Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

История компании Unitender, которая занимается тендерным сопровождением и столкнулась с проблемой интеграции сервисов Saby (СБИС Торги) и Kaiten для автоматизации процесса получения актуальных данных по закупкам. После неудачных попыток найти разработчиков, владелец компании Даниил Чувилин обратился к сервису no-code интеграций Albato, который помог ему быстро и эффективно решить проблему.

Введение

Всем привет! Меня зовут Паша, и я отвечаю за маркетинг продукта Albato, который позволяет настроить интеграцию более чем с 600 сервисами и автоматизировать различные процессы без разработчиков. Наша основная аудитория — digital-специалисты, которые решают задачи по автоматизации работы с маркетинговой воронкой: лидогенерация, передача лидов в CRM-системы, выгрузка данных из рекламных площадок в сервисы аналитики, уведомления в мессенджеры, интеграции с AI, обогащение данными в CDP и т.д. Мы также активно развиваем B2B-направление, интегрируя наши решения в интерфейсы партнеров, таких как Яндекс Метрика, Mindbox, Calltouch, Jivo.

Особенно мне нравится рассказывать истории предпринимателей и о том, как им помогает no-code. Сегодня я расскажу историю Даниила, владельца небольшой группы компаний Unitender.ru, Uni-him.ru, и Unisurf.ru, и как он автоматизировал получение торгов и закупок из Saby (СБИС Торги) в Kaiten.

Информация о Unitender:

Unitender помогает своим клиентам участвовать в государственных и коммерческих закупках, а также обеспечивает банковские гарантии и кредиты. Работа компании строится на индивидуальной поддержке клиентов, за каждым из которых закреплен менеджер.

Клиенты обращаются в Unitender с конкретными запросами, и менеджеры ищут подходящие закупки, согласовывают их с клиентами и занимаются оформлением заявок. Цель — победа компании-клиента в тендере.

Я столкнулся с необходимостью автоматизации процесса получения данных из Saby и передачи их в Kaiten, так как это позволило бы значительно ускорить работу менеджеров и повысить их эффективность.

Владелец компании Даниил Чувилин

Процессы и рабочие сервисы

Saby

Saby (СБИС Торги) — это система поиска электронных торгов и анализа закупок. В ней формируются поисковые запросы по торгам, которые интересуют Unitender. Для удобства, запросы одной тематики или клиента компонуются в папки, например, "Аренда техники", "Уборка снега" или "Стройка Ярославль". Это помогает проще ориентироваться в интерфейсе Saby.

Kaiten

Kaiten — это сервис для совместной работы команды. Он простой как Trello и мощный как Jira. Каждый клиент Unitender приглашается в Kaiten, где для него создается отдельное пространство. Генеральный директор имеет админский доступ ко всем пространствам, менеджеры становятся редакторами в клиентских пространствах, а у клиентов есть доступ на комментирование. Например, менеджер Даша курирует ИП Иванова, ООО Ромашку и ИП Петрова, создавая отдельное пространство для каждого клиента.

Google Sheets

Для ведения статистики запросов из Saby используется Google Sheets, так как доступ платный и есть лимиты.

Итоговую стоимость решения, расскажем в конце статьи.

Я готов был вложиться в разработку так как понимал, что это сильно оптимизирует работу компании. Также есть закупки, которые важно "не проспать", на коротком уведомлении.

Владелец компании Даниил Чувилин

Поиск решения

Даниил посмотрел, что у обоих сервисов есть API, и разместил заказ на Kwork и других площадках на разработку интеграции. Цену за интеграцию он поставил в 100-150 тыс. рублей, но откликов не было. Изучая другие способы интеграций, он увидел нашу статью про Builder (конструктор интеграций) и решил написать в наше сообщество Telegram. Наш интегратор Дмитрий Осипов откликнулся и помог сделать интеграцию.Начало работы в Albato:

Начало работы в Albato

В течение недели, изучая структуру и особенности API Saby, стало очевидно, что задачу можно решить. После этого Дмитрий взялся за проект и уже через два дня получилось сделать связку, которая решала задачу по автоматическому получению данных из Saby и передаче их в Kaiten.

Как выглядит интеграция в Albato

Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Все связки начинаются с триггера, который запускает их. Здесь нам помогает внутренний инструмент Albato — запуск связки, который работает как Cron, позволяя задать график запуска по времени, дням и частоте запроса. Почти все связки у нас запускаются в 8 утра, чтобы к началу рабочего времени все торги были уже в CRM.

Следующий шаг делает дату за вчерашний день для последующего запроса в Saby.

Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Далее мы делаем запрос в Saby по нужным нам торгам за вчерашний день.

С помощью конструктора интеграций Albato (Builder) получилось настроить авторизацию к Saby и сделать действия и триггеры, которые будут запрашивать торги по запросам, и из самой папки, и для получения статистики по API. Изначально мы думали, что нам придется "вытаскивать" все лоты постранично, и фильтрация по дате и времени в запросе не отфильтрует торги. Но это опасение не подтвердилось, поэтому, с учетом пожеланий по времени забора данных из API, принял решение использовать в качестве триггера инструмент Albato: запуск связки, а все запросы к API Saby делать в качестве действий (action), а не триггеров во всех связках.

Интегратор Дмитрий Осипов
Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Следующий шаг останавливает связку, если торги не найдены.

Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Если торги есть, мы разбиваем этот массив данных на отдельные элементы, чтобы можно было создавать отдельные карточки по каждому лоту в Kaiten.

Создание карточек в Kaiten.

Интеграция настроена так, что карточка создается непосредственно в пространстве клиента, на соответствующей доске и воронке. Вся необходимая информация о торгах по лоту из СБИС передается автоматически в карточку.

Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Как выглядят связки по каждому клиенту или запросу:

Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Заключение

Решение, сделанное на Albato, позволило Unitender улучшить свои процессы.

Добавление связок под новых клиентов компании занимает в среднем 5 минут. Не нужно копаться в коде и помнить где какие переменные отвечают за что в запросах, так как в интерфейсе Albato все нужные переменные выведены в обязательные к заполнению (в виде полей) и у каждого поля есть подробное описание на русском - какое поле отвечает за какие данные в запросе (по папке и по запросу). Если в процессах что-то изменится или добавятся новые сервисы, можно легко изменить собранные интеграции.

В планах: подключать дополнительные каналы для уведомлений, подключение одного или нескольких ИИ, чтобы можно было делать скоринг по участникам торгов / просчитать вероятность выигрыша торга в цифрах, так как в Albato уже реализованы методы работы с 4 разными ИИ: OpenAI (ChatGPT, assistant API), Claude 3, Gigachat, YandexGPT.

После внедрения автоматизации работа менеджеров значительно ускорилась, примерно на 1,5-2 часа у каждого менеджера. Но главное, что клиенты получили более качественное обслуживание и быстрый доступ к торгам, которые важно “не проспать”.

Владелец компании Даниил Чувилин

Как обещал про стоимость

Доступ к API СБИС - 30 тыс. рублей с ограничением передачи по API до 200 торгов в сутки, тарифы.

Поэтому была сделана отдельная связка по ведению ежедневной статистики запросов:

Как no-code помог автоматизировать тендеры и сэкономить деньги: решение для автоматизации тендерного сопровождения

Albato — 4590 рублей в месяц, это тариф Стандарт, Базового не хватило из-за количества транзакций.

Kaiten — бесплатный тариф. (подробнее о работе Unitender в Kaiten можно почитать здесь)

Внедрение — полная стоимость с поддержкой = 31 000 рублей (Основная стоимость здесь — работа с билдером, так как интеграции с Saby не было в готовых подключениях, простые интеграции стоят в разы дешевле).

Если вам понравилась статья, поставьте палец вверх. Если вы вдохновились автоматизацией и хотите сделать так же для себя, компании или клиентов пишите комментарии здесь или сразу вступайте в сообщество по автоматизации в @Albato_Helpers.

1818
8 комментариев

Здравствуйте, вы можете помочь внедрить с нуля аналогичную систему по работе с тендерами?

1
Ответить

Здравствуйте! Конечно, напишите, мне в лс

Ответить

Полезная интеграция! Интересно узнать, есть ли у вас сейчас возможности для интеграции других сервисов с Кайтеном?

Ответить

Спасибо! Да, конечно, можно сказать так: если у сервиса есть API, то можно настроить интеграцию с Kaiten)

1
Ответить

Хорошо, что владелец компании рассмотрел различные варианты интеграции и нашел подходящее решение

Ответить

Повезло Даниилу))
А я написал в Телеграм с просьбой помочь настроить.
Отозвался парень, обещал написать но не написал, перенес на следующий день.
На следующий день сам написал и напомнил, в ответ попросил оставить номер телефона мой чтобы он мог позвонить.

Номер скинул а в ответ парень видимо самый умный просто удалил всю переписку и больше не отвечает.

Зато в общем чате продолжает писать дальше.
Что это было я не понял.

Тестовый период закончился и я так не смог ничего проверить как работает. На сайте в чате поддержка пишет, что специалиста найти можно в чате телеграмм.

Ответить

Руслан, очень жаль что такой опыт, но от такого, к сожалению, никто не застрахован. Какая у вас задача, давайте я помогу вам её закрыть.

Ответить