Разложили по полкам! Как мы с внедрением CRM навели порядок в рабочих процессах отдела продаж поставщика строительной техники

Еще один свежий кейс о том, как Веб-Центр навел порядок в задачах и организовал работу отдела продаж с CRM Битрикс24. Теперь все лиды под контролем и у менеджеров есть время на значимые задачи – рутина автоматизирована. Рассказываем о результатах и как мы это сделали. С бонусом: планом внедрения CRM.

Требовалась четкая систематизация и контроль на всех этапах работы отдела продаж, без зависших лидов, автоматизация сложных бизнес процессов с настройкой роботов по определенному сценарию. Чтобы эффективно организовать работу отдела продаж в CRM-системе, было решено с АМО переехать на Битрикс24.

Перед нами были поставлены задачи:

С заказчиком провели Zoom-встречу, на которой получили небольшое ТЗ на формирование воронки продаж. В техническом задании зафиксировали название этапов воронки продаж и списка полей, которые необходимо сформировать в карточке сделки. Мы внесли предложение автоматически добавлять задачи-подсказки, которые служили бы для менеджера навигацией на стадиях воронки продаж.

После согласования ТЗ мы приступили к настройке воронки продаж, по которой менеджер передвигает сделки с клиентами, контролируя каждый этап.

Для хранения важной информации в карточках сделки установлены обязательные поля, чтобы сотрудники не забывали их заполнять при переходах по этапам воронки:

Мы автоматизировали уведомление по задачам: сотрудники видят подсказки, что необходимо сделать на определенном этапе и в какой срок. Менеджерам стало удобно планировать и контролировать свои рабочие процессы.

На отказной этап воронки продаж мы добавили обязательные поля: причина отказа и пояснение. Это необходимо для дальнейшего анализа отказных сделок:

Интеграция с телефонией необходима, чтобы понимать эффективность работы отдела продаж и анализировать результат коммуникаций с клиентами. Мы настроили систему так, чтобы все звонки фиксировались в Битрикс24 с фиксацией записи разговора. Часть номеров подключили через базовый коннектор ВАТС Мегафон, другую часть – через SIP* для общения через гарнитуру.

*SIP-коннектор — программный модуль, который направляет исходящие и переадресованные звонки из Битрикс24 на SIP АТС.

Для оперативной обработки заявок мы подключили две корпоративные почты:

Чтобы клиенты могли быстро и просто связаться с менеджером через чат, мы интегрировали CRM с сайтом:

После того, как мы заверили все настройки Битрикс24, провели выездное обучение в офисе клиента. Подробно показали все механизмы работы системы, ответили на вопросы. В процессе обучения со стороны заказчика появились пожелания по совершенствованию воронки продаж под особенности бизнес процессов заказчика. Мы зафиксировали корректировки и внесли их сразу после обучения.

С помощью сформированной воронки продаж под ТЗ клиента сотрудникам компании стало удобно контролировать этапы сделки. Авто-задачи помогли спланировать рабочие процессы и четко укладываться в дедлайны, без потери коммуникаций с клиентом. CRM взяла рутинные задачи на себя и разгрузила менеджеров: до перехода на Битрикс24 с клиентом общались несколько менеджеров, теперь все через программу. В системе хранится вся информация по лидам и сделкам, включая запись телефонных разговоров.

Переезд был успешно завершен. В новой системе все «по полкам» и полный порядок!

Хаос в бизнес процессах, в каналах коммуникаций теряются лиды?