Секреты управления временем: как мне удается всё успевать и не выгорать?

Аспирантура, работа в компании, преподавание и личный бизнес — это не только удовлетворение личных амбиций, но и постоянная борьба за время. Когда работа, учеба и личная жизнь требуют твоего внимания, найти баланс между этими сферами становится, мягко говоря, сложновато.

Я не буду сейчас писать о классических, хотя и работающих способах управления временем из разряда "выпишите планы на неделю в воскресенье вечером в тетрадь". Да, лучше действительно планировать свои дни заранее, разбивая задачи на приоритетные и второстепенные, но реальность немного изощреннее. ___________________________________________________________________________

Итак, делюсь своими рабочими инструментами.

Первое. При планировании я охватываю сразу бóльший промежуток времени. Я не вижу смысла планировать один свой день, это слишком короткая для меня дистанция. Мне гораздо удобнее мыслить хотя бы недельными блоками, а еще лучше — месячными, не «впихивая» всё в один день, а выделяя на разные сферы жизни достаточное количество часов.

Второе. Планирование в рамках недели, а не одного дня, помогает мне минимизировать многозадачность. Как бы нам ни продвигали моду на многозадачность, именно она часто снижает продуктивность и повышает уровень стресса. Если я в данный момент пишу научную статью, то, во-первых, я выделю достаточное количество времени на её написание, а, во-вторых, я не буду отвлекаться на прогулку с собакой или коммуникацию с бизнес-подрядчиками, иначе найти повторную концентрацию на статье будет сложнее.

Третье. Сюда же относится группировка схожих задач. Я всегда группирую похожие задачи и выполняю их в одно время. Например, мои блоки задач выглядят так:

1 блок: работа в компании и личный бизнес-проект;

2 блок: учёба в аспирантуре, преподавание, Общественная Палата;

3 блок: занятия спортом, питание, уход за собой;

4 блок: быт, собака, домашние дела;

5 блок: блогерство, фотосъёмки, написание статей для соц.сетей, генерация контента.

Таким образом, я не поеду в спортзал в разгар рабочего или учебного дня, мозгу будет сложно переключиться. Но я с радостью внесу составление графика мероприятий для Общественной Палаты и написание научной статьи в единый пул задач. Таким образом, если у вас есть несколько задач, связанных, например, с написанием отчетов, то сделайте их все в одном блоке времени. Это позволит сократить время на переключение между разными типами деятельности и повысить эффективность.

Четвертое. Я делю свой день на блоки времени для выполнения блока схожих задач. Например, утренний блок времени я посвящаю спорту, приготовлению пищи и приведению себя в порядок (для меня это единый блок задач). Дневной блок времени я посвящаю рабочим и/или учебным-задачам, а вечер выделяю для творческой работы (блогерство), восстановлению своих сил с помощью приготовления пищи, разговоров с близкими и прочее. Важно сосредотачиваться на чем-то одном и избегать переключения внимания на другие дела.

Пятое. Я четко выстраиваю иерархию задач, приоретизируя какие-то из них и откидывая ненужные. В чем суть. Я делю задачи на четыре категории:

- срочные и важные;

- не срочные, но важные;

- срочные, но не важные;

- ни срочные, ни важные.

Сначала я выполняю задачи, которые являются для меня «срочными и важными». Затем выделяю время на «важные, но не срочные»: это помогает мне избежать стресса в будущем. Далее я выделяю минимум времени, чтобы решить «срочные, но не важные» дела, и полностью отказываюсь от выполнения несрочных и неважных задач. Но для этого нужно четко понимать, а куда Вы вообще идете и что реально является для Вас приоритетом.

Шестое. Принцип «80/20». Неожиданно, но 80% результата достигается благодаря 20% усилий. Не выжимайте свой ресурс до последней капли, это нелогично. Определите задачи, которые принесут Вам бóльшую пользу и сосредоточьтесь на них. Меньше уделяйте внимания тем задачам, которые значительно не повлияют на общий результат.

Седьмое. Гибкость. Будьте всегда готовы к «черным лебедям» и неожиданным изменениям среды, которые могут заставить вас скорректировать планы. Да, это не всегда приятно, но только такой подход помогает мне избегать перегрузки. «То, что должно произойти, произойдет»😉

Таким образом, я имею возможность успешно охватывать несколько сфер жизни одновременно именно благодаря своим методам, которые вырабатывались мной годами. И важное напоминание напоследок: Ваш успех зависит не только от количества и качества выполненных задач, но и от того, как Вы заботитесь о себе в процессе их выполнения.

Елизавета Дегтярева