Тендерный отдел: вызов, с которым мы не справились (ладно, не совсем)

Всем привет! На связи Валентин Пахомов, занимаюсь стратегическим развитием “Сидорин Лаб” – международного диджитал-агентства по управлению репутацией в интернете.

Некорректные ТЗ, демпингующие конкуренты, горы бумаг и нереальные сроки — уверен, если вы занимаетесь тендерами, то понимаете эти боли. Мы задумались: “Почему бы не собрать отдельную команду, которая заберет на себя рутину?”. Рассказываю, как наша идея провалилась, но помогла по-другому взглянуть на работу компании.

В тендерах мы участвуем уже минимум 10 лет, причем как в коммерческих, так и по 223-ФЗ (госзакупки). Конечно, как и всегда в этой сфере, участвуем намного чаще, чем выигрываем, но есть, чем гордится. В 2023 году наши показатели увеличились.

Нет, мы не стали подавать в разы больше заявок на участие. Просто решили, что пора менять внутренние процессы. Сначала планы были грандиозные и очень классные, но, столкнувшись с реальностью, начали с малого – и к счастью, это тоже дало свои плоды. Делюсь опытом, который может помочь оптимизировать и вашу работу.

— Документация. Много времени уходит на точные расчеты и подписание бумаг. Особенно непросто работать с документами для подачи заявок по 223-ФЗ, но оформление тендеров на корпоративных площадках – тоже трудоемкий процесс, который требует внимательности.

— Разработка стратегии. Касается коммерческих тендеров. Чащего всего уже на этапе продажи нужно подготовить крутую, развернутую стратегию работ. Небольшой плюс – как правило, здесь не всегда такие строгие требования к документации.

— Поиск тендера. Существует огромное количество запросов, касающихся репутационных услуг (мониторинг, работа с поисковой выдачей, сопровождение в социальных сетях и т. д.), и это открытые закупки, которые нужно искать.

— Сроки. Бывает, что мы находим тендер практически в последний момент. Если понимаем, что шанс собрать заявку все-таки есть, то работаем в режиме цейтнота.

— Некомпетентность заказчиков. Говорю без негатива, ведь часто тендерами занимаются специалисты отдела закупок – не могут же они разбираться вообще во всем. В таких случаях, чтобы донести нюансы нашей работы, уходит много времени. Но иногда, к сожалению, это бестолково. Многие ищут самое недорогое и не понимают необходимости качественного подхода или использования недешевых инструментов.

Когда менеджер отдела продаж тратит время не на создание стратегии, а на поиск конкурсов, оформление документов, общение с тендерной площадкой – это расход ценного ресурса. Тем более, с каждым годом к нам приходит все больше запросов, и обрабатывать их становится сложнее.

Проанализировав текущую ситуацию, мы придумали несколько идей, которые помогли бы нам оптимизировать процессы.

Первая идея: найти специалиста, который сконцентрируется именно на тендерных документах. Да, нам помогали юристы “Сидорин Лаб”. Но они загружены текучкой, из-за чего часто не могли оперативно помочь с тендерной документацией. Отдельный специалист ускорил бы работу над подачей заявок и помог бы не только нашим сейлам, но и юристам компании, сняв с них головную боль.

Вторая идея: активно искать тендеры и оценивать предыдущие закупки компании. Такой подход помог бы расширить наши охваты и сделать работу с запросами закупщика эффективнее.

Мы тестировали в своей команде поиск таких тендеров: подбирали семантические ядра, сортировали запросы. Немного разобрались в теме и поняли, как много времени уходит на первичную обработку, в том числе на определение нерелеванта.

Третья идея: отслеживать даже вероятные закупки, общаться с представителями компаний и выяснить, насколько им в целом интересен репутационный маркетинг. Например, если у бренда уже есть наброски по тендерному ТЗ, предложить консультацию, которая в дальнейшем поможет грамотно поставить задачу.

Четвертая идея: проводить мероприятия и собирать базу контактов. “Сидорин Лаб” уже активно работает над популяризацией темы управления репутацией, и мы хотели пойти дальше – объяснять брендам, как правильно запрашивать такие услуги и составлять корректное тендерное ТЗ.

Мы столкнулись с банальной, но болезненной проблемой – отсутствие ресурсов. На финальной стадии выяснилось, что целый отдел, который бы забрал на себя все описанные выше задачи, на данный момент мы взять не можем. Посчитали потенциальные затраты на сотрудников и поняли, что то количество лидов, с которым придется работать, и наши потенциальные задачи на современном рынке потребуют слишком серьезных вложений с отдаленной перспективой окупаемости. Тендеры – это та история, когда ты проделываешь колоссальную работу, и… часто проигрываешь.

Мы стали думать, как сократить отдел до одного человека и что же все-таки ему поручить. Хорошая новость: тендерного специалиста мы в итоге нашли, и работает он с нами уже практически год.

Что у нас получилось:

Что пошло не по плану:

Что еще нам дали изменения

Одно из важных достижений – мы глубже погрузились в тендерную историю, убедились, что многие закупщики плохо разбираются в управлении репутацией и ставят некорректные ТЗ. Проанализировав эту ситуацию, у нас получилось оптимизировать расходы.

Нельзя сказать, что мы полностью провалились в реализации первоначальной идеи – количество выигранных тендеров говорит об обратном. Продолжаем переупаковку, налаживаем связи в команде, а подача документов в целом уже отточена. Ну и приятно, что мы присутствуем на большом количестве различных площадок, наращиваем обороты.

Конечно, текучка никуда не делась, но и про планы мы не забыли. В будущем хотим все-таки выходить к самым разным закупщикам, объяснить суть работы по управлению репутацией и помогать ставить качественные тендерные ТЗ.

Все еще мечтаем о полноценном отделе с сотрудниками, которые смогли бы выезжать на встречи, проводить мероприятия, взращивать собственных амбассадоров и выстраивать партнерские отношения с интересными нам компаниями. А пока что продолжаем работать и развивать то, что уже имеем.

А что для вас самое сложное в работе с тендерами?