Как упорядочить работу в команде с помощью визуализации

Делимся приёмами Agile, которые помогают навести порядок в проектах и сфокусироваться на ценностях, а не процессе.

Чем больше компания, тем больше задач у каждой команды. Чтобы работать продуктивно, нужно серьёзно подходить к планированию нагрузки всей группы и каждого отдельного сотрудника. Рассказываем, как мы в Сбере распределяем задачи с помощью визуализации.

Эта статья написана по мотивам выступления Дмитрия Маева, Agile-коуча Сбера, «Как визуализация помогает договариваться» на Sbergile Talks. Если захочется узнать больше деталей, посмотрите видео.

В корпорациях проблемы команд часто идентичны. Например, типичная картина в проектах такая:

Разработчикам сложно оценить реальный срок выполнения задачи.
Команда перегружена задачами, иногда приходится выполнять работу вне плана.
Задачи, над которыми команда долго работала, периодически останавливаются.
Сложно определить, на каком этапе сейчас находится проект.
Результаты нельзя спрогнозировать.

Дальше всё идёт по такой цепочке: кто-то из сотрудников нарушает обязательства → возникает недоверие в команде → становится сложнее договориться между собой.

У этих проблем разные причины, и универсальных рецептов решения нет. Но есть рекомендации и практики, которые работают.

Ситуация. Менеджеру нужно узнать, что происходит в команде. Он приходит к каждому сотруднику с вопросами: что делают, какие сложности, какой прогноз выполнения задач, где нужна помощь. Но условный тестировщик может быть перегружен задачами и оставит вопросы без ответа. В его представлении давать фидбек менеджеру не очень важно.

В этой точке коммуникация между сотрудниками переходит в стадию «сложнее договориться между собой».

Решение — визуализировать задачи сотрудников. Для этого подойдёт обычная доска или канбан. Её удобно помечать визуальными сигналами, например выделить красным цветом задачу, с которой есть трудности. На доске видно, чем занят сотрудник сейчас и какие у него задачи на будущее. Этот способ сокращает коммуникацию с менеджером, потому что он сам видит:

сроки выполнения задачи,
остановленные задачи и причины их остановки,
этапы работы, на которых сотруднику нужна помощь.

Ситуация. Доска упрощает работу, но не вносит ясность в проект. Дело в том, что команды нацелены на общий результат, а доска визуализирует задачи каждого отдельного сотрудника. На ней не видно, куда движется весь проект и на какой он сейчас стадии. Например, канбан не отражает сроки завершения проекта и выполнение обязательств перед заказчиками.

Решение — визуализировать процесс работы над задачами, которые несут ценность клиентам. Разбить доску на элементы, где финалом будет выполнение задачи заказчика, например сделать колонки аналитики, разработки, тестирования. В таком виде доска отражает работу команды над общими задачами.

Ситуация. Информация на доске не показывает потери, которые случаются в командной работе, например, если аналитик уже завершил свои задачи, а разработчик ещё не приступил.

Решение — добавить на доску промежуточные колонки: переход между работой одного специалиста и другого. Так видно, например, что у тестировщика локальный завал и перед его колонкой скопилось очень много работы. Эти промежуточные стадии помогают сделать работу равномерной и предсказуемой.

Если в ситуации аврала у одного сотрудника много новой работы, очередь из задач вырастет, а в проекте будет ещё больше потерь. Поэтому следующее действие с доской — ограничить очередь незавершённой работы. Например, договориться, что на этапе перехода в тестирование будет не больше пяти задач. Так команда станет работать по-другому: все будут думать над тем, как быстрее завершить начатое, а не создавать большое количество внутренних очередей.

Как это происходит на практике. Команда договаривается:

Что и кому нужно сделать в ближайшее время, чтобы продвинуть проект на следующий этап.
Какую работу передадут внутри команды, чтобы каждый специалист работал равномерно.
Какие сейчас есть препятствия и кто может помочь.
На каком этапе скапливаются невыполненные задачи.
Как ограничить незавершённую работу, чтобы сделать поток задач предсказуемым.

Ситуация. До того как задачу берут в работу, она находится на этапе идеи. На доске их обычно не отображают, и поэтому непонятно, как и почему замысел вдруг становится задачей с высоким приоритетом.

Решение — добавить на доску первую колонку, в которой отразить все идеи команды или заказчиков. А дальше задавать вопросы, чтобы понять ценность каждой идеи:

Кто и что сейчас исследует?
Что прямо сейчас не стоит делать?
Что и с каким приоритетом взять в работу?

Так появится вторая колонка на доске и получится отсечь задачи без видимой ценности.

Если построить эти несколько досок, получится увидеть картину проекта от момента зарождения идеи до реализации. Визуализация показывает, где в командной работе «узкие» места и как ими управлять. По сути, такая доска — это инструмент для управления стратегическими проектами компании, где договариваются о том, как работает команда.

Мы в Сбере стараемся делать процессы проще, а не усложнять их. Если вы хотите работать в командах с налаженным и прозрачным управлением, переходите на карьерный сайт и откликайтесь на подходящие вакансии.