Что делать, если вы работаете удалённо. Опыт, боль, жиза!

Мы уже не первый год работаем на удалёнке, поэтому с радостью готовы рассказать про организацию рабочих процессов, тайм-менеджмент и эффективность.

Начнём с того, что сфера IT всегда была близка к удалёнке. Из-за объявленной пандемии коронавируса организации оказались в ситуации, в которой IT-компании находятся давно. Нам очень сложно найти компетенцию в одной географической точке, будь то район, город или страна, поэтому айтишники сразу начали к этому приспосабливаться, отлично понимая, что надо взаимодействовать с людьми за пределами своего населённого пункта. Выходить за границы классического понимания «приехать на работу в офис».

У нас есть специалисты, которые с самого начала работают на удалёнке, те же привлечённые дизайнеры, привлечённые специалисты-разработчики разных квалификаций и т. д. Несмотря на то что мы не встречаемся каждый день на совещаниях и планёрках, работа кипит, у нас довольно большой пул проектов, очень разных по длительности, от недели до года и более. Мы сразу применяем все методы удалённой работы. Это удобно.

Это выстраивание процессов коммуникации и документооборота в режиме онлайн. Мы и то и другое диджитализировали, но никогда не зацикливались на поиске одной волшебной программы, которая будет фиксировать всю нашу деятельность. Мы ищем соответствующую программу под задачи, дальше тестируем на пригодность и используем в случае успешного теста. Необходимые нам веб-ресурсы, во-первых, доступны из любой точки мира, а во-вторых, надёжно защищены. Каждый специалист получает свой персональный доступ к ним, может войти, посмотреть, изменить, сохранить и т. д.

Ответ на этот вопрос уместился в пять пунктов:

У нас есть корпоративная почта и привязанный к ней единый синхронизирующийся календарь. В нём мы планируем и приглашаем на встречи коллег и смотрим загрузку друг друга.

На первом этапе труднее всего наладить постоянный контакт с командой. Как правило, организовать работу таким образом тяжело в первый раз. Кажется, что неэффективно решать рабочие вопросы, разговаривая по телефону, а потом ты привыкаешь, что можно просто созвониться на минуту и договориться обо всём

У нас есть рабочие группы в мессенджерах, которые также позволяют решать разного рода оперативные задачки.

Ещё один минус — отсутствие невербальных признаков общения. Сложно понять реакцию человека по голосу или тексту, из-за этого «притирание» команды происходит чуть медленнее, но зато каждый участник учится чётко выражать свои мысли и давать ясные комментарии. Понимание с полуслова придёт, но несколько позже.

Мы проводим митапы. Например, менеджерские, на которых говорим про ведение проектов, тайм-менеджмент, обсуждаем профессиональные «боли», разбираем сложности и делимся опытом. Есть дизайнерские митапы, касающиеся особенностей реализации поставленных задач, поисков нестандартных решений, формирования дизайн-концепции и пр. Ещё мы проводим так называемые большие созвоны, на которых общаемся всей командой! У нас работают очень разные ребята, со всей России и не только из России, у всех очень интересная судьба, жизненная позиция и увлечения. Ребята делятся всем, что хотят рассказать, и это очень сплачивает и заряжает!

Чтобы ускорить процесс притирания команды, мы подключаем видеокамеры во время созвонов. Когда есть какие-то недопонимания, просто включаем камеру, смотрим друг на друга и стараемся подробно объяснить свою мысль. То же самое, когда обсуждаем что-то в чатах: указываем сроки для выполнения задачи, её особенности и детали. Коллега на том конце провода вряд ли сможет понять, что это срочная задача, если вы об этом не скажете. Видеосвязь очень помогает понимать друга и укрепляет команду.

Если вы неожиданно столкнулись с удалённым режимом и не понимаете, как сидя за обеденным столом не реагировать на всё, что происходит вокруг, то мы с радостью поделимся своим опытом и расскажем, что делать.

Комфорт и рабочее пространство. Не работайте там, где отдыхаете или спите. Это ужасно. Разграничьте зоны, если отдельной комнаты для работы у вас пока нет.

Лайфхак. Кресло-груша очень помогает сменить обстановку (позу), немного расслабиться на время созвона. Оно мобильно: где хочу, там и релакс.

Вид из окна. Если ваши глаза упираются не в стену соседнего здания, а в красивое голубое небо, вы можете полноценно отвлекаться, смотреть вдаль, а значит, «расслаблять» голову.

Любимая удобная канцелярия. Обожаю планировать рабочие задачи на день именно в бумажном блокноте, несмотря на наличие современных примочек. А мечтаю это делать на пробковой доске!

Кофейни и другие места силы недалеко от дома. Клёво, если в обед, перед работой или когда всё достало можно «выйти в сад».

Кот, любимый кофе или чай на расстоянии вытянутой руки. Вкусных бонусов много не бывает. А кот — криптонит, хоть и не зеленый.

Хорошая вебка — ближе к удалённым коллегам. Со временем захочется видеть всех. И чтобы вас всем было видно, слышно, ничего не зависало, а нужные программы работали аки часы.

«Добрая» одежда. Если не хотите чувствовать себя домашней амебой, заведите много комфортной и симпатичной одежды для работы дома. Чтобы ничего в ней не бесило.

Маленькие традиции, настраивающие на рабочий лад. Просыпаюсь за час до старта. Пью кофе, и это самый важный пункт J. Читаю новости, плавно перехожу к статьям по дизайну, просматриваю работы коллег. Уловили? Погружайтесь в работу постепенно.

Рабочее место должно ассоциироваться с работой. Если у вас оно на кухне, не унывайте: повернитесь спиной или хотя бы боком к холодильнику, долой скатерть, салфетки и пр. Поставьте лампу и то, без чего вы не работаете.

Лайфхак. Если кухня — все, что у вас пока есть, в обед повернитесь лицом к холодильнику. Все-таки смена обстановки.

Режим. Не вздумайте забыть, что рабочий день имеет границы, иначе никогда не уйдете с работы домой.

Любите свою работу. Это самое главное. Тогда и кухня — овальный кабинет в Белом доме.

Составляйте план на день накануне — это освободит голову вечером и поможет ничего не забыть и переключиться в домашний режим. У нас в команде есть очень полезная штука: мы делим рабочий план на день так: 4 критические задачи — те, что требуют особого внимания сегодня, 4 важные — их тоже стараемся делать сегодня. В конце дня мы ставим плюсы задачам, которые выполнили и минусы, которые не сделали или не успели доделать до конца. Плюс мы дописываем дополнительные задачки, если они появляются.

Делайте и опять делайте перерывы. На удалёнке легко «залипнуть»: старайтесь чаще вставать из-за компьютера и выполнять часть работы стоя (например, созвоны), бег на месте (подготовка к разговорам), приседания, отжимания (банальная физнагрузка). Всё что угодно, лишь бы встряхнуть мозг.

Начинайте с самого сложного — в начало дня советую ставить сложные, эвристические задачи, которые потребуют много сил, а на вторую половину уже задачи, которые можно делать на «полуавтомате».

Эмоции в переписке — не эмоции в работе.Рабочая переписка включает эмоциональное и конструктивное. Ваша задача — выделить конструктив и получить максимальный результат. Поле для эмоций — видеосозвоны.

Научитесь быть оффлайн — я живу на Бали, а значит, на 4 часа опережаю московских коллег. Мы часто работаем с ребятами в разное время. Бывает, на кого-то ночью нападает вдохновение и он незамедлительно делится идеями с коллегами или в общем чате вдруг вспыхивает жаркий спор и телефон начинает лопаться от уведомлений. Чтобы не ругаться, а наслаждаться сновидениями, выключайте уведомления в чатах или даже мессенджерах, оставляйте звук только для самых важных контактов.

Кайфуйте от каждой, даже самой мелкой задачи. Ваш рабочий день дома равен длине вашего сна. Вы же не спите с негативом, верно? Вот и работать постарайтесь с таким же наслаждением, как если бы обнимали свою любимую подушечку

У нас есть инструменты, которые помогают нам фиксировать свою деятельность и рабочее время.

План/факт чат. В этом чате каждый сотрудник делится своим рабочим планом в начале рабочего дня, а вечером проставляет плюсы (задача выполнена) или минусы (задача не выполнена). Ещё в этом чате мы можем смотреть, кто как загружен и какие у кого задачи.

Чат-бот для списания часов. В конце рабочего дня нам пишет Zebot, который вежливо просит нас списать часы и указать результаты проделанной работы.

Всё это фиксируется, чтобы руководители могли в любой момент оценить загрузку специалистов и увидеть эффективность, а отдел контроля качества проанализировать типы задач и количество затраченного времени для дальнейшего планирования.

Это гораздо эффективнее рабочего офисного графика, потому что в офисе живёт такая иллюзия: если человек сидит с 9 до 6 — он выполняет свою задачу. И даже если ты его мониторишь 24/7, то всё равно не знаешь, сколько времени по факту он делает ту или иную работу. Таймированием офисные сотрудники обычно не заморачиваются. А с помощью чат-ботов видно чистое время, потраченное на задачу, а это делает рабочий процесс абсолютно прозрачным.

Эффективная удалёнка — чётко отлаженный процесс, со своими ритуалами, плюсами и минусами. К удалённой работе необходимо приспособиться и привыкнуть, но затраченное время на адаптацию сэкономит тысячи часов в будущем!