Как мы переизобрели аутсорс и гарантировали загрузку редакции до 90%

Привет, на связи Юля, и у нас новости: мы запустили новое направление в нашей редакции. Чтобы не терять лидов, придумали удобную схему работы с небольшими разовыми заказами. Такая услуга поможет компаниям выпускать более качественные тексты, а нам — гибко варьировать нагрузку на штатных сотрудников и оптимизировать наши расходы.

Мы в Рыбе строим удаленные редакции: пишем для клиентов статьи, посты, рассылки и любой текстовый контент. При этом задачи оплачиваются за единицу контента, и для клиентов у нас нет фиксированного объема или бюджета в месяц: есть задачи — отлично, нет задач — команда под него выделена, но клиент ничего не платит, так как работы не выполняются. В этот момент загрузка редакции падает, и, если ровно в этот момент не появится новый проект, редакторы простаивают несколько дней. В итоге в некоторые недели команда перегружена и загрузка выше 100%, а в некоторые — недогружена и загрузка падала до 60%.

Загрузка отдела в 60% звучит страшно, но из-за того, что у нас четыре такие команды, риски диверсифицируются: в один месяц одна команда справляется лучше, в другой — другая.

При этом у нас иногда были запросы на точечные задачи — например, написать одну статью, пару писем, отредактировать текст или несколько постов. От таких запросов мы отказывались: рекомендовали фрилансеров или просто сливали. С января мы насчитали в нашей CRM 243 нереализованных лида — 98 мы отказали сами. То есть в 40% случаев причиной отказа была наша невозможность работать с такими клиентами.

Запросы на разовые задачи — это геморрой для подрядчика. Даже чтобы отредактировать один текст, нужно заключить договор, обменяться документами, а к проекту должен подключиться главред, редактор, автор и корректор. Плюс со всеми новыми клиентами нужно созвониться и глубоко погрузиться в задачу. Но больше всего времени (а значит, и денег) отнимают правки и согласования.

Тогда мы подумали, что эти разовые запросы могут стать золотой жилой, если правильно организовать процесс: у «отдыхающих» редакторов появится загрузка, а у небольших компаний — возможность получить классный контент из рук профессионалов.

Так как я сама много общаюсь с клиентами и у меня есть доступ ко всем старым диалогам, мы решили посмотреть, кто нам писал с запросом на редактуру, какие там были потребности и затыки.

Сценарий 1. Разработчики, технари и дизайнеры, которые пишут кейсы. Часто в диджитал-агентстве бывает так: есть внутренний маркетолог или пиарщик, который отвечает за все диджитал-активности. В его задачи входит пинать руководителей проектов или разработчиков, чтобы они иногда писали кейсы и статьи на сайт компании, vc.ru, Хабр и в разные СМИ.

И это, с одной стороны, правильно: эти люди понимают то, о чем пишут, у них есть экспертиза. С другой стороны, это их не основная обязанность, пишут они плохо, а работа над текстом раздражает.

Сценарий 2. Производственная компания без отдела маркетинга. В таких компаниях сотрудники приносят релизы о новых продуктах, доработках услуг на сухом техническом языке, часто с пометкой для маркетинга, что согласованные формулировки трогать нельзя и готовую новость нужно просто отредактировать.

Сценарий 3. Стартапы, которые только запускают контент-маркетинг. Собственники бизнеса часто сами на первых порах занимаются контентом: сами собирают тексты для лендингов или пишут посты в телеграм-канал. На первых порах никто не разбирается в продукте лучше, чем они. При этом по смыслу в тексте всё ок, а вот форма страдает — как у любого человека, который не занимается редактурой профессионально.

Всем этим людям нужна скорая помощь с контентом — быстро довести черновик до приемлемого к выпуску материала: лендинга, поста, статьи.

За основу взяли нашу корректорскую группу: больше года мы вычитываем тексты на ошибки для Яндекс Рекламы. Разные отделы приносят готовые тексты на вычитку в гугл-таблицу, а несколько корректоров следят за новыми задачами и вычитывают тексты.

Мы хотели оставить тот же принцип автономности: конечный заказчик и исполнитель пересекаются только в документах. Редакции остается только контролировать процесс, закрывать документы актами и выплачивать бонусы исполнителям. Вот в чем разница между обычной работой Рыбы и новой редакторской.

Сделали понятный сервис, который соединяет редакторов и заказчиков. Мы исключили из привычного редакционного процесса всё лишнее — никакого пресейла, юристов, менеджмента, оставили только редакторов. Отправляете черновой вариант текста — получаете готовый материал. Вот как это устроено:

Придумали систему мотивации для наших редакторов. Для редакторов это возможность переключиться с постоянных проектов, от которых устаешь не физически, а ментально. (Вы когда-нибудь пробовали прочитать 10 разных текстов про кредитки за один день?) А еще возможность дополнительно подзаработать — прибыль от редактуры делим между редакцией и редакторами, которые выполняли задачи.

Нарастили среднюю загрузку редакции до 90%. Если раньше редакторы скучали между проектами, когда один уже закончился, а другой еще не начался, то теперь у них есть небольшие задачи, которые можно сделать в течение дня. При этом задачи подхватывают только свободные редакторы — никто не редактирует по ночам и не перерабатывает.

В результате выходит win-win для всех сторон:

Если вам нужно отредактировать готовый текст, приходите в Рыбу. Поможем поправить структуру, логику, формулировки, сделаем текст более читабельным и понятным для целевой аудитории, поправим все орфографические и пунктуационные ошибки.