Российской компании — китайские подарки: как мы заказываем сувениры для «Русского продукта» из Китая уже пять лет

Пять лет назад к нам обратился «Русский продукт». Для него мы разработали корпоративные подарки: придумали концепцию, дизайн и заказали товары… из Китая. Звучит иронично, но благодаря этому мы сотрудничаем уже пять лет. Рассказываю, как мы изготавливаем подарки на китайских фабриках, чтобы сплотить команду отечественного производителя.

Привет! Меня зовут Роман Новоселов, и я проджект-менеджер в «Фабрике Прима» — агентстве корпоративных подарков, промо сувениров и мерча. Мы изготавливаем для клиентов необычные подарки — от ручек с индивидуальной формой до золотых чайных сервизов. При этом сами находим фабрики, контролируем производство, проверяем на брак и доставляем тираж клиенту.

«Русский продукт» — один из самых старых клиентов нашего агентства. Ниже — история нашего сотрудничества, со всеми проблемами и победами 👇

В первый раз «Русский продукт» обратился к нам для создания корпоративных подарков еще в 2018 году. Тогда клиент уже разработал идею сувениров с другим агентством и хотел убедиться, что его не обманывают по стоимости тиража. Хотя наше предложение было выгоднее по цене и интереснее по дизайну, «Русский продукт» решил делать проект с первым агентством. Это не удивительно: в подобных ситуациях клиенты обычно выбирают старого подрядчика, так надежнее, хотя и менее выгодно.

Компания вернулась к нам в 2019 году. В этот раз запрос был другим: разработать корпоративные подарки с нуля для поздравления сотрудников с днем рождения. Заказчику нужно было около 1000 подарков.

Вот что мы сделали, чтобы создать мерч для «Русского продукта».

✅ Проанализировали целевую аудиторию, чтобы понять, какие подарки дарить. Клиент не готовил портрет целевой аудитории специально для нас, а мы не стали его этим дополнительно напрягать. Поэтому сначала самостоятельно искали информацию о компании на корпоративных сайтах, в соцсетях, медиа и порталах по найму сотрудников — у нас уже был четкий срез целевой аудитории для подарков. Дополнительные детали о сотрудниках сверяли на созвонах с заказчиком и уточняли, верно ли мы всё нашли.

✅ Придумали мерч и согласовали идею с заказчиком. В своей работе мы придерживаемся принципа, что мерч — это маркетинговый инструмент, который должен приносить пользу компании. Необязательно в деньгах, скорее в охватных показателях и укреплении лояльности к бренду. Поэтому предлагаем клиентам только эффективные подарки, которыми получатели действительно будут пользоваться. Наши принципы совпали с желанием «Русского продукта»: заказчик тоже хотел дарить сотрудникам полезные товары.

Благодаря портрету мы поняли, что целевая аудитория очень разная. Но сотрудников объединяет тема кухни, ведь они работают на пищевом предприятии, а сама компания продвигает семейные ценности. Именно поэтому для них мы разработали подборку функциональных товаров для кухни — так хотели показать, что работодатель заботится о них и дома 👇

Клиент выбрал набор поварешек, и мы предложили разработать упаковку. Мы всегда настаиваем на ее производстве, так как процесс дарения — важный этап коммуникации. Упакованные подарки более ценные для получателя, даже если сами товары недорогие.

✅ Выбрали фабрику в Китае. Чтобы найти завод, мы опрашивали своих проверенных агентов в Китае и отбирали самостоятельно в китайских системах Baidu и WeChat, а также на B2B-платформах: 1688, Alibaba, Made-in-China, Global Sources. Предварительно отобрали 30 фабрик — в список попали те, кто прошел тщательный отбор и с кем мы готовы были начать переговоры.

По итогу выбрали десять заводов и стали более подробно проверять качество материалов, сроки работы, наличие лицензий, сертификатов качества, изучали отзывы и смотрели рейтинги. Затем оставили четыре фабрики с лучшими условиями и заказали у них образцы поварешек.

После этого убедились в подлинности уставных документов, и нам провели онлайн-экскурсии по фабрикам с их менеджерами. Дальше проверили историю и наличие текущих судебных споров, и в итоге выбрали четвертый завод, а третий оставили запасным.

✅ Подготовили документы для таможни. Поварешки используют для готовки, поэтому для отправки товаров нужна декларация соответствия и протокол испытаний. Для последнего мы привозим образцы товаров в Россию и передаем их в лабораторию. Там их пилят, жгут и делают анализы составов — проверяют, чтобы изделия были безопасными для человека.

Мы собрали документы вместе с образцами поварешек и отправили их в орган по сертификации — проверка и испытания товаров заняли три недели. Когда все было готово, груз отправили в Россию — товары приехали на наш склад в Подмосковье через 21 день.

✅ Проверили готовые товары и доставили их клиенту. Как в России, так и в Китае мы сами ведем переговоры с фабриками, контролируем производство и проверяем товары на брак.

Для проверки используем международный стандарт AQL 1.5. Согласно ему рассматриваем каждое изделие индивидуально и отбираем их по уровню дефектов. Если этого не делать, повышается риск брака в каждой новой партии. За любой фабрикой нужно постоянно следить, иначе качество товаров будет ухудшаться со временем. Так происходит не из-за плохого отношения заводов к заказчику — это обычный бизнес-подход.

Мы проводим два этапа проверки: первый — в Китае, чтобы к нам изначально не привезли бракованные товары. Второй — на нашем складе в России. Когда проверяли товары для «Русского продукта» уже у нас, поняли, что поварешки сильно пахнут силиконом. Такие подарки отдавать заказчику было нельзя, поэтому связались с фабрикой.

Поварешки были упакованы в индивидуальные целлофановые пакеты. Из-за этого эфирные масла из свежего силикона не выветрились во время доставки, а фабрика очень торопилась, чтобы отправить их нам, и не успела устранить запах сама. Сотрудники фабрики объяснили, что избавиться от запаха можно самостоятельно: достаточно оставить изделия на два-три дня на открытом воздухе. Поэтому подарки полежали немного на нашем складе, чтобы не доставлять неудобств клиенту. Когда запах выветрился, отправили поварешки на производственную площадку «Русского продукта».

В 2020 году началась пандемия. Удивительно, но на фоне всеобщей паники у нас стало значительно больше клиентов.

«Русский продукт» обратился к нам за корпоративными подарками снова. Целевая аудитория и количество подарков не изменились: в компании низкая текучка кадров, поэтому персонал остался плюс-минус тем же.

Прошлые поварешки понравились клиенту и его сотрудникам. В 2020 году компания попросила придумать другой подарок, который был бы так же полезен. Мы разработали несколько концептов и презентовали их клиенту.

Через несколько дней клиент вернулся с правками: руководство решило дарить рюкзаки. Мы срочно переработали концепцию, придумали дизайн, составили презентацию и показали ее «Русскому продукту». Новую идею согласовали за несколько дней.

Действовали стандартно: выбрали фабрику и получили от клиента предоплату. Но когда подошло время платить поставщику, оказалось, что денег в кассе нет — их потратили на другие нужды. Проект был под угрозой срыва, и нам пришлось срочно кредитоваться, чтобы выполнить свои обязательства. Клиенту мы об этом не сказали, так как это были наши проблемы. Зато мы получили прививку на всю жизнь: сделали независимое финансовое планирование по каждому проекту и больше никогда не попадали в подобные ситуации.

В 2021 году «Русский продукт» вернулся к нам с новым заказом. На этот раз нужны были подарки для сотрудников компании и для другого бренда «Печем дома». Заказчик запускал промоакцию и хотел подарить наборы покупателям.

Концепция подарка не изменилась: клиенту нужны были полезные товары, которыми активно пользовались бы его сотрудники и покупатели. Мы вернулись к идее с поварешками, но решили поменять комплектацию набора. Сделали так, потому что эти товары понравились сотрудникам «Русского продукта». А когда что-то хорошо работает, это лучше не ломать.

Нам не пришлось долго искать поставщика: мы уже отбирали китайские фабрики для создания поварешек. Но в 2021 году выбрали новый завод — тот, что оставили резервным в 2019-м.

Обратились к новой фабрике, так как на прошлой поменялся экспорт-менеджер и нам не понравилось, как он согласовывал проект: медленно отвечал, не было конкретики, часть информации мы просто не могли получить. С таким менеджером было бы сложно контролировать производство, и мы понимали, что он не будет решать возникающих трудностей.

Когда все было готово, нужно было доставить товар. В 2021 году у таможни ужесточилась нормативная база для нашего вида товара, поэтому, помимо декларации соответствия, от нас потребовали свидетельство государственной регистрации (СГР). Вот в чем было дело 👇

В 2022-м по заказу «Русского продукта» мы придумали новую концепцию подарков: металлические банки для хранения сыпучих ингредиентов и хлебницу с бамбуковой крышкой. Идея понравилась клиенту, и он согласовал ее буквально за три дня.

Для производства металлических банок и хлебницы мы из 35 вариантов отобрали подходящую фабрику, сделали заказ и стали контролировать производство. Но когда основная часть подарка была готова, оказалось, что производитель крышек не выполнил обязательства перед заводом.

Задержка случилась из-за сложной и многоэтапной технологии производства бамбуковых крышек. Один из этапов — сушка изделий на открытом воздухе. В то время в Китае был тайфун, поэтому срок сушки сдвинулся на неделю. Из-за этого сдвинулись и другие дедлайны.

Обсудили ситуацию с клиентом, смещение сроков для него не было критичным. Поэтому мы со спокойной душой привезли товар попозже. При этом не переплатили за авральную доставку, чтобы наверстать время.

В 2023 году «Русский продукт» захотел новые полезные подарки, которые можно было бы использовать вне дома. Целевая аудитория не изменилась, но клиент снова увеличил бюджет на одного сотрудника, так как заботится о коллективе и видел пользу от прошлых сувениров. Кроме того, заказчик попросил использовать фирменный стиль его международного бренда MIR FOODS.

Мы подготовили подборку товаров для активного отдыха на природе, гаджетов для телефона и сделали акцент на интересной новинке — зонте обратного сложения с фонарем на ручке. К нему добавили логотип и принт по технологии Watermark: при намокании он собирал на себе влагу и становился видимым. Клиенту понравилась идея с зонтом, поэтому проект быстро утвердили.

У нас было всего два месяца на производство подарков, так как близился китайский Новый год, который празднуют целый месяц. В это время фабрики и логистические компании уходят на каникулы. Поэтому выбрали завод среди тех, с кем уже сотрудничали. У нас есть три постоянные фабрики по зонтам в Китае, которые привыкли, что мы требуем фото и видео с производства, чтобы полностью контролировать процессы. Мы ценим сотрудничество с ними, и они делают все, чтобы нас не подводить.

Несмотря на то что мы уже знали производителя, следили за ним как за новым. И не зря: на фабрике нанесли логотип на образец обычной шелкографией. Мы это заметили, поэтому быстро исправили. А еще мы предупредили фабрику, что нужно успеть отправить тираж до китайского Нового года. Поэтому тщательно следили за производством и контролировали сроки на всех этапах. Благодаря этому подарки приехали в Россию через пять недель — мы идеально уложились в дедлайн.

Покажем еще немного фотографий 👇 А еще больше наших проектов можно посмотреть в портфолио на сайте.

На днях клиент вернулся снова: нужно разработать подарки для сотрудников на 2025 год. Мы уже готовим подборку со свежими идеями. Приложим все силы, чтобы продолжать сплачивать команду классного отечественного производителя.

А вы дарите своим сотрудникам корпоративные подарки? Делитесь в комментариях.