Цифровые войны, эпизод не последний: импортозамещение проектного управления — новая надежда

Введение новых санкций США напоминает сцену из «Звездных войн», когда Империя запретила поставки высоких технологий на планеты Альянса. Но, как и повстанцы, наши компании не сдаются и ищут альтернативные решения, чтобы к осени, когда санкции вступят в силу, ничего не потерять. С офисным ПО всё попроще, а вот с системами управления проектами...

Расскажу об одном из недавних примеров в моей, как руководителя проектов, практике. Здесь проблема была с бронированием или букингом сотрудников

По моим наблюдениям, средний и крупный бизнес сейчас не просто ищет замену зарубежным программам. Они больше не хотят использовать отдельное ПО для управления проектами (также, как отдельную базу знаний или мессенджер).

Компаниям со сложными бизнес-процессами нужна единая цифровая экосистема, и это не рекламный лозунг, а реальная потребность. Давайте рассмотрим кейс, где крупная организация переходила со связки MS Project + Jira + Teams, чтобы упростить и оптимизировать проектную работу. В конце вы увидите, насколько эффективнее стала их новая система на конкретном процессе букинга специалистов.

Напомню, что я работаю в компании “Первая Форма”, разрабатывающей одноимённую BPM-систему, и рассказываю, что вижу изнутри. Я не занималась внедрением других решений, поэтому не берусь о них судить.

Что таить, после новостей о санкциях на прошлой неделе, я тоже полезла на сайт Минфина США. Чёткого стоп-списка программ там нет. Остаётся довольствоваться только этим:

Вернёмся к истории с заменой MS Project + Jira + Teams для проектного управления. Это произошло до объявления новых санкций, но сроки тогда тоже горели. Мы работали с компанией под NDA, поэтому я буду называть её «N».

N пришли к нам со стандартной задачей: оплаченные лицензии заканчиваются, надо переходить на отечественный софт. Основная проблема — перенести процесс бронирования сотрудников на проекты, костыльно реализованный с помощью интеграции систем (и черной магии).

Компания N — лидер в своей сфере, поэтому там ведётся много разных проектов одновременно. Проектным менеджерам нужно приходить к соглашению и распределять рабочее время специалистов так, чтобы не было переработок и простоев в работе. Для этого они и бронируют сотрудников, то есть закрепляют их на определённые задачи.

Как я уже говорила, раньше для бронирования использовали костыльное решение, работать с которым было очень сложно. Теперь этот процесс перенесён в единую систему. Вот, как это выглядит:

Заявку согласовывают руководители проектных команд. Они проверяют перегрузки и пересечения на общем графике. Там же можно изменить даты, отменить бронь или создать новую.

На графике используются цвета для обозначения загрузки:

В системе сейчас работает более 1,5 тыс. сотрудников, а проектов заведено около 5 тыс. Планирование N долгосрочное, так что сотрудники ежедневно генерят более миллиона единиц данных. Чтобы система могла правильно их обрабатывать, мы занесли в справочники формулы и коэффициенты.

Когда система распределяет время сотрудников, она учитывает десятки факторов. Например, региональные праздники и сокращенные дни. Можете представить, какими костылями это было настроено раньше?

В системе можно увидеть:

Менеджеры чаще всего смотрят отчёт по свободным сотрудникам. Он показывает, у кого сколько часов можно забронировать. Раньше всё это нужно было сводить вручную.

Вдобавок к управлению проектами мы настроили в системе проектную базу знаний и корпоративный портал. Туда приходят все новости и обновлённые регламенты. Это очень удобно — рабочие инструкции теперь всегда под рукой — на главном экране.

Взаимодействие сотрудников также проходит внутри системы — в комментариях к задачам, по ВКС или во встроенном мессенджере.

Как итог — теперь вся проектная работа в компании N — от отдельных задач до диаграммы Ганта ведётся в одном месте с базой знаний, регламентами, пространством для коммуникаций и тем самым процессом бронирования, ранее построенным на стыке трех систем.

А на какой стороне силы вы?