5 советов IT-директору или как не сойти с ума, внедряя «Битрикс24»

«Оk, Google: как внедрить “Битрикс24” с нуля?». Мы подготовили несколько советов для всех, кто задумался о переводе компании с «механики» на «автомат» и пошагово расписали путь от отрицания к принятию.

Ведение учета задач без системы автоматизации похоже на прогулки по супермаркету без корзинки и списка. У тебя на компьютере стикеры с пометками «не забыть» или «важно до конца недели», задачи из блокнотов после планерок, что-то в Trello и Slack и т. д. Почему-то мы не смогли до карантина определиться с выбором удобного для всех инструмента фиксации задач. У каждого в Платформе НТИ было свое мнение и привычные таск-трекеры, но удаленка быстро задала новый тренд. Так, «Битрикс24», до этого момента внедренный у нас только в части CRM, красиво вошел в нашу жизнь. И вот уже четвертую неделю (пока с переменным успехом) мы пытаемся жить в контексте ведения общего учета проектов во всех подразделениях. Это сложно: мы кинулись в пропасть, миновав стадии проработки архитектуры и сбора функциональных требований (сделали только очень крупные штрихи).

А теперь несколько советов IT-директорам и их командам как внедрить систему управления проектами наиболее безболезненно для коллег и не сойти с ума самому.

Если в вашей компании нет системы автоматизации, сначала объясните людям, чем отличаются электронный документооборот от CRM, а CRM от системы ведения проектной деятельности и учета задач.

Вам будет сложно: коллеги, которые не работали с этим, просто не смогут составить грамотный запрос к архитектуре и функционалу. И это не их вина. Поэтому, если у вас нет времени, чтобы разработать систему сразу под специфику работы каждого департамента, просто откажитесь на время от этой мысли. Подберите решение, которое будет максимально отвечать всем потребностям вашей компании, и представьте его базовый вариант. Заведите в систему всех пользователей и смотрите, как проходит их знакомство со средой, помогайте им освоиться, расскажите об основных процессах и механизмах.

Рекомендуем заранее договориться с коллегами о том, что правила игры будут усложняться. Но в самом начале просто покажите им новые инструменты для работы.

Латентные «антипрививочники» и технологические нигилисты среди нас. Это вам кажется, что автоматизация – основа основ всей работы. Рисовать задачи на маркерной доске – это же красиво! Неоновые стикеры с восклицательными знаками, сообщающие о приближении дедлайна, подкрепляют в «художниках» собственное чувство стопроцентной занятости. А вот механическое напоминание робота о наступлении критического срока выполнения задачи может даже обижать чувства.

Приготовьтесь к сопротивлению и просто потерпите. Люди придут к пониманию того, что многие аспекты контроля и проектного управления действительно удобнее переложить на систему. И перестанут ежедневно жонглировать горячим картофелем.

Расскажите коллегам о том, что они не одни в этом мире: проведите несколько обучающих «живых» уроков. Ваши инструкции никто не прочитает, а вот вопросы задавать будут. Настройте службу ServiceDesk (комплексно она может объединять в себе функционал Helpdesk и стратегический принцип «IT как услуга»): так вы поймете, насколько ИТ-департамент загружен, сможете оптимизировать распределение задач внутри и определите, сколько времени в среднем тратится на работу с клиентом. Это особенно актуально в больших организациях. Для внедрения системы самообслуживания добавьте на портал перечень наиболее частых пользовательских проблем. Сначала, конечно, все будут отказываться заводить задачи в своих битрикс-кабинетах, но это пройдет!

Если вы все сделали правильно, система должна заработать: генеральный директор будет видеть срез проектной работы и контролировать эффективность компании, художники научатся фиксировать задачи и реагировать на сигналы автоматических оповещений. Конечно, периодически вы будете выходить на войну с «зачем дублировать мои задачи в Битриксе, я их сам веду в [...]» и «мы составили общую Excel-таблицу со сроками подготовки проекта».

После первой недели теста и обработки запросов в техподдержку вы поймете, на что стоит обратить внимание в вашем конкретном случае. Обобщите этот опыт и сформулируйте общие правила-рекомендации, которые помогут вашим коллегам быстрее адаптироваться.

Постарайтесь определить источники самых важных задач, выполнение которых непосредственно влияет на KPI компании. Мы советуем выделять их из общего списка и тегировать. Затем покажите, как главные задачи могут дробиться и декомпозироваться на подзадачи и в конечном итоге вести к 1-2 исполнителям. Впоследствии это вас избавит от ситуации с внезапным обнаружением задач-беспризорников.

Как у нас? Для поручений генерального директора, наблюдательного совета компании и других важных источников мы выбрали эмодзи ⭐ и ввели систему понятных внутренних тегов. А еще разработали правила оформления задач, чтобы сразу было понятно, кто ее ведет, какой образ результата мы планируем увидеть.

Когда коллеги освоят базовый функционал заведения задач в проекты в своих личных кабинетах, расскажите им, что еще можно делать в системе. К примеру, в «Битриксе» можно прописать иерархию подчинения сотрудников, есть возможность формулировать задачи прямо из электронной почты, указать соисполнителей по задаче, настроить время выполнения и так далее. Покажите диаграммы Ганта, Канбан (почти Trello) и возможности по оценке собственной эффективности. Поверьте, эта история увлечет любого художника :) И нет, мы не рекламируем «Битрикс24».

Совет без номера: просто примите тот факт, что все должно было заработать еще вчера. Keep calm & just do it.

Александрина Клюс, Василиса Пешкова, Константин Кичинский