Безграничные рабочие пространства: почему мы перевели отдел маркетинга на Kaiten

«Белый код» — ИТ-интегратор. Мы внедряем 1С и бизнес-аналитику, связываем их с различными системами, в том числе с Битрикс24. Но в отделе маркетинга Kaiten прижился лучше. С новым бесплатным сервисом мы уже полгода ставим и отслеживаем задачи, а еще привлекаем к креативным мозгоштурмам даже коммерческого директора.

Привет! Я Станислав Селезнев — руководитель отдела маркетинга в «Белом коде». Когда я устраивался в компанию, у нас была только автоматизация через гугл-таблички, где мы вели план на месяц. За целями на год открывали обычный файлик с текстом. А если задача прилетала от программистов и аналитиков, за ней нужно было идти в Битрикс24. Этот сервис казался очевидным вариантом для компании-интегратора, так как через него все отделы взаимодействуют друг с другом. Но я решил выбрать другой инструмент — Kaiten. Расскажу, как теперь отдел маркетинга и PR ставит задачи и работает с креативами.

У меня, как у руководителя, было несколько проблем с комбинацией гугл-табличек и Битрикс24:

В итоге я стал искать альтернативу. Когда до этого работал в SMM, дизайн-студии и как маркетолог у другого IT-интегратора — использовал помимо «официального» Битрикс24 еще и Trello. В нем удобно классифицировать задачи и планировать развитие отдела. Например, составлять контент-план постов для соцсетей и кейсов на сайт.

Когда сервис стал отключать аккаунты, я решил выбрать другой вариант, чтобы постоянно им пользоваться и не терять прогресс, как было в Битрикс24. Хотелось дополнительных функций вроде кастомизации пространства под каждого сотрудника отдела — коммерческого директора, маркетолога, дизайнера и копирайтера.

Я пообещал коммерческому директору, что, если работа в Kaiten не будет продуктивной, мы в два клика вернемся в Битрикс24 и откроем свои гугл-таблички. Этого не потребовалось. Наоборот, мы создали адаптивную рабочую зону под каждого сотрудника и статусы для контроля. Я даже выпустил пост об этом сервисе в соцсетях. После публикации руководитель отдела разработки тоже заинтересовался переходом на новую платформу.

Работа отдела маркетинга и PR «Белого кода» может меняться каждый день. Основной принцип работы в Kaiten — три общих рабочих поля: задачи на год, задачи на месяц и выполненные задачи.

В первом столбце мы указываем только направление деятельности, например продажи или продукт. Внутри каждого раздела фиксируются идеи, которые после созвона с руководителем становятся отдельными карточками и попадают в колонки месяца.

Карточка закрепляется за конкретным человеком, а дальше она идет по столбцам от одного ответственного к другому. Каждый получает уведомление и может быстро включиться в работу. Перед тем как зафиналить задачу, я оцениваю ее лично.

Мы проводим креативные встречи и после них возвращаемся в Kaiten — в столбец «Идеи» заносим сгенерированные командой мысли, задачи, направления развития. Именно так — из идеи — у нас появился «Белый PR-помощник». Это бот в Телеграм, который помогает команде с типовыми ответами на письма.

Помимо этого, бывает, что часть задач невозможно выполнить, потому что нет обратной связи или технических возможностей. Тогда они отправляются не в «Выполненное», а в архивную колонку. Из них мы уже проанализировали целый список кейсов и материалов, а затем отправили их в колонку на месяц.

Каждый день я работаю по принципу баланса теории и практики — актуализирую информацию и планирую развитие отдела маркетинга и PR «Белого кода», а также слежу за текущими задачами. В этом помогает отдельная колонка по оптимизации.

Активно использую визуализацию карточек. Например,

Наша рабочая доска — «Маркетинг/детализация». Ее делят между собой два сотрудника — я и дизайнер Таисья.

Мы можем открыть доску, посмотреть свою колонку и сразу понять, когда нужно подключиться к процессу. Например, я, Стас, сделал документ о том, как менять блог. Его надо согласовать с руководителем Анной, но она сейчас занята, тогда я перемещаю карточку с этой задачей в ее колонку и в статусе прописываю этапы выполнения, конкретику, детали.

Бывает, что одной карточки для проекта недостаточно. Тогда под него мы создаем отдельную рабочую зону внутри нашего пространства и там уже ведем задачи, делаем цветовую разбивку. А если проект останавливается, эта доска «замораживается».

Сейчас моя команда больше не спрашивает, когда и к какой задаче нужно подключиться или где найти доступы к сайту. Абсолютно все есть в нашем рабочем пространстве в Kaiten. Еще меня радует, что ребята не стремятся поскорее сдать задачу и приступить к следующей. Наоборот, им стало важнее детально изучить ее и перевести в колонку «Инструменты», чтобы еще быстрее и круче работать.

Я даже в личной жизни активно использую Kaiten — он помогает мне изучать ушу и писать свою книгу. С этим сервисом я понял, что проблема была в гибкой организации задач, а не в собранности, последовательности и других чертах моего характера.

К недостаткам сервиса могу отнести только то, что система слишком гибкая. Бывает, я случайно сдвигаю вместо карточки отдельную доску и логика пространства рушится. Хотелось бы найти функцию железной привязки всего, кроме карточек.

Руководитель компании видит, что наш маркетинг работает на 100%. Сейчас она понимает, что драйвер роста — именно командная работа с нами.

Для нас главным критерием была гибкость и адаптивность пространств. А что для вас самое важное в трекере? Расскажите в комментариях.