Автоматизируете бизнес-процессы? Вы себе льстите

Многие мои клиенты путают понятия систематизации бизнеса (работа по выстраиванию процессов, наведению порядка, описанию и внедрению чек-листов и регламентов работы сотрудников) с автоматизацией.

Нередко предприниматель находится в заблуждении, что внедрив какую-то модную и функциональную систему (CRM, ERP, таск-менеджеры, программы управления финансами и т. д.) он чудесным образом избавятся от бардака, неисполнительности, потери информации и прочих «прелестей» малого и среднего бизнеса. Приходится его разочаровывать…

Возникающие сложности подтверждает в первую очередь практика самих предпринимателей. Постоянно слышу такие реплики:

С чем это связано?

Это происходит в связи с тем, что первопричина проблемы не устранена, следовательно, существующий в бизнесе хаос переносится в систему управления и становится «цифровым» или автоматизированным хаосом, за которым стоит какая-то модная система, которая «обязательно избавит от рутины и микроменеджмента, а решения в компании будут приниматься на основе данных и визуализации» (нет).

Поэтому давайте договоримся, что в «здоровом» бизнесе систематизация первичнее автоматизации. Начинается систематизация с разделения бизнес-процессов на основные и поддерживающие. Основные бизнес-процессы - процессы, через которые проходит клиент, в результате которых кампания даёт добавочную стоимость. Поддерживающие бизнес-процессы — это про всё, что касается поддерживающих функций, например в юридической фирме функции HR-отдела будут относиться к поддерживающим бизнес-процессам, но в HR-агентстве те же функции HR-отдела уже будут являться основным бизнес-процессом.

Далее каждый из процессов разбивается на 4 ключевые составляющие: шаги, ответственные, ресурсы и результаты. В этот момент можно пользоваться самыми простыми инструментами, включая ручку и листочек, Excel, Miro и т. д.

Рассмотрим каждый из этих пунктов подробнее:

Каждый шаг должен представлять собой конкретное действие (довести до оплаты, согласовать проект), а не просто этап взаимодействия с клиентом, отражающий состояние (переговоры, ушел думать). Забегая наперед скажу, что когда дело доходит до внедрения CRM системы, то столбцы в канбане формируются опираясь именно на шаги и в худшем случае на выходе вы получите CRM, организованную по печально известному принципу «3 кирпича», состоящую из трёх столбцов: Нужно сделать, В работе, Сделано.

…чтобы свести к минимуму игру в «горячую картошку» в виде перебрасывания ответственности за выполнение задачи. Если сотрудник осознаёт, что спрос за результат будет именно с него — он без внешней мотивации и битья палками переходит из парадигмы «почему из-за них у меня не получилось» к парадигме «что Я со своей стороны могу сделать, чтобы получилось». Такой работник становится автономным. Подробнее об этом читайте в моей статье про KPI.

Ресурсы — деньги, время, знание, подчинëнные сотрудники и всё прочее, что необходимо исполнителю, чтобы выполнить задачу.

Результат - это как и финальный этап каждого выполненного шага, так и фундамент для шага еще предстоящего.

Пробуем вести то, что получается ручками в тех же инструментах — после этого вы действительно поймёте что вам необходимо упростить, изменить, автоматизировать. И только следующим шагом будет выбор, тестирование и внедрение инструмента.

Для примера первичного описания БП, который в последующем лёг в основу шагов в CRM, прикреплю файлик в комментах.

Так же пишите мне в личку, мы в рамках бесплатного разбора найдём ограничения системы, определим точки роста, сформируем области, которые требуют первоочередных изменений.

Эти и другие новости у меня в TG-канале :)