Таблицы, телеграм-бот и ChatGPT: простой способ вести семейные финансы

Привет! Меня зовут Коля, последние 8 лет я переезжаю из города в город, и из страны в страну каждый год, а иногда и каждые полгода. И каждый раз нужно вновь пересматривать бюджет. Потому что статьи расходов превращаются в калейдоскоп непредвиденных затрат, все время меняясь. А доходы — нет.

На опыте этих переездов я создал таблицу управления финансами, которая помогает мне их контролировать и дает ментальное успокоение, что «все под контролем». Да, я по гороскопу контролер и учусь с этим жить.

В интернете можно найти много шаблонов на похожую задачу. В чем же отличие моего? Во-первых, у меня нет никакой мотивации его монетизировать, я просто делюсь своим опытом, и это реально работающий и простой шаблон.

Во-вторых, к нему можно прикрутить телеграм-бота, вывести на экран телефона кнопку «написать в бота» и каждый расход сразу же записывать. А значит заходить в таблицу можно будет всего 1 раз в месяц, чтобы спланировать свои расходы и доходы на следующий месяц и посмотреть аналитику по тратам.

Сам шаблон вы можете найти тут: ‣

Для начала разберем из чего состоит шаблон. В нем всего 3 листа:

Удобно для всех, чей доход привязан к ежемесячным платежам (чаще всего это зарплата). Вписать нужно только ожидаемые траты и планируемый бюджет на каждую неделю — фактические расходы посчитаются автоматом из таблицы Daily. Столбец с разницей тоже посчитается автоматически: можно видеть сколько у вас осталось денег в рамках месяца и не ушли ли вы в минус.

В первый раз настройка займет какое-то время, но в последующие разы можно будет копировать прошлый месяц и только заводить новые недели, т. к. чаще всего структура расходов из месяца в месяц будет повторяться. А разовые большие расходы (например, дорогостоящий ремонт) можно записывать в другое.

Вот так выглядит таблица: в ней 2 части, обе в формате ожидание/реальность (план/факт).

Первая (левая) часть — это план месяца с расходами по категориям. Например, вы планируете потратить на транспорт в этом месяце 200 рублей и вписываете это в таблицу. А дальше, по ходу месяца, реальные расходы на транспорт будут считаться из ваших ежедневных расходов и суммироваться автоматически. С другими категориями то же самое.

Вторая часть (справа) — это расходы по неделям. Их тоже нужно вписать вручную.

В недельных расходах я не учитываю аренду жилья. Так удобнее, потому что все остальные расходы у меня цикличные, т.е. повторяются из недели в неделю. А вот оплата аренды — это большой разовый расход, который я записываю раз в месяц. Оставшиеся деньги на месяц я делю на количество недель. Получившаяся цифра — план бюджета на неделю. Рядом автоматически считаются реальные расходы по дням недели (из таблицы Daily) — это наш факт.

В эту таблицу нужно привыкнуть заносить каждый расход — ваш и вашей семьи. Именно на основе этой таблицы строится аналитика расходов. Но каждый раз заходить в таблицу времязатратно, поэтому я автоматизировал это с помощью телеграм-бота. Вы записываете расход в него, а бот уже заносит в таблицу (про бота подробнее расскажу чуть ниже).

Давайте посмотрим детально на таблицу Daily:

Она состоит из двух больших частей.

Левая часть — это таблица, непосредственно, расходов. Ее можно заполнять вручную или, что удобнее, через телеграм-бота.

Правая часть — это аналитика, состоящая из набора сводных таблиц. Они показывают суммы трат по неделям, месяцам, годам и по категориям.

Залог успешного ведения личных финансов — это регулярное заполнение таблицы Daily. Это позволит видеть все расходы, соотносить их с доходами, планировать суммы, которые вы хотите отложить и четко придерживаться своих лимитов по тратам.

А еще есть опция для тех, кому недостаточно уведомлений от Дуолингво: каждый день бот может присылать сообщения о том, сколько еще денег можно потратить в рамках запланированного бюджета. Для этого используется таблица Notify.

Таблица нужна исключительно для работы с ботом и считается автоматически: из нее бот будет регулярно забирать информацию по остатку бюджета текущей недели и присылать заветное число вам в телеграм. Чтобы ее использовать, нужно подключить ТГ-бота (инструкция ниже).

А пока подведем небольшой итог.

Выполняя все эти 3 части, вы со 100%-вероятностью сделаете свое финансовое планирование более прозрачным и контролируемым. А это залог финансового благополучия в будущем!

1. Первое, что нужно сделать — это скопировать шаблон таблицы с персональными финансами в свой аккаунт Google. Для этого откройте таблицу по ссылке и нажмите Создать копию. Шаблон таблицы здесь: ссылка.

2. Теперь нужно подключить к вашей копии таблицы телеграм-бота от Albato (в нем уже все настроено). Вам останется лишь зарегистрировать аккаунт в Albato. Для этого перейдите по ссылке и установите необходимое Решение: ссылка.

При установке на первом шаге выберите сценарий, который хотите использовать (рекомендую использовать оба):

а) Добавить новые расходы — в этом сценарии вы сможете отправлять боту каждый новый расход, а бот будет записывать расход в таблицу и возвращать остаток бюджета на неделю.Это удобно, когда вы расплачиваетесь разными картами, разными банками и вам хочется вести все расходы в одном месте. А также, когда вы хотите считать бюджет всей семьи. Просто добавьте бота в телеграмм-группу с семьей.Каждый из вас сможет писать в бот команды, и тем самым, собирать расходы всей семьи в одной таблице. К этому сценарию в боте подключен AI-модуль, который анализирует: что это за расход и присваивает ему определенную категорию, что позволяет вести аналитику по типам расходов.

б) Получать ежедневный остаток по бюджету недели — в этом сценарии бот будет один раз в день в фиксированное время присылать остаток бюджета до конца недели. Таким образом, каждый сможет контролировать свои расходы.

3. Следующий шаг: подключить Телеграм бота и Google Sheets.

Нажмите Создать подключение для телеграм-бота и следуйте инструкции (бота нужно будет активировать в телеграме, отправив ему в качестве команды токен).

После подключения бота, нажмите Создать подключение для Google Sheets. Подождите несколько секунд, пока прогрузятся данные, и выберите таблицу, которую вы скопировали в свой аккаунт. Внутри таблицы выберите вкладку Daily.

На скрине пример настройки — все должно выглядеть вот так:

Нажмите далее. После этого Решение установится, и вы попадете в окно готового решения в своем аккаунте. Осталось запустить решение и проверить, как оно работает.

Нажимаем кнопку запустить и идем в телеграм-бот, отправлять сообщение.

Все, настройка окончена!

Дальше можно пользоваться этими сценариями или настраивать более сложные. Например, настроить фильтры: от кого из семьи получать сообщения, а от кого нет (вот так они и узнают, кто у вас любимчик в семье).

Или настроить так, чтобы в таблицу рядом с расходом записывалось чей это расход. Но это уже следующие шаги, в прохождении которых вам с удовольствием поможет команда саппортов Альбато.

И еще немного поясню, для чего нужен АИ-модуль под капотом.

В работе сценария Добавить новые расходы используется AI-модуль, который распознает категории расходов. В нем используется вот такой промпт:

Вот список категорий расходов: Машина, Кафе, Продукты, Другое, Коля, Оля, Медицина, Одежда, Собака, Хобби, Для дома/стройка, Коммуналка, Документы, Поездки. Я только что заплатил за {ваш расход}, какая категория расходов подходит для этой оплаты лучше всего? В ответ отправь только название категории расходов.

Если вы хотите добавить новые категории расходов, то их нужно будет обновить в промте. Другой вариант — просто убрать список из промта, чтобы AI сам размечал затраты теми категориями, которые он считает нужными.

На этом все. Если есть какие-то вопросы, с удовольствием отвечу. И будет круто, если поделитесь своими практиками учета финансов)