Как вывести на онбординг в 4 раза больше сотрудников, не расширяя HR-отдел

И для этого не нужна уникальная разработка. Рассказываем, как за месяц автоматизировать адаптацию новых сотрудников с помощью корпоративного портала Битрикс24 на примере девелоперской компании ФСК.

При этом ни один HR-специалист в компании не пострадал :) И новых не прибавилось, просто нет необходимости.

Все началось с амбициозных планов ГК «ФСК Северо-Запад» по расширению существующего штата: с 2023 года он увеличился на 200 человек, сейчас сотрудников более 400.

Справка о компании:

ГК ФСК входит в ТОП-10 лучших девелоперов России. По данным Forbes, компания занимает первую строчку в рейтинге уверенности застройщиков страны в сегменте массового жилья.

10 лет назад появилась ГК «ФСК Северо-Запад». За это время ее силами построено 10 000 квартир общей площадью 1 500 000 кв.м. Такие объемы строительства позволили компании войти в десятку самых крупных девелоперов Северо-Западного округа.

Процесс онбординга в компании был выстроен, но без автоматизации: многие действия выполнялись вручную. Постановка задач, сбор обратной связи, формирование отчетности – когда все это делается руками, а информация хранится в разрозненных табличках, можно управиться с выходом в компанию пары десятков человек. А когда их одновременно 100?

Стало ясно – надо автоматизировать процесс. В компании уже 4 года существовал корпоративный портал Битрикс24, он отлично объединял сотрудников, помогал решать многие задачи, поэтому здорово было бы и онбординг автоматизировать здесь же.

Только один нюанс: в ФСК использовали облачную версию Битрикс24. Это означало, что про кастомизированные доработки можно забыть, «коробки» же нет…

Есть у нас такой замечательный сервис, называется Customer Success Manager. Это когда вам выделяется персональный менеджер, который всегда ответит на вопросы о продукте и поможет разрулить сложные ситуации, если таковые будут. Сервис доступен всем в облачном тарифе Битрикс24 Энтерпрайз.

Менеджер ФСК привлек для реализации проекта интегратора WebMens, который уже решал похожую задачу, используя стандартную функциональность Битрикс24.

Не всегда облачная версия продукта становится препятствием для уникальных решений, а даже наоборот наталкивает на свежие идеи.

Смотрите сами:

Есть новый сотрудник, который должен пройти несколько этапов онбординга. При переходе на каждый этап ему должно автоматически отправляться сообщение с задачами, материалами, опросом.

Т.е. нам нужна функциональность, где будет реализован переход с этапа на этап и возможность отправки автоматических сообщений.

Ничего не напоминает? :)

Напоминает воронку продаж в CRM-системе. Только вместо этапов продажи – этапы онбординга, а перемещается по ним не сделка с клиентом, а карточка с информацией о новом сотруднике:

Карточку сделки без особых усилий можно переделать под свои нужды – добавить дополнительные поля с информацией о сотруднике, его руководителе, стадии онбординга и т.д. Так карточка превращается в полноценное досье нового сотрудника, хранит в себе данные о выполненных задачах во время адаптации и пройденных опросах. Руководитель или HR-специалист могут быстро зайти и увидеть, как человек справляется с погружением в новую должность:

Задачи для сотрудника под каждый этап адаптации заранее формируются в разделе «Задачи и проекты». Когда карточка сотрудника переводится на новый этап онбординга, он получает автоматическое сообщение с новой задачей:

Кроме сотрудника уведомления получают руководитель и HR-специалист. Здорово, что не приходится ходить ко всем участникам процесса в личку с напоминанием пройти опрос по адаптации, например:

Кстати, база знаний с Welcome-курсом, информацией о компании, регламентами по рабочим процессам тоже создана внутри корпоративного портала Битрикс24 – не пришлось подключать дополнительные сервисы. В ФСК особенно ценят, что можно заходить на портал с мобильного приложения Битрикс24 – самое нужное для работы всегда под рукой.

Знаете, какой раздел базы знаний самый посещаемый среди новеньких в первые месяцы работы? «Вопрос-ответ» с самыми частыми вопросами. Возможность не дергать сразу «глупыми» вопросами коллег, а разобраться самому, дарит чувство комфорта и уверенности в своих силах.

Но это не значит, что сотрудники меньше взаимодействуют друг с другом.

Просто коммуникация становится качественнее и… душевнее :) Лучший помощник в этом – Лента новостей на портале.

Тут можно поздравить нового сотрудника с выходом на работу:

А еще узнать, что сейчас читают коллеги в книжном клубе, как у всех прошли выходные, и кто уже посмотрел последнюю серию любимого сериала (обсудить же надо с кем-то!). В общем, как будто столкнулись с коллегами у кофемашины в офисе и зависли на 5 минут за small talk.

Мелочи? Не поверите, эти мелочи могут создать такую атмосферу, благодаря которой люди на работе поддерживают хорошие отношения, сглаживают конфликты, относятся друг к другу с большим уважением, меньше выгорают.

В 2023 году по данным исследований сервиса Работа.ру постоянный стресс и выгорание стали главными причинами увольнения для 41% россиян; еще 21% отметили конфликты с коллегами; 17% не оценили корпоративную культуру компании.

Кстати, о цифрах.

И успешно продолжают карьеру в компании. Это не всё, что дала автоматизация онбординга с помощью корпортала Битрикс24, вот какие результаты уже получили:

Далее компания планирует развивать корпоративный портал, добавить больше геймификации в онбординг, чтобы он стал еще комфортнее и интереснее.

Полный кейс можно почитать здесь.

А как у вас в компании обстоят дела с онбордингом? :) Делитесь в комментариях, что нравится, а что огорчает больше всего – порадуемся за вас или подскажем, что делать.