Цифровое лекарство: как вылечить головную боль от управления долгосрочными проектами. Реальный кейс

Проекты у всех разные, а «болит» обычно одно и то же: сроки срываются, объём работ меняется, большую команду тяжело контролировать, первоначальная оценка успевает устареть. И ещё на отчёты куча времени уходит. Что с этим делать — расскажу в этой статье.

Добрый день! Меня зовут Юлия Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме». Мне приходится сталкиваться с разными по длительности проектами. Так что играть вдолгую могу, умею, практикую.

Не так давно моя команда занималась клиентом, у которого почти все проекты сложные и рассчитаны на несколько лет. В них задействовано много сотрудников и аутсорсеров.

Проект может быть долгим, а вести учёт и рассчитываться с людьми надо каждый месяц. Так что руководителю проекта (РП) важно понимать, сколько денег и времени специалистов уже израсходовано, и сравнивать план-факт.

Клиент пришёл с чётким ТЗ «нам надо автоматизировать учёт потраченных ресурсов в помесячном разрезе и отчётность по итогам проекта». Как мы это сделали? Подробности будут ниже.

У клиента уже была автоматизирована СЭД и CRM в нашей системе. Основная деятельность компании — проектная. Каждая продажа и заключенный договор — это проект.

Раньше проектная деятельность велась в Excel-табличках. Приходилось вручную контролировать сотрудников и аутсорсеров.

Теперь работа строится следующим образом. Когда менеджер по продажам завершает сделку, РП получает уведомление об этом.

Система сама создаёт карточку проекта. РП остаётся только заполнить основные данные: даты начала и окончания проекта, сроки и параметры каждого этапа, запланированную стоимость и плановые трудозатраты.

Система создаёт задачи на каждый месяц и на каждого исполнителя проекта. Задачи агрегируются помесячно.

В задачах сотрудники и аутсорсерсы отчитываются о результатах работы, вкладывают документы и фиксируют трудозатраты. При таком раскладе РП удобно контролировать ход работы.

Все важные данные по проекту теперь хранятся в специальной карточке — паспорте проекта. Там можно посмотреть дату начала и окончания работ, стоимость, ответственных руководителей и исполнителей.

В каждом паспорте проекта РП указывает:

Если РП запланировал на этап 50 часов, система умножит эти часы на ставку и покажет стоимость работ задействованного сотрудника. Ставки всех вовлечённых специалистов подтягиваются из 1С:ЗУП, а в системе уже есть актуальные формулы расчёта.

Исполнители-сотрудники могут внести фактически затраченное время в таймшите — отдельной странице-табеле, где выведены все проекты с их участием. Учёт трудозатрат доступен и аутсорсерам — у каждого их них есть личная страница в системе, где они могут отметить потраченное время.

В системе можно гибко разграничивать права пользователей, поэтому для разных групп открыт доступ только к определённым страницам или задачам. Например,в целях конфиденциальности исполнители не могут просматривать информацию о стоимости этапов работ.

В системе РП могут автоматически формировать детальные отчёты, например, по всему портфелю проектов или по отдельному исполнителю.

Также система может формировать отчёт по букированию специалистов — матрицу, в которой отражается занятость всех сотрудников.

Отчёт наглядно демонстрирует, на каких проектах занят конкретный эксперт или кто свободен в нужную дату.

А сориентироваться в множестве данных можно с помощью фильтров: по отделам, показателям, руководителям проектов, периоду, исполнителям, типам трудозатрат и многим другим параметрам.

Теперь в компании могут чётко контролировать занятость исполнителей на проектах, без излишней или недостаточной нагрузки на производство. РП видят реальный финансовый результат и трудозатраты по каждому проекту. Если надо, они могут, например, заранее обсудить с клиентом дополнительный бюджет. В общем, всё хорошо!

А какой софт используете вы для автоматизации проектного управления?