масштабирования компании.

Сейчас Михаил ежегодно планирует рост компании не менее чем на 35%, и на момент нашего разговора с ним он уже приближался к среднему бизнесу, а именно к годовому доходу более 800 млн рублей.

Таким образом, благодаря простому распределению задач, компания смогла значительно приблизиться к переходу из малого бизнеса в средний.

Мы помогаем компаниям масштабироваться, руководителям не тратить время на рутину, а сотрудникам выполнять задачи в срок и работать на результат. Если вы хотите внедрить систему управления в вашу компанию, то вы можете воспользоваться бесплатным пробным периодом на Квант.