Автоматизируете бизнес-процессы? Вы себе льстите

Автоматизируете бизнес-процессы? Вы себе льстите

Многие мои клиенты путают понятия систематизации бизнеса (работа по выстраиванию процессов, наведению порядка, описанию и внедрению чек-листов и регламентов работы сотрудников) с автоматизацией.

Нередко предприниматель находится в заблуждении, что внедрив какую-то модную и функциональную систему (CRM, ERP, таск-менеджеры, программы управления финансами и т. д.) он чудесным образом избавятся от бардака, неисполнительности, потери информации и прочих «прелестей» малого и среднего бизнеса. Приходится его разочаровывать…

Возникающие сложности подтверждает в первую очередь практика самих предпринимателей. Постоянно слышу такие реплики:

Мы внедрили AMO CRM, Битрикс, etс, но сотрудники в них не работают.

Мы уже 2 года «допиливаем» 1С, но сделать прозрачной экономику компании пока так и не удалось.

С чем это связано?

Это происходит в связи с тем, что первопричина проблемы не устранена, следовательно, существующий в бизнесе хаос переносится в систему управления и становится «цифровым» или автоматизированным хаосом, за которым стоит какая-то модная система, которая «обязательно избавит от рутины и микроменеджмента, а решения в компании будут приниматься на основе данных и визуализации» (нет).

Поэтому давайте договоримся, что в «здоровом» бизнесе систематизация первичнее автоматизации. Начинается систематизация с разделения бизнес-процессов на основные и поддерживающие. Основные бизнес-процессы - процессы, через которые проходит клиент, в результате которых кампания даёт добавочную стоимость. Поддерживающие бизнес-процессы — это про всё, что касается поддерживающих функций, например в юридической фирме функции HR-отдела будут относиться к поддерживающим бизнес-процессам, но в HR-агентстве те же функции HR-отдела уже будут являться основным бизнес-процессом.

Далее каждый из процессов разбивается на 4 ключевые составляющие: шаги, ответственные, ресурсы и результаты. В этот момент можно пользоваться самыми простыми инструментами, включая ручку и листочек, Excel, Miro и т. д.

Рассмотрим каждый из этих пунктов подробнее:

1
Проработать шаги

Каждый шаг должен представлять собой конкретное действие (довести до оплаты, согласовать проект), а не просто этап взаимодействия с клиентом, отражающий состояние (переговоры, ушел думать). Забегая наперед скажу, что когда дело доходит до внедрения CRM системы, то столбцы в канбане формируются опираясь именно на шаги и в худшем случае на выходе вы получите CRM, организованную по печально известному принципу «3 кирпича», состоящую из трёх столбцов: Нужно сделать, В работе, Сделано.

2
Наделить сотрудников ответственностью…

…чтобы свести к минимуму игру в «горячую картошку» в виде перебрасывания ответственности за выполнение задачи. Если сотрудник осознаёт, что спрос за результат будет именно с него — он без внешней мотивации и битья палками переходит из парадигмы «почему из-за них у меня не получилось» к парадигме «что Я со своей стороны могу сделать, чтобы получилось». Такой работник становится автономным. Подробнее об этом читайте в моей статье про KPI.

3
Обозначить ресурсы

Ресурсы — деньги, время, знание, подчинëнные сотрудники и всё прочее, что необходимо исполнителю, чтобы выполнить задачу.

4
Конкретизировать результаты

Результат - это как и финальный этап каждого выполненного шага, так и фундамент для шага еще предстоящего.

Пробуем вести то, что получается ручками в тех же инструментах — после этого вы действительно поймёте что вам необходимо упростить, изменить, автоматизировать. И только следующим шагом будет выбор, тестирование и внедрение инструмента.

Для примера первичного описания БП, который в последующем лёг в основу шагов в CRM, прикреплю файлик в комментах.

Так же пишите мне в личку, мы в рамках бесплатного разбора найдём ограничения системы, определим точки роста, сформируем области, которые требуют первоочередных изменений.

Эти и другие новости у меня в TG-канале :)

99
13 комментариев

спасибо за позитивный настрой

3
Ответить

Пример описания БП. Он, конечно, не идеальный, но для первичного понимания последовательности шагов и как шаблон для внесения шагов в CRM пойдёт)

2
Ответить

Если мы говорим про бизнес, а не про какую то контору, которая по быстрому собирается срубить бабла, то самый главный процесс это производство людей (которые делают правильные вещи правильным образом). Потому что бизнес это люди.
Затем, конечно, процесс продаж.
Наконец, про то, о чем новоявленные предприниматели вспоминают в последнюю очередь - это Предоставление (услуги/товара). Продавать кто только не учит. А вот что делать после того, как коиент отправил тебе деньги задумываются когда уже начинает пригорать.
Заметьте все три процесса делают деньги. Они основные.
Не будет правильных людей не будет продаж. Не будет нормального предоставления клиенты больше не придут и не принесут денег.

1
Ответить

Подход lean-стартап пропагандирует другую последовательность. Сначала тест продукта/решения, а затем всë остальное - люди, производство, процессы и т.д.

Потому что можно пойти от обратного, нагородить системы, а твой продукт нафиг не кому окажется не нужен...

1
Ответить

А что за пример? Давайте разбираться)

1
Ответить

Интересный пример. Можем порассуждать. Ещё раз - основной БП — это процесс, который непосредственно зарабатывает деньги для компании. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

В примере с Apple - основной БП - это продажа устройств через сеть распространения или продажа подписки на всевозможные сервисы. Производство для них - это поддерживающий БП, который при этом отдан компанией на аутсорс.

1
Ответить