Цифровые войны, эпизод не последний: импортозамещение проектного управления — новая надежда
Введение новых санкций США напоминает сцену из «Звездных войн», когда Империя запретила поставки высоких технологий на планеты Альянса. Но, как и повстанцы, наши компании не сдаются и ищут альтернативные решения, чтобы к осени, когда санкции вступят в силу, ничего не потерять. С офисным ПО всё попроще, а вот с системами управления проектами...
Расскажу об одном из недавних примеров в моей, как руководителя проектов, практике. Здесь проблема была с бронированием или букингом сотрудников
По моим наблюдениям, средний и крупный бизнес сейчас не просто ищет замену зарубежным программам. Они больше не хотят использовать отдельное ПО для управления проектами (также, как отдельную базу знаний или мессенджер).
Компаниям со сложными бизнес-процессами нужна единая цифровая экосистема, и это не рекламный лозунг, а реальная потребность. Давайте рассмотрим кейс, где крупная организация переходила со связки MS Project + Jira + Teams, чтобы упростить и оптимизировать проектную работу. В конце вы увидите, насколько эффективнее стала их новая система на конкретном процессе букинга специалистов.
Напомню, что я работаю в компании “Первая Форма”, разрабатывающей одноимённую BPM-систему, и рассказываю, что вижу изнутри. Я не занималась внедрением других решений, поэтому не берусь о них судить.
Ситхи продолжают мстить — вводить санкции. Чем это обернётся
Что таить, после новостей о санкциях на прошлой неделе, я тоже полезла на сайт Минфина США. Чёткого стоп-списка программ там нет. Остаётся довольствоваться только этим:
- запрещено предоставлять любому лицу в России проектные услуги и услуги по IT-консультированию;
- запрещено поставлять облачные технологии и услуги IT-поддержки для управления предприятием, а также ПО для проектирования и производства.
Пробуждение отечественной силы проектного управления
Вернёмся к истории с заменой MS Project + Jira + Teams для проектного управления. Это произошло до объявления новых санкций, но сроки тогда тоже горели. Мы работали с компанией под NDA, поэтому я буду называть её «N».
N пришли к нам со стандартной задачей: оплаченные лицензии заканчиваются, надо переходить на отечественный софт. Основная проблема — перенести процесс бронирования сотрудников на проекты, костыльно реализованный с помощью интеграции систем (и черной магии).
Компания N — лидер в своей сфере, поэтому там ведётся много разных проектов одновременно. Проектным менеджерам нужно приходить к соглашению и распределять рабочее время специалистов так, чтобы не было переработок и простоев в работе. Для этого они и бронируют сотрудников, то есть закрепляют их на определённые задачи.
Как я уже говорила, раньше для бронирования использовали костыльное решение, работать с которым было очень сложно. Теперь этот процесс перенесён в единую систему. Вот, как это выглядит:
- При бронировании менеджеры указывают даты и загрузку в процентах или часах, а система сама считает и распределяет часы. Например: специалист нужен на 5 дней по 8 часов (40 часов в неделю). Если указать 50%, система даст 20 часов. Если 50 часов, то система предупредит о перегрузке.
- В заявку можно добавить конкретных людей. Их данные придут из кадровой системы. Если все заняты, менеджер укажет в заявке требования. Когда наймут подходящего человека, система перенесет на него бронь.
- Для срочных задач есть особый тип брони, которая отменяет все остальные брони сотрудника.
Заявку согласовывают руководители проектных команд. Они проверяют перегрузки и пересечения на общем графике. Там же можно изменить даты, отменить бронь или создать новую.
На графике используются цвета для обозначения загрузки:
- Зеленый — сотрудник занят на 100%.
- Синий — загрузка меньше 100%.
- Красный — у специалиста перегрузка (больше 100%).
Джедаи оптимизации: как система использует десятки факторов для идеального распределения часов сотрудников
В системе сейчас работает более 1,5 тыс. сотрудников, а проектов заведено около 5 тыс. Планирование N долгосрочное, так что сотрудники ежедневно генерят более миллиона единиц данных. Чтобы система могла правильно их обрабатывать, мы занесли в справочники формулы и коэффициенты.
Когда система распределяет время сотрудников, она учитывает десятки факторов. Например, региональные праздники и сокращенные дни. Можете представить, какими костылями это было настроено раньше?
НЕизгой в мире данных: как система формирует 19 отчетов по доступным трудовым ресурсам
В системе можно увидеть:
- одновременные брони;
- занятость по дням и в целом;
- проекты конкретных специалистов.
Менеджеры чаще всего смотрят отчёт по свободным сотрудникам. Он показывает, у кого сколько часов можно забронировать. Раньше всё это нужно было сводить вручную.
Восход корпоративного портала — с новостями и базой знаний для всех сотрудников
Вдобавок к управлению проектами мы настроили в системе проектную базу знаний и корпоративный портал. Туда приходят все новости и обновлённые регламенты. Это очень удобно — рабочие инструкции теперь всегда под рукой — на главном экране.
Взаимодействие сотрудников также проходит внутри системы — в комментариях к задачам, по ВКС или во встроенном мессенджере.
Как итог — теперь вся проектная работа в компании N — от отдельных задач до диаграммы Ганта ведётся в одном месте с базой знаний, регламентами, пространством для коммуникаций и тем самым процессом бронирования, ранее построенным на стыке трех систем.
А на какой стороне силы вы?
Причины задержек на работе надо искать в организации труда, методах управления и корпоративной культуре. Мы изучили, как устроены процессы в разных компаниях, выяснили, в чём проблема, и нашли способ победить сверхурочные.
Управлять проектами — как разжигать костер. Следить за небольшим пламенем легко, но стоит чуть потерять контроль, и можно довести дело до пожара. Так и с проектами: если вовремя не спохватиться, задач будет всё больше и придется постоянно «тушить огонь». В статье расскажем, как этого избежать и какие инструменты вам помогут.
Если вы устали от сотрудников, которых приходится постоянно пинать и контролировать, у меня для вас плохие новости. Вам не поможет замена на более опытных, потому что проблема в другом. Единственный работающий способ, как делегировать сложные задачи и проекты, начать спать спокойно и обойтись без массовых увольнений, описан в этой статье.
Привет, я Артём — главред в ПланФиксе, платформе для создания собственной системы управления. В России на удаленной основе работают около 1 млн человек. Гибридных команд еще больше. И этими людьми надо как-то управлять.
На 1 специалиста кадровой службы приходится 100-250 сотрудников компании — такой статистикой поделился один из сервисов Сбера. Представьте, в каких масштабах кадровик оформляет отсутствия, готовит справки, проверяет табели, занимается приёмом и увольнением.Чтобы разгрузить специалистов и упростить жизнь остальным сотрудникам, мы автоматизировали их…
Рассказываем, как с помощью ИИ (и не только) упростить поиск работы и прохождение собеседований.
В этой статье я расскажу, как база знаний помогает компаниям перестать терять деньги на бесконечное обучение новичков, путаться в старых инструкциях и срывать сроки проектов. Поделюсь реальными сценариями использования, цифрами и объясню, как организовать работу с базой знаний внутри компании.
Привет, меня зовут Руслан Усманов, я PM Head в Doubletapp. В конце прошлого года мы пересмотрели свою систему ведения проектов и внедрили методологию P3.express. В этой статье поделюсь опытом и расскажу, почему мы решили это сделать, как проходил процесс внедрения и к каким результатам мы пришли.
В сентябре 2022 года к нам обратилась международная логистическая компания по грузоперевозкам и хранению в сегменте HoReCa. Проблема: европейский головной офис отзывает лицензии на иностранные ПО, и у клиента есть только год, чтобы реализовать ИТ-трансформацию, иначе произойдет остановка работы всех 16 распределительных центров по России. Все подро…
Сегодня наш герой – предприниматель Иван. Он владеет школой иностранных языков, а недавно открыл филиалы в соседних регионах. Управлять распределённой командой стало сложно. Бизнес вроде бы работал, но Иван закопался в рутине, поэтому решил внедрить Work Management.
Офисная работа уже хорошо изучена, поэтому мы знаем, что больше трети дня сотрудники просто ищут данные в разных рабочих системах. Особенно всё плохо с документами, их находят только в 50% случаев. Расскажу, как мы решали эту проблему в НИИ с масштабным документооборотом. Не исключено, что в этой истории вы увидите отражение собственных процессов.
Выгорание - я твой отец. Нэээээт
Гифка огонь 😁
Это сервис какой-то?
на планеты Альянса завезли высокие технологии :))))
Гугл в помощь))
Есть сервисы, проверено только что
Ставим лайк за ностальгию по звёздным войнам
Олды тут
Звездные воины это конечно круто, но по сабжу есть вопросик: а есть ли у N что-то для учета факта по часам? Или там уже все так отточено, как в аптеке, что спецы всегда в заложенные тайминги попадают? И есть ли какой-то календарь для понимания, когда и чем заниматься?
Я почему спрашиваю, на моей бывшей работе был великолепный ритуал букировать дизайнеров на кучу часов, а потом бороться за распределение по дням. Типа кому-то с утра надо, кому-то тоже и тд. Вот интересно как там это сделано