Сам себе менеджер

В сентябре 2019 я пришёл работать в центральный офис управляющей компании «Додо Пиццы» на должность менеджера по развитию бизнеса.
Компания для меня была не новой. До этого отработал 3 года в самих пиццериях, совмещая должность менеджера по закупкам, операционного директора, HR, кассира, уборщика зала и даже немного бухгалтера.
А вот должность "бизнес-девелопера" оказалась новой - с точки зрения организации рабочего времени, навыков и структуры задач.

Стартовый период, около месяца, вместо стандартных трёх. Командировка в другую страну сразу же после короткой адаптации и закрутилось, завертелось. Посыпались задачи, встречи, разбор кейсов и рутина. Я стал задыхаться от задач, потока информации, чатов, растерянность от того, что всё это не получалось структурировать нагоняла дополнительный дискомфорт.

Конечно многие инструменты тайм-менеджмента известны. Но не спасал ни Todoist, ни списки задач на бумаге, не гугл-календарь, потому что задачи не были структурированы, прилетали из множества каналов и предугадать их нельзя. Возникла идея фиксировать абсолютно всё и войти в режим "сам себе менеджер". В чём суть идеи - записывать поминутно все действия, будь то перерыв на кофе, поход в туалет, встреча или работа с почтой.

Создал простую таблицу, в которой каждый день фиксировал что делал, через простые формулы сделал подсчёт затраченного времени и общее количество часов проведённых на работе. Конечно в начале были сложности и я пропускал какие-то задачи, в этот момент важно самому себе признаться в ошибке и не мухлевать, а честно зафиксировать этот момент. Как говорится, лень - двигатель прогресса и со временем стало жалко времени на подробные записи и описания задач. Посмотрев таблицу структурировал задачи и объединил их, сделал список и поместил его в "проверку данных" в гугл-таблицах. Теперь вместо того, чтобы вписывать задачу - выбирал из тех, что уже были определены мною.

После того, как была проведена достаточная по времени работа и собралась небольшая статистика, пришло время посмотреть на что уходит время. Благодаря тому, что задачи были структурированы и выбирались из списка, появилась возможность составить из данных сводную таблицу и проанализировать результаты работы.

Таблица составлена на основании 28 рабочих дней(всего зафиксировано 95). Благодаря этим данным я понял что именно "кушает" моё время. Понял, что очень много времени занимает коммуникация, что я также отвлекаюсь в какие-то момент, что львиную долю времени занимает чтение почты. Если раньше я сходу отвечал на множество вопросов, то после анализа понял, что людей нужно отправлять к инструкциям и опираться на регламенты, благо в компании они есть, есть огромный накопленный опыт, здравый смысл и главное открытость решений.

Выше я писал: лень - двигатель прогресса. Поэтому мозг сильно сопротивлялся и очень не хотел фиксировать все действия, где-то внутри ему вторили собственные страхи, говоря о том, что я могу вскрыть свои недостатки. Но я твёрдо решил превратить данный эксперимент в привычку, но всё таки сделать шаг в сторону "ленивой" человеческой натуре.
Каждой задаче я дал классификацию и собрал их в подгруппы. Я сделал таблицу версии 2.0 ( ведь «Додо Пицца» IT компания). На скриншоте ниже в зелёном поле вы видите задачи и группы для них, а также количество раз, которые использованы мною в таблице. В жёлтой поле задачи отсортированы по количеству применений. Теперь, когда выбираю задачу из списка, в первую очередь я вижу те, которые я делаю чаще всего. Данные список помогает мне понять правильность направления моей деятельности. Количество моментов когда я отвлёкся, ведь изменить можно только то, что можно измерить.

Такие списки очень помогают опустить вниз задачи, которые не участвуют в ежедневной работе и поэтому их нужно анализировать намного чаще. У меня это происходит раз в неделю. Иногда туда опускаются задачи связанные с развитием и это становится "плохим" звоночком и пора уделить немного времени себе и пойти узнавать что-то новое.

В итоге новой таблицей я пользуюсь 8 рабочих дней. Она стала более простой, но не менее информативной. Я знаю, что встречи между офисами отнимают 10 минут, потому что находятся в разных зданиях, что по-прежнему коммуникация отнимает большее количество времени. У меня перед глазами всегда есть структура моих рабочих часов, я вижу области которые стоит подтянуть или области, в которых мне нужно установить новые правила и методы.

Никогда не забывайте о том, что изменить можно только то, что можно измерить. На пути к самоорганизации вас всегда будут преследовать страх, рассеянность, неприятие и лень. Трудно будет только первый месяц, потом это превращается в привычку и даже приобретает вид некой игры с самим собой: "а сможешь ли ты сегодня всё зафиксировать?". Метод универсальный и простой, так как настройки и задачи вы определяете для себя самостоятельно исходя из своих целей и структуры работы.
Важно строго фиксировать абсолютно всё: соцсети, перекуры, перерывы, обед, чай, кофе и т.д. После накопления статистики проводить анализ того, что получилось.
Делать выводы в первую очередь для себя, изменяйте "правила игры" и начинайте ценить своё время.