Мегаплан как аналог Asana и Notion для базы задач и проектов

Рабочие пространства Мегаплана предназначены для ведения базы знаний компании: рабочего архива задач и проектов, инструкций, регламентов и чек-листов. Рассказываем, зачем нужно накапливать полезные данные по работе, как их сортировать, а ещё где хранить и как давать доступ распределённой команде.

База знаний задач и проектов — важный элемент корпоративной культуры, который помогает не только в адаптации новых сотрудников. Такое хранилище всех важных документов, регламентов, технических заданий пригодится в работе персонала независимо от опыта специалиста, потому что даёт ему возможность в любой момент обратиться за нужной информацией и не тратить время на задачи, которые уже когда-то делались.

Подобные базы широко используются в различных сферах, но зачастую ценность этого рабочего инструмента сводится на ней из-за не самой качественной реализации. Во многих компаниях база данных выглядит как склад инструкций, бессистемно собранных в одну кучу. В результате пользоваться ей становится сложно — слишком много времени уходит на поиск нужной информации. Именно поэтому важно не только правильно формировать базу, но и с умом выбирать место для её хранения.

Кроме уже названных плюсов в виде вспомогательного инструмента для ежедневной работы и обучения новичков, использование баз знаний приводит и к другим положительным последствиям:

Чтобы добиться положительного результата от базы знаний, важно правильно её составить. Для этого при её формировании нужно придерживаться определённых принципов. Прежде всего, использовать понятный язык. Все инструкции должны быть написаны так, чтобы для усвоения информации хватило одного прочтения.

Обязательно нужно обеспечить простой доступ к хранилищу — сотрудник не должен делать больше 3–4 кликов мышкой, чтобы открыть нужный раздел. Кроме того, поиск внутри базы должен быть эффективным. Поэтому важно уделить пристальное внимание заголовкам страниц. Они должны быть простыми, понятными и при этом правильно сформулированными. Информация, касающаяся одной темы, не должна быть разнесена по разным инструкциям.

Формируя базу, обязательно стоит продумать её структуру. Если есть инструкции для конкретных отделов, не стоит засорять ими общие папки. Поэтому не лишним будет настроить систему доступов, чтобы информация, предназначенная, например, для менеджеров по продажам, была доступна только им. Также стоит сделать сегментацию по темам — технически инструкции не должны находится рядом с регламентами по трудовой дисциплине.

Не менее важно следить за актуальностью информации, представленной в базе данных. В противном случае этот важный инструмент превратится в «музей устаревших регламентов», которые не несут никакой пользы. Если инструкции и файлы в базе знаний не актуализируется, сотрудники компании перестанут ей пользоваться.

Правильно составить базу знаний — добиться лишь половины успеха. Важно не останавливаться на достигнутом.

Продолжайте наполнять базу файлами, которые решают проблемы сотрудников. Например, это могут быть алгоритмы действий в форс-мажорных ситуациях или подробное разъяснение системы мотивации. Даже если какой-либо инструкцией будут пользоваться раз в год, она должна быть доступна. Этот аспект можно рассматривать как один из элементов качественной оценки базы данных — в ней должно быть описано максимальное количество ситуаций, которые могут произойти во время работы.

Кроме того, важно правильно выбрать платформу, на которой будет храниться база знаний. От этого во многом будет зависеть эффективность использования инструкций.

Многие руководители выбирают бесплатные решения, например, Google Документы, и делают ошибку — эти инструменты не предназначены для систематизации файлов. Лучше отдать предпочтение профильному программному обеспечению, которое разработано для хранения и обмена информацией. Например, такому, как Мегаплан.

Мегаплан — это современный российский сервис с рабочими пространствами для бизнеса и таск-менеджером с обширным функционалом. Он обеспечивает простой доступ к хранилищу информации, при необходимости можно настроить отдельный доступ для сотрудников различных отделов. Кроме ведения базы знаний, его можно использовать для оформления заказов и проектной работы. К тому же у сервиса есть и другие преимущества:

Благодаря Мегаплану сотрудники компании смогут обмениваться файлами, коллективно выполнять задачи и даже проводить видеоконференции, как в Microsoft Teams. Менеджер задач и проектов c рабочими пространствами и CRM экономит время и линейному персоналу, и руководителям — с его помощью можно автоматизировать любые бизнес-процессы: например, формирование отчётов, согласование технических заданий и проверку оплаты счетов.

Всем новым пользователям доступен бесплатный тестовый период 14 дней.