Как перевести 350 человек на удаленку: первые впечатления и шишки

Многие работодатели еще пару недель назад поняли, к чему все идет, и начали предпринимать первые шаги, чтобы быть абсолютно готовыми к полной изоляционной готовности. Не стали исключением и мы в Туту.ру.

Меня зовут Татьяна Кузнецова, и я скрам-мастер в Туту.ру. Одной из основных моих задач является настройка и оптимизация процессов в организации так, чтобы компания была готова к внезапным изменениям и быстрой реакции на них. Сегодня я расскажу, как мы перевели компанию в удаленный режим, какой опыт приобрели и какие шишки набили.

С 16 марта офис сервиса путешествий Туту.ру полностью перешёл на удалённую работу. Это примерно 350 человек. За две недели до этого в компании провели VPN-учения и отработали механизмы перехода на домашний офис. А за неделю сотрудники начали уносить рабочие ноутбуки домой, чтобы протестировать: все ли работает по удалёнке. В понедельник мы уже не вернулись в офис и переключились на новый режим.

С техническим оснащением проблем не возникло: у 70% сотрудников служебные ноутбуки, так что большинство просто унесли машину домой. Кто привык работать за монитором и клавиатурой, те позже забирали их из офиса с собой.

Мы — IT компания, поэтому до всей этой заварухи в Туту.ру уже были удалённые админы и разработчики. Углубляться в хитрости их работы сильно не будем. Если обобщить, то разные сотрудники получили разные доступы внутри сети. А чтобы все функционировало, админы развернули второй VPN, более сложный в настройке, но решающий свою задачу.

В офисе остался дежурный админ. Он иногда ходит в серверную и следит за выдачей ноутбуков и десктопов тем, кто возвращается из отпуска.

Рабочее место дежурного админа в офисе, стол протирается дезинфицирующим средством раз в несколько часов Туту.ру

По законодательству время от времени даже в опустевшем офисе важно наличие минимум одного кадровика, безопасника и юриста. При этом отдельным людям отвечать на звонки по стационарному телефону не надо: после шестого гудка срабатывает переадресация на мобильный.

В период всеобщей работы из дома в офис может затянуть работа с оригиналами бумажных документов - такое ещё осталось в ряде случаев. Но если такая необходимость все же возникла, чтобы минимизировать риск заражения, компания решила оплачивать сотруднику такси до офиса: можно выбрать любого агрегатора, а потом прислать бухгалтерии чек —механизм как при командировках.

Одна из комнат в пустом офисе Туту.ру Туту.ру

Наши сотрудники часто путешествуют, поэтому периодически в том или ином виде кто-то уже имеет опыт удаленной работы, но так, чтобы вся компания перешла в режим хоум-офиса — такое у нас впервые.

Теперь возможности дойти ногами или встретить человека в коридоре/лифте/на кухне и спросить, уточнить, нет. Но даже в таких условиях мы хотели оставить лучшее от работы в офисе, ведь мы знаем, что достижения измеряются результатами, а не местами, из которых ведется работа.

Чего хотели добиться:

прозрачности: понятно, чем заняты члены команды;
быстрого обсуждения вопроса: в любой момент можно оперативно обсудить проблему без необходимости собирать для этого встречу;
сохранения сплоченности, чувства команды/плеча/единой ответственности;
ощущения шаговой доступности;
доступности разработчиков для других команд/взаимопомощи/взаимообучения.

И вот что мы для этого делаем.

Правило 1. Упрощаем коммуникацию

>>> По умолчанию все сотрудники компании доступны для связи/общения/работы с 11 до 17 часов.

>>> Наши сервисы для созвона и видео-конференций, общения: Google Hangouts, Zoom, Skype, Zulip и Discord. В последнем особенно удобно создавать постоянный голосовой канал и регулировать громкость каждому участнику отдельно.

>>> Хороший тон — не делать созвоны больше 30 минут. У каждой встречи должна быть цель, повестка, а также с чем необходимо ознакомиться до встречи. Во время конференций лучше включать камеру, а не использовать аватар.

Уже за пару дней удаленной работы мы столкнулись c одной сложностью: внезапно сотрудники стали сильно больше чатиться и мучительно долго разгребать завалы сообщений — сработал страх потерять актуальность информации. Чтобы долго не страдать и помочь всем сотрудникам, тут же выработали несколько простых правил и один алгоритм действия, благодаря которым истории по 100 непрочитанных сообщений стали уходить в прошлое без потери ребятами контекста.

Пять простых правил переписки:

Как только переписка выходит за 20 сообщений, говорите: «Стоп! Созваниваемся». Результат созвона и договоренность фиксируем в чате.
Если у вас есть люди, с которыми вы постоянно разговариваете в рамках работы над задачей, заведите себе комнату в Discord, в которой будете находиться в течение рабочего времени (с выключенным микрофоном) - и у каждого будет шанс в любой момент спросить что-то голосом.
Помечайте в рабочем чате (у нас это Zulip) договоренности звездочкой или каким-нибудь другим флагом. Так будет визуально проще найти договоренности среди переписки.
Контролируйте флуд и отправляйте его в соответствующий канал.
Ваше первое сообщение, которое вы отправляете любому сотруднику, всегда должно содержать в себе описание вопроса. То есть не «Привет!» и пауза, а «Привет! Пришли, пожалуйста, то-то». Договоритесь внутри команды о ваших правилах. Например: срочное для немедленной реакции — мессенджер (Телеграм), для отложенной — почта или основной рабочий чат (Zulip, Slack).

Алгоритм, как разгрести завал:

Представим, что у вас уже есть каналы, где по 100 штук непрочитанных сообщений. Как же разгрести этот завал и не пропустить важное?

Шаг 1. Пробегись глазами — есть ли звездочка или флаг (помеченные договоренности)?

Шаг 2. Нет меток и не понятно, до чего договорились? Задай вопрос в чат: «Друзья, до чего в итоге договорились?»

Шаг 3. При обсуждении того, до чего договорились, вышли за рамки 20 сообщений? Правило №1 — созванивайтесь.

Правило 2. Придерживаемся психологических рекомендаций, или как подготовить себя к удаленной работе

Выделите себе рабочее место дома вне спальни.
На период рабочих часов переодевайтесь из пижамы в одежду, в которой бы вы пришли в офис.
Установите рабочие часы и сообщите об этом своим коллегам. Если вы перестанете быть доступны днем, убедитесь, что от вас никто ничего не ждет и ваше отсутствие не повлияет на остальных сотрудников.
Держите face-контакт с людьми во время встреч: включайте камеру.
Коммуницируйте с людьми так, словно вы в офисе: если у вас болит голова или обстоятельства вокруг как-то на вас повлияли, сообщите об этом людям, чтобы они понимали ваш контекст и контекст вашего поведения.
Помните о смайлах в сообщениях: чем дольше мы распределены физически, тем агрессивнее звучит голос у нас в голове при прочтении сообщений, поэтому пользуйтесь смайлами.
Следите за собой: ешьте, делайте упражнения дома, заботьтесь о своем здоровье.

Личные советы от сотрудников Туту.ру:

Важно, сколько комнат в квартире/доме. У меня сравнительно недавно появилась возможность уединиться в отдельной комнате на удалёнке. А до этого наушники, драйвовая музычка, чтобы отключиться от всех, и погнали кодить.
Алексей

Как работать на удаленке, если у тебя жена, дети, животные и мало комнат? Товарищ в такой ситуации совершил дауншифт к родителям. Из продуктивного, обратил внимание, что дома сильнее засиживаюсь перед монитором, поставил себе таймер и каждые 45 минут хожу смотреть в окно. Стало комфортнее работать.
Николай

Используем для работы Дискорд: мы все время на связи и время от времени перебрасываемся фразами без организации встречи. Сидим там весь рабочий день, просто микрофоны не включаем без надобности. Можем оперативно выйти на связь, просто отжав микрофон и позвав. У каждой команды свой канал, можно "ходить в гости". Я бы сравнил работу в Дискорде с openspace: когда ты можешь подойти к команде и быстро голосом обсудить текущий вопрос, а не писать в чат или ставить встречу.
Максим

Правило 3. Настраиваем работу над целями и задачами

Спринты максимально, насколько возможно, сделали недельными.
Все задачи теперь в обязательном порядке формулируются с описания проблемы, которую надо решить. Если что-то от кого-то нужно, то про это надо сразу сказать и зафиксировать письменно. Все результаты звуковых переговоров в виде короткого резюме лучше постить в чат команды или в Джиру.
Общая парадигма удалёнки — разделить работу на полностью автономные компоненты. Каждая команда должна быть full-stack и быть ответственной за создание продукта от идеи до реализации.

Правило 4. Регулярно синхронизируемся и держим всех в курсе

Планируем сделать раз в неделю синхронизацию, где команды/отделы в сжатом варианте будут рассказывать, какие результаты ожидаются от них к пятнице. Это коммуникация позволит не выпадать из контекста и не спрашивать друг у друга в чатике.
Продолжаем регулярно устраивать раз в месяц общее демо. Вчера вечером была первая встреча в таком режиме на примерно 240 человек онлайн через Zoom. Все получилось.

Правило 5. Изучаем, как можно еще улучшить и оптимизировать удаленную работу

Например, читаем Джейсон Фрайд, Дэвид Хенссон «Remote: офис не обязателен».

9 комментариев

Семен Смирнов

20.03.2020

Крутая статья, но вот этот момент с двухнедельной подготовкой все же не "один день" и больше походит на "как нарисовать сову"

С 16 марта офис сервиса путешествий Туту.ру полностью перешёл на удалённую работу. За две недели до этого в компании провели VPN-учения и отработали механизмы перехода на домашний офис. А за неделю сотрудники начали уносить рабочие ноутбуки домой

Ответить

Nataly Anisimova

Мы в офисе регулярно проводили разные учения: на случай пожарной тревоги, падения одного из своих ЦОДов и т.д. И если бы была эвакуация по тревоге, то она бы прошла за 5 минут, а не "три месяца" (как минимум столько времени проводились учения). Но, по сути, вы правы, мы начали усиливать меры за две недели. Тем не менее, для всех такое быстрое введение удалёнки было неожиданным, мы рассчитывали это только как возможную вероятность.

Анна Макарова

Интересно) Хотя у меня, как у человека, постоянно работающего удаленно, взрывается мозг от самой идеи, что удаленная работа должна максимально имитировать присутствие в офисе (рабочее место вне спальни, переодевание в рабочую одежду, постоянная видеосвязь "как в живую") Вероятно, вопрос в том, насколько велик коллектив и как оперативно надо решать задачи - если команда большая, меньше шансов, что все хорошо самоорганизуются без общих правил, и решения рабочих вопросов не будут тормозиться при этом.

Татьяна Кузнецова

Автор

Анна, спасибо! Да, действительно, в вопросе настройки правил и дисциплины, которая позволяла бы сохранять "рабочее" настроение, нужно учитывать размер команды и ее опыт. В нашем случае, когда подавляющее число сотрудников все время общалось вживую, глаза в глаза, очень важно было создать такие правила, помогающие комфортно пережить "разлуку". Очень заметно, как члены команд начали скучать друг по другу даже на третий день - этот вопрос члены команд решили совместными обедами через zoom или видео-созвоном просто для того, чтобы пообщаться по-человечески.
Рабочее место вне спальни и переодевание из пижамы, например, в футболку, в которой бы пришел на работу, позволяет настроиться на рабочий лад, особенно тем, кто не привык работать из дома. Видеосвязь, как вживую, помогает продолжать чувствовать людей, видеть их реакции, настроение.