Как перевести 350 человек на удаленку: первые впечатления и шишки
Многие работодатели еще пару недель назад поняли, к чему все идет, и начали предпринимать первые шаги, чтобы быть абсолютно готовыми к полной изоляционной готовности. Не стали исключением и мы в Туту.ру.
Меня зовут Татьяна Кузнецова, и я скрам-мастер в Туту.ру. Одной из основных моих задач является настройка и оптимизация процессов в организации так, чтобы компания была готова к внезапным изменениям и быстрой реакции на них. Сегодня я расскажу, как мы перевели компанию в удаленный режим, какой опыт приобрели и какие шишки набили.
Как это было
С 16 марта офис сервиса путешествий Туту.ру полностью перешёл на удалённую работу. Это примерно 350 человек. За две недели до этого в компании провели VPN-учения и отработали механизмы перехода на домашний офис. А за неделю сотрудники начали уносить рабочие ноутбуки домой, чтобы протестировать: все ли работает по удалёнке. В понедельник мы уже не вернулись в офис и переключились на новый режим.
С техническим оснащением проблем не возникло: у 70% сотрудников служебные ноутбуки, так что большинство просто унесли машину домой. Кто привык работать за монитором и клавиатурой, те позже забирали их из офиса с собой.
Работа админов
Мы — IT компания, поэтому до всей этой заварухи в Туту.ру уже были удалённые админы и разработчики. Углубляться в хитрости их работы сильно не будем. Если обобщить, то разные сотрудники получили разные доступы внутри сети. А чтобы все функционировало, админы развернули второй VPN, более сложный в настройке, но решающий свою задачу.
В офисе остался дежурный админ. Он иногда ходит в серверную и следит за выдачей ноутбуков и десктопов тем, кто возвращается из отпуска.
Кто-то еще нужен в офисе
По законодательству время от времени даже в опустевшем офисе важно наличие минимум одного кадровика, безопасника и юриста. При этом отдельным людям отвечать на звонки по стационарному телефону не надо: после шестого гудка срабатывает переадресация на мобильный.
В период всеобщей работы из дома в офис может затянуть работа с оригиналами бумажных документов - такое ещё осталось в ряде случаев. Но если такая необходимость все же возникла, чтобы минимизировать риск заражения, компания решила оплачивать сотруднику такси до офиса: можно выбрать любого агрегатора, а потом прислать бухгалтерии чек —механизм как при командировках.
Удаленно работать и остаться эффективными
Наши сотрудники часто путешествуют, поэтому периодически в том или ином виде кто-то уже имеет опыт удаленной работы, но так, чтобы вся компания перешла в режим хоум-офиса — такое у нас впервые.
Теперь возможности дойти ногами или встретить человека в коридоре/лифте/на кухне и спросить, уточнить, нет. Но даже в таких условиях мы хотели оставить лучшее от работы в офисе, ведь мы знаем, что достижения измеряются результатами, а не местами, из которых ведется работа.
Чего хотели добиться:
- прозрачности: понятно, чем заняты члены команды;
- быстрого обсуждения вопроса: в любой момент можно оперативно обсудить проблему без необходимости собирать для этого встречу;
- сохранения сплоченности, чувства команды/плеча/единой ответственности;
- ощущения шаговой доступности;
- доступности разработчиков для других команд/взаимопомощи/взаимообучения.
И вот что мы для этого делаем.
Правила выживания на удаленке
Правило 1. Упрощаем коммуникацию
>>> По умолчанию все сотрудники компании доступны для связи/общения/работы с 11 до 17 часов.
>>> Наши сервисы для созвона и видео-конференций, общения: Google Hangouts, Zoom, Skype, Zulip и Discord. В последнем особенно удобно создавать постоянный голосовой канал и регулировать громкость каждому участнику отдельно.
>>> Хороший тон — не делать созвоны больше 30 минут. У каждой встречи должна быть цель, повестка, а также с чем необходимо ознакомиться до встречи. Во время конференций лучше включать камеру, а не использовать аватар.
Уже за пару дней удаленной работы мы столкнулись c одной сложностью: внезапно сотрудники стали сильно больше чатиться и мучительно долго разгребать завалы сообщений — сработал страх потерять актуальность информации. Чтобы долго не страдать и помочь всем сотрудникам, тут же выработали несколько простых правил и один алгоритм действия, благодаря которым истории по 100 непрочитанных сообщений стали уходить в прошлое без потери ребятами контекста.
Пять простых правил переписки:
- Как только переписка выходит за 20 сообщений, говорите: «Стоп! Созваниваемся». Результат созвона и договоренность фиксируем в чате.
- Если у вас есть люди, с которыми вы постоянно разговариваете в рамках работы над задачей, заведите себе комнату в Discord, в которой будете находиться в течение рабочего времени (с выключенным микрофоном) - и у каждого будет шанс в любой момент спросить что-то голосом.
- Помечайте в рабочем чате (у нас это Zulip) договоренности звездочкой или каким-нибудь другим флагом. Так будет визуально проще найти договоренности среди переписки.
- Контролируйте флуд и отправляйте его в соответствующий канал.
- Ваше первое сообщение, которое вы отправляете любому сотруднику, всегда должно содержать в себе описание вопроса. То есть не «Привет!» и пауза, а «Привет! Пришли, пожалуйста, то-то». Договоритесь внутри команды о ваших правилах. Например: срочное для немедленной реакции — мессенджер (Телеграм), для отложенной — почта или основной рабочий чат (Zulip, Slack).
Алгоритм, как разгрести завал:
Представим, что у вас уже есть каналы, где по 100 штук непрочитанных сообщений. Как же разгрести этот завал и не пропустить важное?
Шаг 1. Пробегись глазами — есть ли звездочка или флаг (помеченные договоренности)?
Шаг 2. Нет меток и не понятно, до чего договорились? Задай вопрос в чат: «Друзья, до чего в итоге договорились?»
Шаг 3. При обсуждении того, до чего договорились, вышли за рамки 20 сообщений? Правило №1 — созванивайтесь.
Правило 2. Придерживаемся психологических рекомендаций, или как подготовить себя к удаленной работе
- Выделите себе рабочее место дома вне спальни.
- На период рабочих часов переодевайтесь из пижамы в одежду, в которой бы вы пришли в офис.
- Установите рабочие часы и сообщите об этом своим коллегам. Если вы перестанете быть доступны днем, убедитесь, что от вас никто ничего не ждет и ваше отсутствие не повлияет на остальных сотрудников.
- Держите face-контакт с людьми во время встреч: включайте камеру.
- Коммуницируйте с людьми так, словно вы в офисе: если у вас болит голова или обстоятельства вокруг как-то на вас повлияли, сообщите об этом людям, чтобы они понимали ваш контекст и контекст вашего поведения.
- Помните о смайлах в сообщениях: чем дольше мы распределены физически, тем агрессивнее звучит голос у нас в голове при прочтении сообщений, поэтому пользуйтесь смайлами.
- Следите за собой: ешьте, делайте упражнения дома, заботьтесь о своем здоровье.
Личные советы от сотрудников Туту.ру:
Важно, сколько комнат в квартире/доме. У меня сравнительно недавно появилась возможность уединиться в отдельной комнате на удалёнке. А до этого наушники, драйвовая музычка, чтобы отключиться от всех, и погнали кодить.
Как работать на удаленке, если у тебя жена, дети, животные и мало комнат? Товарищ в такой ситуации совершил дауншифт к родителям. Из продуктивного, обратил внимание, что дома сильнее засиживаюсь перед монитором, поставил себе таймер и каждые 45 минут хожу смотреть в окно. Стало комфортнее работать.
Используем для работы Дискорд: мы все время на связи и время от времени перебрасываемся фразами без организации встречи. Сидим там весь рабочий день, просто микрофоны не включаем без надобности. Можем оперативно выйти на связь, просто отжав микрофон и позвав. У каждой команды свой канал, можно "ходить в гости". Я бы сравнил работу в Дискорде с openspace: когда ты можешь подойти к команде и быстро голосом обсудить текущий вопрос, а не писать в чат или ставить встречу.
Правило 3. Настраиваем работу над целями и задачами
- Спринты максимально, насколько возможно, сделали недельными.
- Все задачи теперь в обязательном порядке формулируются с описания проблемы, которую надо решить. Если что-то от кого-то нужно, то про это надо сразу сказать и зафиксировать письменно. Все результаты звуковых переговоров в виде короткого резюме лучше постить в чат команды или в Джиру.
- Общая парадигма удалёнки — разделить работу на полностью автономные компоненты. Каждая команда должна быть full-stack и быть ответственной за создание продукта от идеи до реализации.
Правило 4. Регулярно синхронизируемся и держим всех в курсе
- Планируем сделать раз в неделю синхронизацию, где команды/отделы в сжатом варианте будут рассказывать, какие результаты ожидаются от них к пятнице. Это коммуникация позволит не выпадать из контекста и не спрашивать друг у друга в чатике.
- Продолжаем регулярно устраивать раз в месяц общее демо. Вчера вечером была первая встреча в таком режиме на примерно 240 человек онлайн через Zoom. Все получилось.
Правило 5. Изучаем, как можно еще улучшить и оптимизировать удаленную работу
Например, читаем Джейсон Фрайд, Дэвид Хенссон «Remote: офис не обязателен».