Из офлайна в онлайн без потерь: как держать удаленную команду в тонусе

Эта статья для тех, кто в связи с карантином срочно переносит свою деятельность из офлайна в онлайн. Все советы проверены на личном опыте.

Когда-то давно (кажется, в прошлой жизни) мы любили обсуждать плюсы и минусы удаленной работы, причем противников и сторонников было примерно поровну. С началом пандемии все изменилось. Сегодня на удаленку переходят даже те, кому раньше это казалось страшным сном – от учителей и парикмахеров до организаторов кулинарных мастер-классов и церемоний награждения. Уже никто не задается вопросом, хорошо это или плохо: это просто наша новая реальность, в которой надо учиться жить всем.

Я не хожу в офис уже больше 10 лет, последние четыре года занимаюсь развитием сервиса для удаленного взаимодействия групп и компаний. В этой статье я как один из немногих «сапожников в сапогах» хочу поделиться своими лайфхаками и инструментами, накопленными за эти годы. Все проверено на себе и на своей команде: наша команда работает удаленно с самого момента основания.

Вы все еще думаете, что групповая работа в онлайне сегодня – это просто созвоны в zoom и чаты в WhatsApp? Тогда мне есть чем вас удивить. Это целый комплекс решений, направленных и на людей, и на процессы, и на инструменты.

Что такое принцип КМТ и почему он важен для работы онлайн-команды

Об организации удаленной работы и ошибках руководителя при переводе команды в онлайн написаны сотни статей. Но все они фокусируются одновременно лишь на одном аспекте, как правило, это человеческий фактор или организационные моменты, в основном мониторинг и контроль.

Управляя своими разработчиками, я пришла к тому, что важно одновременно учитывать три основных фактора. Эти факторы легли в основу нашего принципа КМТ:

Расскажу об этих трех компонентах поподробнее.

Любой руководитель знает, что команда – это всегда больше, чем сумма отдельных людей. Чтобы каждый человек двигался к общей цели вместе с остальными, очень важна групповая динамика. В реальном мире она возникает сама собой, а вот в мире виртуальном ее приходится создавать.

Как же обеспечить сыгранность людей в группе? Психолог Брюс Такман считает, что команда на пути к максимальной продуктивности проходит четыре этапа: формирование, конфронтация, нормализация и функционирование. Чтобы выйти на пик эффективности, команде нужно время на «притирку» и выстраивание коммуникаций между всеми участниками, а резкие изменения могут «откатывать» группу на предыдущие этапы. Такими изменениями как раз и могут стать переход в онлайн из офлайна или наоборот.

Если вы так же, как и я, давно работаете удаленно, то можете вспомнить дискомфорт, с которым сталкивались в первые минуты или часы живой встречи после месяцев виртуального общения. Это нормально: реальные люди кажутся нам не такими, как на экране мониторов – и внешне, и внутренне. Поэтому команде требуется время, чтобы «сыграться» заново, и рабочие процессы нужно будет скорректировать соответственно.

Если же, наоборот, вы только что перевели свою команду в онлайн, и люди все еще в растерянности и недоумении, а результаты групповой работы ухудшаются – попробуйте провести виртуальный корпоратив, чтобы сбросить напряжение. Ведь корпоратив – это не только еда и напитки, но и самый настоящий тимбилдинг. И в онлайн-мире его тоже вполне можно устроить – мы пробовали.

Помимо групповой динамики, второй важный аспект успешной онлайн-команды – это мотивация сотрудников. Именно удаленная работа, как лакмусовая бумажка, проявляет, насколько человеку важно и интересно то, чем он занимается, ответственно ли он подходит к делу и умеет ли сам себя организовать.

Если ваши сотрудники испытывают драйв и грезят новыми достижениями в компании – поздравляем, ваш переход на удалёнку пройдет легко. Если нет – не стоит опускать руки. Вам пригодятся принципы agile для построения самоорганизующихся команд. Согласно Дэниэлу Пинку, одному из ведущих мировых исследователей мотивации и самоорганизации, человеку нужны три вещи для мотивации на результат:

1. Автономность. Это естественная потребность человека принимать решения и управлять собой. Расскажите сотрудникам о том, что теперь у каждого из них еще больше возможностей проявить себя и вложиться в результат всей команды или компании.

2. Мастерство. Человеку свойственно желание развиваться, совершенствовать свои навыки и компетенции. Напомните, что переход на удаленную работу – это вызов самому себе. Справившись с ним, сотрудники почувствуют переход на новый уровень, а это как минимум приятно.

3. Цель. Донесите общие цели команды так, чтобы каждый увидел в них отражение своей цели. Это очень важный пункт, поэтому не бойтесь потратить время, чтобы зафиксировать и проговорить цели с сотрудниками, а также убедиться, что они правильно поняты. Для слаженной работы важно, чтобы на ближайший период представления по общим задачам компании и по задачам своей команды совпадали у всех участников.

Преподнесите сотрудникам переход на удалёнку через призму этих трех факторов, но не забывайте поддерживать с ними регулярную связь раз в неделю и стимулировать общаться друг с другом. Если каждый сосредоточится только на своём участке, есть риск сбиться с курса.

Организовать эффективную работу в офлайне гораздо проще, чем в онлайне, по одной простой причине. В реальном мире на помощь вербальному компоненту коммуникации (словам) приходит сильная невербальная составляющая. Интонация, мимика, взгляды, жесты, язык тела, да даже вкусы и запахи (вспомните капучино с печеньками в разгар брейнсторма) – все это помогает заполнить пробелы в общении, избежать недопонимания и быстро нивелировать возможные конфликты. В виртуальном мире эти возможности сильно ограничены пропускной способностью интернета и размером экрана. Выход один – выстроить правильную методологию групповой работы, когда сама организация процесса будет поддерживать и направлять участников.

Расскажу, как это работает в моей команде, на примере совещаний. Люди в теме сейчас могут скептически усмехнуться, потому что совещания и в офлайне, и в онлайне не всегда бывают продуктивными. Часто это про «поговорили и разошлись»: потратили кучу времени, ни к чему конкретному не пришли, а участники так и не поняли, что им делать дальше.

Для продуктивного совещания недостаточно просто разговора. Эффективная совместная работа и сонастройка команды возможны только тогда, когда выключается эффект одной «говорящей головы». Правильно выстроить процесс совещаний в команде нам помог методолог, и вот к какому алгоритму мы пришли:

1. Цель: Не знаете точно, зачем собираете команду? Не собирайте, лучше подарите это время сотрудникам для продуктивной работы над основными задачами или для общения с семьей.

2. Чёткий план: Разошлите его участникам минимум за день до встречи (если речь не идет о форс-мажоре), напомните о нем в начале совещания и придерживайтесь по ходу. Если в процессе возникли дополнительные вопросы — запишите их и договоритесь об отдельной встрече.

3. Фиксация идей и вопросов. Очень часто люди во время совещаний хотят обменяться мнениями, но, чтобы не отклоняться от плана, решают вернуться к этому позже. Проходит день – и всё забыто, записи слушать долго, сложно найти нужное. Современные инструменты для групповой работы в онлайне позволяют записывать мысли и идеи каждого участника отдельно от общего чата, чтобы сфокусироваться на сути и не отвлекаться на сообщения типа «а у меня звук квакает» или «ребенок проснулся, вернусь к вам через 10 минут». В процессе работы эти идеи можно группировать, оценивать, голосовать, а потом выгружать в отдельный отчет для детального анализа.

4. Предметный разговор. В онлайне важна чистота послания, чтобы ваши слова воспринимались именно так, как вы и планировали. Чтобы подкрепить словесный ряд, задействовать разные зоны мозга и подключить моторику, делитесь презентациями, видео, картинками, документами для совместного редактирования. Я искренне люблю Google Docs – этот прекрасный инструмент позволяет сократить время на пересылку документов и избежать того, что команда будет работать над разными версиями одного и того же файла.

5. Управление вниманием. Вы уверены, что на онлайн-совещаниях сотрудники действительно вас слушают, а не раскладывают пасьянс, читают книгу или листают ленту Facebook? Вовлекайте их в действия: пусть они рисуют прямо на ваших слайдах, добавляют свои идеи, голосуют. Чем больше физических движений совершает команда вместе с вами (даже если это просто клики мышкой или набор на клавиатуре), тем лучше они сфокусированы на обсуждении и тем меньше шанс, что вы потеряете их внимание.

6. Итоги и следующие шаги. Чтобы совещания не превратились просто в болтовню, подведите итоги, зафиксируйте их и наметьте план действий для каждого участника. Выделите на это 10 минут в тайминге встречи и не пренебрегайте этим пунктом. Подведение итогов в конце встречи позволяет сразу выделить важное, структурировать информацию и легко освежить в памяти нужные аспекты.

По аналогии с совещаниями, точно так же можно разработать методологические основы для всех остальных бизнес-процессов.

И еще один лайфхак: персонализация. При оформлении виртуального пространства совещания, стратегической сессии или обучения для своей команды помните об основах дизайна и психологии человека. Найдите те платформы и ресурсы, которые позволят вам выделиться и создать свой креативный визуальный ряд, а еще лучше – вовлеките в его создание всю команду. Работать в собственноручно оформленном пространстве гораздо приятнее: дома или в офисе это могут быть фотографии семьи, милые сердцу сувениры или любимый кактус, а в виртуальном личном кабинете – своя цветовая гамма, картинки или заставки, шрифты и анимация.

Для работы с командой я пробую все новое, что предлагает современный мир, и оставляю только то, что подходит именно нам. Приведу несколько примеров.

Для оперативного общения:

Вариантов масса: WhatsApp, Slack, Zoom, Google Meet etc. - всё, что помогает быстро обмениваться сообщениями и не тормозить процесс. Не злоупотребляйте рабочими чатами: помните, что кто-то из ваших коллег может по личным причинам не выключать телефон на ночь, и пишите только по делу и в оговоренное время. Ночные сообщения вполне могут подождать до утра или отправиться по электронной почте.

Для работы с документами:

Если у вас еще нет электронного документооборота и электронной подписи – самое время завести СБИС, Контур, ЭЦП и т.д. Удалённая работа и тонны бумаги — вещи несовместимые.

Для обучения сотрудников:

Об онлайн-обучении для прокачки навыков команды сейчас не говорит только ленивый. Карантин заставил многие компании перейти от разговоров к действиям. Если у вас уже есть программа обучения на корпоративном сайте или в LMS (learning management system – например, getcourse), можно дополнить её аналогами очных встреч и тренингами. Если для обучения достаточно просто общения, отлично подойдет Zoom, если задачи более сложные – обратите внимание на специализированные сервисы, например, Training Space или Granatum Solutions.

Для контроля над задачами:

Таск-трекеры, CRM и тайм-трекеры вам в помощь.

· Таск-трекеры нужны не только руководителю для контроля, но и сотрудникам. Они помогают сфокусировать усилия на достижении целей и наглядно видеть, на каком этапе находится команда. Для разработки мы используем jira. Это отличный инструмент для планирования релизов, спринтов, выставления приоритетов и назначения ответственных – особенно если вы работаете по agile. Cамые популярные аналоги – Trello и Asana.

· В CRM-системе (одна из самых популярных вот уже много лет – это Bitrix 24) удобно управлять продажами и всеми этапами отношений с клиентом: автоматизировать поступление новых лидов, менять статусы, вести календарь, чтобы вовремя получать напоминания, подключить автодозвон, например, через приложение Mango Office.

· Контролировать рабочее время сотрудников по часам и минутам нужно далеко не всегда, не если такая потребность все же есть (например, для людей на почасовой оплате), можно использовать таймтрекер. Мы при необходимости пользуемся Toptracker – он снимает экран, фиксирует точное время исполнения, позволяет отследить работу по задачам и сформировать отчеты за день/неделю/месяц.

Раньше, когда я говорила, что работаю удаленно, на меня часто смотрели с завистью и странно улыбались, видимо, предполагая, что я не работаю вовсе. Ну что ж, welcome to the club!

Работа из дома – это ловушка. Постепенно она начинает заполнять собой всё время бодрствования. Компьютер манит светом экрана, вы совершенно случайно оказываетесь рядом, так почему бы не посмотреть почту? Не ответить в мессенджере? Дописать статью/строчку кода/досчитать/доучить/договорить… И вы начинаете работать всегда, за исключением времени на сон – которого, кстати, почему-то становится меньше, а не больше.

Важно вовремя сделать паузу и заложить в своё расписание отдых и восстановление – выгорание на удалёнке случается даже чаще, чем в офисе! Заведите свои ритуалы для начала и завершения работы, например, переодевайтесь в деловую одежду утром и в домашнюю вечером. Важно, чтобы это было всегда одно и тоже действие, которое формирует привычку и учит мозг переключаться с продуктивного труда на отдых и обратно.

Во время карантина настроиться на эффективную удаленную работу сложнее, чем кажется: кроме того, что требуется гораздо более сильная внутренняя мотивация, нужно еще подключить навыки логистики, планирования и переговоров, чтобы договориться со всеми членами семьи о неприкосновенности своего рабочего места и времени. В этом плане работать в офлайне намного проще: уходя из дома по утрам, мы закрываем за собой дверь и оставляем за ней все отвлекающие факторы.

Когда эта пандемия наконец закончится, кто-то из вас полюбит удаленную работу так же, как люблю ее я, и продолжит работать из дома, а кто-то вернется в родной офис. Задача любого руководителя – помочь своей команде в этот непростой турбулентный период, создав сильную мотивацию, обеспечив грамотной методологией и лучшими технологиями, чтобы в итоге общая эффективность не только не пострадала, но и выиграла.

Алена Дядченко, руководитель разработки Granatum Solutions