Что есть в «Битрикс24» для организации работы из дома

Видеоконференции, таск-менеджер, база знаний и мессенджер в одном сервисе.

В словосочетании «работа из дома» ключевое слово — «работа». Удалёнка — это не только виртуальные кофебрейки, пиджак с трусами и коты в кадре. Это другой формат работы всего бизнеса. У него есть свои плюсы и минусы. Небольшие digital-first компании переключаются на удалёнку легко и быстро. А как быть остальным?

Мы уже делились рекомендациями о том, как организовать комфортную работу дома для себя и сотрудников. Но эти простые советы – верхушка айсберга. Мы сами перевели почти всех сотрудников на дистанционный формат работы и говорим с уверенностью – всё не так просто.

Давайте поговорим серьезно.

Как перестроить целый бизнес на работу из дома? Чем в этом может быть полезен «Битрикс24»?

Все уже поняли, что видеозвонки — основа эффективной дистанционной работы компании. Это и зрительный контакт с коллегами, и сохранение коллектива, и единственная возможность быстро принимать решения в текущих условиях. Без живого общения компания перестаёт чувствовать себя единой командой, а отдельные сотрудники чувствуют одиночество и теряют мотивацию.

Звонки один-на-один, групповые видеоконференции, адаптивное качество видео – всё это есть в «Битрикс24» даже в бесплатном тарифе. Длительность звонков никак не ограничена.

Прямо сейчас наши разработчики активно работают над тем, чтобы сделать видео- и аудиозвонки ещё лучше и качественней, в том числе и в мобильном приложении. Мы понимаем, что сейчас эта функция особенно важна.

Лайфхак: работайте короткими спринтами.

На время работы из дома возьмите за правило каждое утро начинать с быстрой летучки по видеосвязи. Так вы сможете сохранить рабочую атмосферу, контролировать ход выполнения задач, давать обратную связь по процессам. Если у вас есть возможность обсудить что-то по видео, а не в переписке — выбирайте видео.

Конечно, можно разнести работу по разным системам. Можно вести базу клиентов в Excel, обмениваться документами по почте, общаться в мессенджерах, ставить задачи в task-трекерах и прочее. Многие компании так и работают, особенно стартапы. Но чем больше сотрудников появляется, тем быстрее уходит вера в эффективность такой схемы.

Во-первых, всё начинает теряться. Документы, лиды, записи звонков, регламенты, задачи — все это нужно хранить в одной системе, иначе компанию ждет хаос. А переход на «удалёнку» очень хорошо раскрывает слабые места — многие процессы вообще не оцифрованы и завязаны на бумажках даже в модных digital-компаниях.

Во-вторых, сами сотрудники, работая из дома, начинают выпадать из коллектива. Они перестают понимать, куда движется их компания, чем занимаются коллеги, что вообще им делать. Информация попадает к ним урывками — из «зоопарка систем».

Когда мы впервые выпустили на рынок «Битрикс24», мы позиционировали сервис, как внутреннюю социальную сеть компании. Такой формат идеально подходит для внутренних порталов, потому что все отлично умеют пользоваться соцсетями. Сотрудников не приходится обучать новому.

В «Битрикс24» есть и единая информационная среда для всех сотрудников, и общая работа с документами, и отдельные рабочие группы. Все менеджеры одинаково вовлекаются в рабочий процесс, даже если они работают из дома.

Лайфхак: важно не просто пригласить всех сотрудников в «Битрикс24», а создать в нём виртуальную структуру всей компании.

Руководство, департаменты, отделы с руководителями — все это стоит создать на первом этапе. Тогда в работе вы сможете распределять и дозировать информацию правильно. Это важно и для дистанционных сотрудников, ведь когда структура компании перед глазами – им легче понять, кто за что отвечает и к кому им обращаться.

У всех нас есть любимые мессенджеры, которые удобны лично нам. При переходе на работу из дома это становится проблемой — часть коммуникаций идет в Telegram, другая уползает в Skype, кто-то вообще ведет задачи в VK (знаем такие случаи). Это не только странно, но и небезопасно – многие часто не задумываются о конфиденциальности и, например, забывают делать чаты закрытыми. Нет ни единой цепочки коммуникаций, ни оперативного реагирования. А главное — размазывается направление работы компании в целом.

В «Битрикс24» для сохранения коллектива в одном инфополе есть Живая лента. Это аналог ленты в соцсети, в которую можно делать посты на конкретных сотрудников, целые отделы или на всю компанию. Это удобно и эффективно — мы сами выкладываем в неё всё ключевое, от текстов на согласование до фоток с корпоратива.

Ну и конечно мессенджер. Отдельно не будем про него рассказывать, в нем есть все хорошо знакомые вам функции — групповые видеозвонки, общие чаты, обмен файлами, мобильное и десктопное приложение. Голосовые сообщения тоже есть.

Лайфхак: объясните коллегам правила игры и коммуникации

Для эффективной удалённой работы целой команды нужно соблюдать особые правила:

1. Создание отдельных групп для обсуждения конкретных рабочих вопросов

2. Отказ от переписки не по делу (мемы, котики и новости) в общих чатах

3. Предварительные договоренности о созвонах и видеопланерках

4. Чаты — для быстрых вопросов, видеозвонки — для обсуждений

Самый важный скилл, который нужно качать, работая из дома — тайм-менеджмент. Психологи говорят, что в офисе ход времени контролировать сильно легче, чем в формате «удалёнки». Дома размываются границы рабочего и личного времени, созвоны накладываются друг на друга, теряется контроль за рабочим днём.

Чтобы избежать этого, мы рекомендуем вам фиксировать все летучки, планерки и созвоны в календаре. Создавая встречу, вы увидите слоты свободного времени своих коллег и сможете выбрать то время, которое подходит всем. Все приглашенные коллеги получат уведомления, подтвердят присутствие, увидят напоминание о событии в календаре. Если возникнут вопросы — обсудить их можно здесь же в комментариях.

Лайфхак: после всех созвонов из дома сохраняйте резюме обсуждения, принятые решения и нужные файлы в комментарии ко встрече.

Тогда все сотрудники, которые принимали участие в звонке, смогут в любой момент вернуться к материалам прямо из календаря. Эта возможность часто выручает, когда нужно быстро вспомнить, какие решения принимались.

Все, кто хоть раз пытался организовать корпоративную wiki, прекрасно знают, чем вот это вот всё заканчивается. С wiki-разметкой легко работают только люди с IT-бэкграундом.Но всё стопорится при подключении к заполнению информации бухгалтеров, юристов и прочих неайтишных отделов.

Можно бесконечно спорить о недостатках и преимуществах wiki, но факт останется фактом – это сложно. А внутренняя база знаний не должна быть сложной, иначе её быстро забросят.

При этом, сохранение всего полезного в компании особенно важно при переходе на «удалёнку». Только так все коллеги смогут иметь доступ к актуальной информации.

А теперь представьте, что вам нужно адаптировать нового сотрудника, который вышел на работу в период всеобщей удалёнки. Это практически невыполнимо без корпоративный базы.

В «Битрикс24» есть удобный редактор базы знаний, который выглядит и работает, как привычный визуальный конструктор сайтов. Сотрудники могут сами наполнять базу, не отвлекаясь на wiki-разметку и код, добавлять медиаконтент и файлы из корпоративного диска.

Лайфхак: обязательно фиксируйте, структурируйте и храните всю полезную рабочую информацию.

Продвигайте культуру хранения данных среди коллег и подключайте их к процессу наполнения корпоративной базы данных.

Синхронизируйте рабочий компьютер с корпоративным диском. Даже если все перешли на работу из дома — у них остается регламентированный доступ к нужной информации.

Самая сложная часть перевода целой компании на работу из дома – организация быстрого доступа к бизнес-процессам. Некоторые из них невозможно перенести в онлайн, они связаны с документами, деньгами и офисом. Про согласование командировок мы не упоминаем — разъезды сейчас не очень актуальны. Но есть типовые рутинные процессы, которые можно и нужно оцифровать – приём на работу и увольнение, заявка на отпуск, оплата счета.

В «Битрикс24» уже есть готовый инструмент для организации быстрого согласования документов. Счета, отпуска заводятся онлайн и автоматически идут по заданной цепочке к нужным сотрудникам. Уведомления не дадут ответственным пропустить свои задачи. Инициатор всегда сможет узнать статус своего бизнес-процесса и понять, кто из ответственных тормозит согласование.

В бесплатном тарифе «Битрикс24» эта возможность недоступна, но вы можете включить демо-режим и попробовать инструмент сами. Кроме того, совсем скоро мы выпустим RPA внутри сервиса, который сделает работу с бизнес-процессами в компании ещё доступней и эффективней.

Лайфхак: бизнес-процессы – самое слабое место удалённой работы. Чем больше возможностей по запуску процессов будет у сотрудников из дома, тем выше шанс сохранения непрерывной работы бизнеса в условиях кризиса.

Если вам кажется, что это сложно и вы не справитесь с автоматизаций — не стесняйтесь обращаться к компаниям, которые на этом специализируются. Так вы сможете избежать типовых ошибок на старте и выиграть на длинной дистанции.

В чем проблема с проектами при работе из дома? Руководитель не видит весь фронт работы своих подчиненных и не может оценить нагрузку на отдельных сотрудников. Сами менеджеры могут забывать о задачах, постоянно переносить сроки, оставаться без обратной связи. Поручения теряются в переписке. В худшем случае ответственный может понять задачу неправильно и неправильно её выполнить.

У нас у самих есть правило: «Если задача не поставлена в «Битрикс24» – её не существует». Все наши сотрудники научились аккуратно и оперативно следить за своими проектами, контролировать статусы и сроки. Так мы сформировали общую культуру работы с проектами, которая едина для всей компании.

Мы даём клиентам всё необходимое для контроля проектов. Задачи ставятся в пару кликов, это легко сделать даже в мобильном приложении. Можно разбить задачу на подзадачи, добавить в неё чеклисты и файлы. «Битрикс24» напомнит исполнителю о поставленных и просроченных поручениях.

Лайфхак: при дистанционной работе руководителям будет принципиально важно видеть все задачи своих подчиненных и понимать, над чем каждый из них работает в данный момент.

Мотивируйте своих сотрудников внимательно и ответственно вести все свои проекты, а также фиксировать ключевые шаги. Проверяйте правильность понимания поставленной задачи и адекватность срока — потому что при работе из дома исполнителям может не хватать обратной связи. Сейчас важно внимательно относиться к вопросам своих подчиненных.

Окей, все задачи сотрудников руководитель видит, может зайти в каждую и дать обратную связь.

Но как не погрязнуть в микроменджменте и не сойти с ума, если у него больше 10 подчиненных?

Сейчас не время разводить диктатуру, следить за каждым этапом и закручивать гайки в KPI. Ведь если человек, работающий на дому, потеряет мотивацию и интерес к работе – его руководитель может этого даже не заметить.

В «Битрикс24», кроме таск-трекера, есть и встроенные инструменты для сбора отчётов о работе. Сотрудник сам фиксирует, чем он занимался, в каких совещаниях принимал участие и какие задачи завершил.

Лайфхак: научите свою команду каждую неделю писать отчеты о работе в свободной форме, фиксировать в них выполненные задачи и их результаты.

Методологии, которые используют разработчики в проектном управлении, уже это предполагают. А вот для остальных неайтишных отделов такой повышенный контроль может быть в новинку.

Но другого способа контролировать процесс работы компании или отдела в условиях удалённой работы всей команды у вас может просто не быть.

Многие знают «Битрикс24» именно как CRM. Кажется, что софт для управления продажами – это уже мастхэв, и странно в очередной раз говорить о том, как важно систематизировать работу с клиентами.

Однако, как показывает исследование, проведенное Институтом Проблем Предпринимательства, 63% компаний в России вообще ничего не знают о CRM.

А используют такую систему всего 14% компаний.

При этом любой, кто хоть раз имел дело с удалённым или распределённым отделом продаж, подтвердит – такие отделы не могут существовать без CRM. Это их основной рабочий инструмент. Не стоит думать, что можно отправить продавцов работать домой и при этом вести сделки в табличках. Так не бывает.

В этот раз мы не будем долго говорить про CRM в «Битрикс24». В ней просто есть всё важное для продаж. База клиентов сохраняется в сервисе. Новые контрагенты создаются в системе автоматически — из звонка, письма, сообщения в чате или соцсети. Все этапы работы по сделке и всё общение с покупателями сохраняются в карточке CRM. Прямо там можно создавать быстрые чаты с коллегами для обсуждения продаж.

Вы можете прямо сейчас импортировать все сделки в «Битрикс24» из файла Excel. Просто укажите, соответствие данных в файле конкретным полям в CRM. Количество этих полей не ограничено.

Лайфхак: распределите и управляйте правами доступа к сделкам в CRM с умом. Пусть менеджеры имеют доступ только к тем сущностям, которые нужны именно им в работе. Соотнесите роли с направлениями сделок. Отключите возможность экспорта базы для продавцов — чтобы минимизировать риски.

Не допускайте, чтобы CRM существовала «сама по себе». Вы или ваш руководитель отдела продаж на время удалённой работы должны стать архитекторами системы. Возьмите на себя функции настройки и контроля.

Бизнес строится на клиентах. Они не должны заметить никаких изменений в работе с компанией, которая отправила своих сотрудников по домам.

Все сообщения должны получать обратную связь, все телефоны должны быть доступны, все соцсети должны реагировать на вопросы, заказы с сайта должны обрабатываться моментально.

Нет проблем, если всем этим занимается один сотрудник. А если их 10? 50?

В «Битрикс24» все обращения от клиентов, сразу сохраняются в CRM. Даже пропущенные.

Все заявки автоматически распределяются между сотрудниками. Менеджеру могут звонить и принимать звонки по телефону, в мобильном приложении или браузере. При этом у клиентов будет отображаться основной телефонный номер вашей компании, а не личный номер сотрудника.

Статистика по всем звонкам и записи разговоров — сохраняются.

Лайфхак: cтабильность работы основных каналов связи – e-mail, телефона и сайта – может быть легко организована на время удаленной работы компании.

Не забудьте о том, что клиенты могут написать в компанию через соцсети или мессенджеры. Если эти обращения нигде не собираются централизованно — менеджеры могут просто забыть про них.

Обязательно фиксируйте и распределяйте по менеджерам обращения из всех каналов, будь то Facebook, Avito или Viber.

И самое главное!

Мы сняли ограничение на количество сотрудников в бесплатном тарифе «Битрикс24» для всех старых и новых клиентов.

Никаких промокодов и хитрых механик нет — просто зарегистрируйте бесплатный портал, пригласите туда сколько угодно сотрудников и начните совместную работу.