Видеоблогер + CRM? Кейс команды популярного ютубера

Любая история успеха блогера начинается с одного человека, одной камеры и идеи. И когда эта идея находит отклик, происходит магия. Становится больше роликов, оборудования и людей. Так один человек превращается в полноценный видеопродакшн с отделами, дедлайнами и процессами.

И это уже полноценное производство, где параллельно разные команды могут работать над несколькими проектами. Когда над созданием роликов работает уже больше 50 человек, без системного подхода не обойтись.

Именно за этим к нам и обратился представитель популярного блогера, которого вы могли видеть в топах вкладки «В тренде». Нам было необходимо помочь внедрить Аспро. Cloud и выстроить качественный рабочий процесс. В этом команде помог Максим Камышев, наш директор по SaaS и соучредитель Аспро.

Сегодня мы расскажем, как Аспро. Cloud стала CRM для производства… Видеоконтента? Свет, камера, мотор!

Чтобы понять, как оптимизировать и визуализировать процессы команды, нам нужно было погрузиться в них. Поэтому мы провели интервью с заказчиком и проследили путь ролика от идеи до релиза, а затем воспроизвели его в системе.

Начинается все с идеи, которая может появиться 3 способами:

Но одной задумки недостаточно. Все идеи важно оценить с командой и выбрать, что же пойдет в работу. Раньше для этого использовали Excel-таблицу, но мы предложили другое решение. Создали шаблон проекта, который визуализирует путь идеи.

Если идея хорошая, и команда готова взять ее в работу, проект передвигают на этап «Одобрено». Здесь срабатывают автодействия: он закрывается как успешный и попадает в архив. Параллельно создается проект с таким же названием по шаблону для продакшна. Автоматически задается менеджер, и начинаются работы.

Если команда отказалась от идеи, ее переносят на этап «Отклонено», где она автоматически закрывается и отправляется в архив. Но бывают и ситуации, когда идею нужно отложить. Для этого есть этап «На паузе». Эти идеи остаются на доске, и команда может вернуться к ним в любой момент.

Когда идею одобрили, назначается менеджер проекта — режиссер. За каждый этап, в свою очередь, отвечают руководители отделов. Они назначают исполнителя из своих команд, например, сценаристов или монтажеров.

На этапе сценария проект проходит две вехи:

Сценарист не может самостоятельно закрыть задачи. Готовый сценарий отправляется на контроль, где руководитель может принять его или отправить на доработку.

Руководитель может работать сразу над несколькими проектами. Чтобы быстро увидеть, какие задачи нужно согласовать, он может открыть пункт «Ожидают контроля» в модуле «Задачи».

Мы привыкли, что многие блогеры так или иначе приходят к одному формату: «говорящая голова» + монтаж. Однако видео этого блогера всегда разные: меняются локации, реквизит, ситуации.

Поэтому этап препродакшна так важен. Чтобы идея воплотилась в жизнь, нужно найти место съемки, договориться об их времени, найти костюмы, актеров, реквизит. И все это нужно согласовать с режиссером. Параллельно может идти подготовка к нескольким роликам, и запутаться в этом потоке проще простого.

Вот что произойдет, если режиссер перепутает списки локаций, костюмов и реквизита:

По уже готовому сценарию команда составляет список всего, что понадобится для ролика:

И чтобы ТЗ всегда были под рукой, мы создали пользовательские поля. После согласования ТЗ, ссылку на него закрепляют в карточке проекта, доступ к которой есть у всей команды. Так в любой момент можно найти нужный документ и не запутаться.

Шансов перепутать реквизит и локацию стало меньше:

Действительно, на съемках никто не будет заходить в систему и ставить задачи. Однако для общего понимания статуса проектов это необходимо. Поэтому на этапе нет задач или вех. После съемок менеджер проекта просто сдвигает его дальше.

Когда весь материал отснят, нужно собрать из этого полноценный ролик. На стадии постпродакшна все просто: руководитель отдела назначает исполнителя в зависимости от нагрузки команды и контролирует процесс. Такой подход реализован на каждом из этапов, кроме продакшна.

Финальный результат закрепляется в карточке проекта, и он закрывается как успешный. После этого ролик отдается на публикацию, специалисту, который составляет контент-план. Он уже не работает в системе.

То есть цель внедрения Аспро. Cloud — выстроить эффективный и понятный процесс производства контента. Генерировать идеи, организовать работу команд, контролировать дедлайны. Конечный результат здесь — готовый ролик, а не его публикация.

Продюсеру важно видеть, на каком этапе каждый их проектов. Укладывается ли команда в дедлайн, нет ли каких-то трудностей. Теперь с Аспро. Cloud он может в любой момент получить эту информацию на канбан-доске с проектами.

Здесь он видит, какие вехи проект уже прошел, сколько осталось до дедлайна и может быстро узнать, кто менеджер, чтобы связаться с ним в чате.

Команда блогера ищет новых сотрудников! Нет, здесь не будет вакансии, мы просто покажем, что дополнительно выстроили процесс найма. Команде не нужна была полноценная HR-воронка с приемом заявок в CRM, поэтому эту возможность мы тоже реализовали через проекты.

Здесь все просто:

А как построить эффективную HR-воронку мы рассказывали в одной из наших статей.

За несколько консультаций наши специалисты помогли команде ютубера выстроить эффективный рабочий процесс. Теперь команда генерирует новые идеи, планирует съемки, контролирует готовность роликов и нанимает сотрудников в одной системе.

Еще один плюс — все находятся в одной платформе. Так что взаимодействовать с командой стало проще. В дальнейших планах у ребят начать отслеживать стоимость съемок в Аспро. Cloud. Можно будет учесть стоимость аренды локации, реквизита, гонорары актеров, а система посчитает рентабельность проектов. А для онбординга новых сотрудников команда планирует подготовить базу знаний.

Ну а нам остается лишь пожелать им удачи, лайков, комментов и просмотров.

Снято!