Как сократить расходы компании за счет внедрения финансового контроля

В современных экономических условиях эффективное управление финансами становится ключевым фактором успеха для компаний любого масштаба. Особенно актуальным это становится для малого и среднего бизнеса, где каждый рубль на счету. В этой статье мы рассмотрим, какие шаги помогут МСБ компаниям сократить расходы за счет внедрения финансового контроля без существенных финансовых вложений.

Финансовый контроль является неотъемлемой частью финансового менеджмента компании. Он включает в себя не только мониторинг расходов, но и комплексный подход к управлению финансовыми потоками организации.

Проще говоря: это ваши глаза и уши в мире финансов вашей компании. Это система, которая позволяет вам видеть, куда уходят деньги, и главное - как их сохранить.

Обычно финансовый контроль включает в себя составление бюджетов, отслеживание фактических показателей в соответствии с бюджетами и выявление отклонений, которые необходимо устранить. Финансовый контроллинг также включает в себя анализ финансовой отчетности и других финансовых данных для выявления тенденций и потенциальных проблем, а также выработку рекомендаций по улучшению финансовых процессов.

Рассмотрим ключевые аспекты финансового контроля:

Прозрачность финансовых операций. Финансовый контроль обеспечивает четкое понимание того, куда и как расходуются средства компании. Это позволяет выявлять неэффективные затраты и принимать обоснованные решения по их оптимизации.

Повышение эффективности. Систематический анализ расходов помогает выявлять области, где возможно повышение эффективности без ущерба для качества продукции или услуг.

Улучшение прогнозирования. Точный учет и анализ финансовых данных позволяют делать более точные прогнозы, что критически важно для стратегического планирования.

Снижение рисков. Финансовый контроль помогает выявлять потенциальные риски на ранних стадиях, что позволяет разработать превентивные меры.

Соответствие нормативным требованиям. Эффективная система финансового контроля обеспечивает соблюдение всех необходимых финансовых нормативов и законодательных требований.

Целью финансового контроллинга является предоставление точной и своевременной финансовой информации, которая может быть использована для поддержки принятия стратегических решений и оптимизации использования финансовых ресурсов.

На пути внедрения финансового контроля вы можете столкнуться с рядом препятствий:

Эти ограничения можно представить в виде треугольника с неизменной площадью. Например, если увеличить время на контроль затрат, то можно сократить денежные затраты при неизменных рисках.

Чтобы выполнять финансовый контроль эффективно, необходимо выбрать наиболее подходящую модель, в рамках которой будет выполняться финансовый контроль.

Одной из распространенных моделей финансового контроля является модель "процесс-ориентированного подхода". В этой модели финансовый контроль рассматривается как непрерывный процесс.

Помимо процесс-ориентированной модели, существует несколько других моделей финансового контроля, которые могут быть применимы в различных ситуациях и типах организаций. Вот некоторые из них:

Модель контроля по результатам (Outcome-based Control Model): В этой модели финансовый контроль осуществляется на основе результатов и достижения целей, а не только на основе процессов и процедур. Основное внимание уделяется измерению финансовых и нефинансовых показателей производительности и эффективности.

Модель управления по целям (Management by Objectives, MBO): В этой модели цели становятся центральным элементом управления. Модель предполагает установление конкретных, измеримых, достижимых, релевантных и ограниченных во времени (SMART) целей, которые помогают организации контролировать и оценивать свои финансовые результаты.

Модель бюджетного контроля: Эта модель фокусируется на использовании бюджета как основного инструмента финансового контроля. В рамках этой модели осуществляется сравнение фактических результатов с запланированными показателями бюджета для выявления отклонений и принятия соответствующих мер.

Модель баланса рисков и контроля (Risk and Control Self-Assessment, RCSA): Эта модель предполагает участие сотрудников на всех уровнях организации в оценке рисков и эффективности контрольных мероприятий. Она способствует более полному пониманию рисков и эффективности контроля на всех уровнях иерархии.

Практический совет: не бойтесь комбинировать элементы разных моделей. Создайте систему, которая идеально подходит именно вашему бизнесу.

Представьте, что ваша компания...

Реальность, которую может обеспечить грамотно выстроенная система финансового контроля. Рассмотрим подробнее как с помощью финансового контроля управлять затратами и тем самым сократить расходы компании, используя процесс-ориентированную модель.

Шаг 1. Проведите анализ текущих расходов

Начните с детального анализа всех расходов компании. Это похоже на генеральную уборку: нужно вытащить всё на свет, разложить по полочкам и понять, что действительно нужно, а от чего можно избавиться.

Практический совет: Используйте принцип Парето - сосредоточьтесь на 20% процессов, которые генерируют 80% затрат. Это позволит быстро добиться значимых результатов.

Шаг 2. Внедрите управление операционными расходами

Операционные расходы — это кровеносная система вашего бизнеса. Оптимизируйте ее, и вы почувствуете, как ваша компания начнет дышать свободнее. Финансовый контроль позволяет эффективнее управлять операционными расходами. Путем анализа процессов и внедрения более эффективных методов работы можно сократить издержки на производство, складирование, доставку и другие операционные процессы.

Попробуйте внедрить систему KPI для каждого отдела, связанную с оптимизацией расходов. Это создаст мотивацию для сотрудников.

Шаг 3. Установите контроль над закупками и запасами

Одной из ключевых областей, в которых малые и средние компании могут существенно сэкономить, является контроль над закупками и управление запасами. Научитесь управлять ими эффективно, и вы высвободите значительные средства для развития бизнеса.

Финансовый контроль позволяет оптимизировать процесс закупок, выбирая более выгодных поставщиков, а также управлять уровнем запасов, избегая излишних запасов, которые могут стать ненужным финансовым бременем.

Шаг 4. Оптимизируйте процесс учета и отчетности

Четкий учет и своевременная отчетность играют важную роль в эффективном управлении затратами. Автоматизация учета и внедрение специализированных программ позволяют сократить время, затрачиваемое на ведение бухгалтерии, а также повысить точность и достоверность финансовой информации, которая позволяет выявить тренды и структуру затрат.

Шаг 5. Мониторьте и анализируйте результаты

Важным этапом в процессе внедрения финансового контроля является постоянный мониторинг и анализ результатов. Это позволяет выявлять потенциальные узкие места и находить новые возможности для сокращения расходов, что особенно важно для малых и средних компаний, стремящихся к устойчивому росту.

Проводите ежемесячные совещания по анализу финансовых показателей. Привлекайте к обсуждению руководителей всех отделов. Это поможет выявить скрытые резервы для оптимизации.

Важно чтобы система контроля затрат предусматривала четкое разделение обязанностей между различными сотрудниками и отделами. Например, разные люди должны быть ответственными за утверждение бюджетов, исполнение платежей, ведение бухгалтерского учета и т. д. Это помогает предотвратить возможные конфликты интересов и уменьшить риск мошенничества.

Внедрение системы финансового контроля может стать ключевым фактором для успешного управления расходами в бизнесе. Несмотря на то, что это требует определенных усилий и времени, потенциальные экономии и повышение эффективности бизнеса делают эту инвестицию вполне оправданной. Компании, осознавшие важность финансового контроля, могут достичь значительных результатов, даже не вкладывая больших средств.

Автор: Евгений Спиридонов ACCA, ex-KPMG. Помогаю развивать бизнес. Больше полезных советов для малого и среднего бизнеса в моем ТГ-канале «Для роста».