Переход на новый таск-менеджер для планирования дел в компании и личных задач - WEEEK

Я недавно писал про то, что мы выбираем новый таск-менеджер. Делюсь текущими результатами.

Мы выбирали и тестировали несколько, определились, это будет weeek. Это российский трекер, обещают не уходить из РФ, как это сделала asana. Он пока не идеален, но сейчас лучшее для нас решение. Для нас есть 2 момента, которых очень не хватает в текущей версии, но их обещают скоро добавить: чтобы одну задачу можно было связанно дублировать в разные проекты/доски, а второе, это приватность, чтобы, в проектах были приватные задачи для ограниченного кол-ва людей.

С asana мы допустили ошибку, мы не интегрировали процессы сразу во все отделы компании. Начали внедлять в клиентский и юридический отделы, а креативный решили подключить позже. Вот «позже» шло целый год и до конца не настроилось.

Сейчас сделали все по-взрослому, наняли компанию, которая помогает нам с переходом и настройкой weeek под нас. Кому интересно, потом поделюсь контактами. Мы провели аудит наших процессов, выстроили структуру компании, сейчас выстраиваем процессы и делаем первичную настройку. Дальше будем внедрять, сначала сделаем обучение руководителей, после всей команде. Планируем полный переход в течении 2-3 месяцев, но надеюсь справимся за 1-2.

На фото мои экран сегодня утром.

🖍 Личные задачи я перенес в weeek и 2 месяца каждый день работаю. Тут немного другая логика, чем в асане, сначала мне было не очень удобно, но я выстроил под себя пространство и уже привык. Постоянно что-то еще дорабатываю и докручиваю, и классно, что в вик есть такая возможность.

📥Доски.

Это отдельные пространства, в каждой есть свои блоки и задачи. Я под себя создал несколько:

- сегодня (все задачи на сегодня)

- done (переношу туда все выполненные в конце дня, чтобы отслеживать эффективность)

- нужно сделать (скоуп всех задач на будущее, все что появляется кидаю туда)

- ключевые задачи (самое важное, чтобы фокусироваться на них)

- задачи по развитию и задачи от коллег (мне удобно эти было вывести в отдельные блоки, чтобы трекать)

📥В каждой доске я настроил 4-5 блоков:

- К работе (Все дела на сегодня скоупом)

- В работе (Переношу туда дело, которое начал делать)

- Жду (переношу туда дела, которые сделал и жду от кого-то ответа, реакции или действия)

- Готово (Туда переношу все, что выполнено. В конце дня перекидываю из этого блока в «done». Если ставить галочку "выполнено" дело изчезает в конце дня вы видите только не выполненное, я же стараюсь фокусироваться в конце на то, что сделано. Я писал про это).

📌Как работаю я:

- Все задачи, которые я формирую или возникают, ставлю в доску «нужно сделать», где есть блоки с разным приоритетом.

- Утром формирую задачи на день в доске «сегодня» из задач из "нужно сделать" и предыдущего дня (если не все сделал), выстраиваю категории и приоритетность (она выставляется в настройках каждой задачи, например важные помечаются у меня красным цветом) + важные дублирую в календарь.

- На каждую задачу я также сделал свои категории, чтобы понимать к чему она относится, у меня они такие: for me, family, business, office, pr, развитие, эксперт. Удобно для трекинга.

- Еще у меня есть отдельное пространство в weeek с годовыми целями, которые трекаю каждую неделю.

В этом году у нас большой фокус на «правильную цифровизацию» всей компании, процессов и отделов. В weeek будем вести ежедневные дела, заниматься постановкой задач между отделами, формировать стратегические задачи. Для HR процессов мы ввели отдельную HR CRM, о которой расскажу в других постах, сейчас ее также настраиваем и переносим туда все процессы, связанные с наймом, онбордингом, адаптацией, развитием + делаем там внутренний портал компании. Все серьезно.

⭐ Агентства сейчас - уже не те, что были несколько лет назад, это уже полноценные компании со своей структурой, процессами, отделами, софтом и большим желанием в сильном стабильном развитии и формировании устойчивой бизнес модели. Мы именно такие и идем вперед.

Ну и подписывайтесь на мой TG-канал, в котором больше 8000 подписчиков, там классно и полезно.

В канале пишу регулярно и делюсь своей экспертизой в ивентах и маркетинге, рассказываю про свои кейсы для крупнейших компаний (Яндекс, VK, Авито, Тинькофф, Вкусвилл, Hennessy), про путь предпринимателя, про тайм менеджмент и управление командами, про продажи в ивент агентствах и тендеры. Еще делюсь тем, что меня вдохновляет, немного лайвстайлом, путешествиями и личным, как же без этого.