Как выстроить бизнес так, чтобы он работал без предпринимателя и приносил деньги

Вы предприниматель и уже устали от контроля всех бизнес-задач? Делимся опытом Вячеслава Кузина. Предприниматель сам выстроил систему, освободил 40% рабочего времени, которого хватило не только на развитие бизнеса, но и на отдых. Вячеслав смог уехать в Северную Корею и провести неделю без связи с сотрудниками. Показываем, как сделать так же.

Вячеслав Кузин, уехал в страну без связи и Интернета, а бизнес не развалился 
Вячеслав Кузин, уехал в страну без связи и Интернета, а бизнес не развалился 

У Вячеслава Кузина 2 бренда одежды — детская одежда Happy Story и женская одежда New Story. Производство находится в Смоленске, а товары он продает через маркетплейсы. Сотрудники не выполняли даже простые задачи, постоянно что-то забывали и были не особо заинтересованы в работе. О том, как Вячеслав решил эти проблемы, расскажем ниже.

До Кванта не было единой системы управления. Задачи ставились через мессенджеры и постоянно терялись. Гугл-календари и приложения с напоминаниями не помогали. Контролировать выполнение длинных задач было невозможно: в чате за 2 недели напишут сотни сообщений, нужной информации не найти. Простые же задачи сотрудники в том же чате перекидывали друг на друга.

Больше всего Вячеслава напрягало то, что в чатах он никогда не докопается до всей цепочки событий. Кому-то будет лень упомянуть, что это сообщение адресуется именно сотруднику Пете, кому-то будет лень ответить.

Из забавного: у нас очень долго была война по обеспечению офиса водой. Два сотрудника постоянно перекидывали задачу друг на друга в чате, потом кто-то из них любезно писал: «Ну, мне несложно, я сделаю». Мы, наверное, месяц–полтора без воды были, уже до психов доходило. При этом сотрудникам даже никуда не надо было ехать. Достаточно зайти на кухню, посмотреть, сколько воды осталось, и если там меньше 3 бутылей, то позвонить и заказать. Дело на 30 секунд.

Вячеслав Кузин
Если нет ответственного за задачу человека, она никогда не будет сделана
Если нет ответственного за задачу человека, она никогда не будет сделана

Вячеслав начал искать систему, которая позволила бы ему не терять задачи. Он хотел, чтобы все задачи выполнялись вовремя, а не перекидывались с одного сотрудника на другого.

Построить компанию как в Симс vs подгонять предприятие под стандартный шаблон

Вячеслав ещё до создания своего бизнеса пользовался «Битриксом».

«Битрикс» был полезен для живого отдела продаж, где были менеджеры, этапы сделок, холодные звонки и тёплые клиенты. Система не подходила Вячеславу: при продаже на маркетплейсах не нужны живые менеджеры.

Зачем мне платить за «Битрикс», у которого функционал заточен на продажи, если мы торгуем только на маркетплейсах, где нет живых менеджеров? Это сделано не для меня, это мне не нужно.

Вячеслав Кузин

В Кванте Вячеславу понравилось то, что можно было выстроить такую систему, которая подходит именно для его компании.

В Кванте ты сам придумываешь своё предприятие, строишь свой город, как в игре Симс.

Вячеслав Кузин
Тут я свой город построил, пойду строить свою компанию в Кванте 
Тут я свой город построил, пойду строить свою компанию в Кванте 

Зашёл на сайт Кванта: через 3 минуты уже звонил менеджеру и спрашивал, как оплатить систему

С Квантом Вячеслав познакомился случайно.

На одном мероприятии в Москве была рекламная интеграция Кванта. До этого Вячеслав долго думал, как объединить все задачи компании, гугл-таблицы, чаты и календари.

Он записал себе название компании: подумал, что Квант сможет ему помочь. Начал изучать сайт.

Я зашёл на сайт и, наверное, через 3 минуты уже звонил менеджеру Кванта и спрашивал его, как оплатить систему.

Вячеслав Кузин

Делегировал контроль сотрудников Кванту: один раз прописал задачи и забыл о них, всё выполняется само

У Вячеслава были 2 основные цели, которые он хотел достичь при помощи Кванта.

1. Систематизировать операционку.

С этим помогли функциональная схема и повторяющиеся задачи.

В любом бизнесе есть повторяющиеся задачи: оплата аренды раз в месяц, зарплаты сотрудникам – раз в две недели, планёрка – каждый понедельник.

Инструмент Кванта «Повторяющиеся задачи» позволяет предпринимателю описать задачи и указать, как часто их надо выполнять. В нужное время задачи автоматически приходят сотрудникам. Поручения выполняются без участия и напоминаний предпринимателя. Даже если сотрудник забудет о задаче, ему позвонит специальный диспетчер и напомнит о ней.

Инструмент "Повторяющиеся задачи" помогает сотрудникам и самому собственнику ни о чем не забыть 
Инструмент "Повторяющиеся задачи" помогает сотрудникам и самому собственнику ни о чем не забыть 

Вячеславу понравилось, что он самостоятельно настроил эту систему, подогнал её под свои нужды. Наши специалисты по внедрению обучили его, как пользоваться системой.

Тебе не надо звонить менеджеру компании и просить: «Слушай, мне надо вот это подправить». Он, может, только через неделю тебе это настроит. Здесь ты можешь всё сделать сам.

Вячеслав Кузин

2. Упорядочить работу по развитию.

Это удалось сделать при помощи инструментов «Проекты» и «Бизнес-процессы».

В любом бизнесе есть задачи, которые идут друг за другом. Например, если предприниматель решил создать сайт для своей компании, то сначала ему нужно поручить HR найти дизайнера, провести с ним собеседование, поставить ТЗ, проверить сайт, отправить на доработку и т.д.

«Проекты» и «Бизнес-процессы» автоматизируют выполнение задач, которые идут друг за другом. После того, как сотрудник выполнил первое поручение, ему автоматически приходит следующее, затем третье и т.д. Предприниматель может один раз описать последовательность задач, и больше к ним не возвращаться: всё будет выполняться без него.

«Проекты» помогают упаковать наши мысли, какие-то цели, благодаря им появляются конкретные задачи со сроками и исполнителями. И всё это прекрасно работает.

Вячеслав Кузин

Сотрудники саботировали внедрение новой системы. Чтобы вызвать лифт, ставили задачу в Кванте

Хотя система была полезна как предпринимателю, так и сотрудникам, на этапе внедрения команда столкнулась со сложностями.

Начальники производства – это люди советской закалки, люди в возрасте. Им было сложно разобраться в программе, они хотели решать вопросы устно.

У них глаза не горели от того, что в Телеграме или в Кванте можно решать какие-то вопросы.

Вячеслав Кузин
Часто пожилым сотрудникам бывает сложно разобраться системе. Поэтому мы рекомендуем сначала ставить сотрудникам в Квант одну задачу, потом две и т.д. Люди постепенно привыкают и не саботируют систему 
Часто пожилым сотрудникам бывает сложно разобраться системе. Поэтому мы рекомендуем сначала ставить сотрудникам в Квант одну задачу, потом две и т.д. Люди постепенно привыкают и не саботируют систему 

Были и саботажники. Саботаж заключался в том, что слишком утрировались задачи. Доходило до абсурда, например, сотрудник писал: «Спустите мне лифт на первый этаж». И стоял внизу, ждал, пока задачу в Кванте выполнят.

Квант – это некий базис твоих ежедневных задач, но это не всё. Через WhatsApp позвонить тоже можно, чтобы тебе лифт спустили, это будет быстрее. Не надо доходить до фанатизма и удалять все мессенджеры.

Вячеслав Кузин

Несмотря на все сложности, Квант внедрили: сейчас все сотрудники активно пользуются системой.

Предпринимателям главное не сдаваться, когда они сталкиваются с саботажем. Людям сложно работать с чем-то новым. Постепенно сотрудники сами поймут преимущества системы и будут с удовольствием ею пользоваться
Предпринимателям главное не сдаваться, когда они сталкиваются с саботажем. Людям сложно работать с чем-то новым. Постепенно сотрудники сами поймут преимущества системы и будут с удовольствием ею пользоваться

Сотрудник склада бежит на работу, ведь из-за него ребёнок не получит тёплый костюм: как идеология сплотила команду

Идеология помогла увеличить заинтересованность сотрудников в работе. Появились глобальные цели, к которым можно идти всей командой.

Обычно всё сводится к одному: «Давайте заработаем денег». Точнее, собственник думает о том, как ему заработать денег, а сотрудники думают, как им получить зарплату. А идеология переворачивает отношение к делу.

Вячеслав Кузин

Когда мы поговорили про идеологию, сотрудники стали лучше понимать, зачем они приходят на работу, какую пользу они приносят людям.

Когда в следующий раз у начальника склада утром не сработает будильник, он будет опаздывать и думать о том, что какой-то ребёнок из-за него не получит свой тёплый костюм и будет плакать. Пусть бежит на работу скорее.

Вячеслав Кузин
Цель компании помогает мотивировать сотрудников не только деньгами: люди чувствуют, что их работа полезна и приносит пользу людям
Цель компании помогает мотивировать сотрудников не только деньгами: люди чувствуют, что их работа полезна и приносит пользу людям

Сейчас людей мотивируют не только деньги. Они работают продуктивнее и лояльнее относятся к компании.

Задачи всегда выполняются вовремя: метрики собраны, налоги уплачены, к планёркам все сотрудники готовы

Раньше задачи терялись, а теперь выполняются вовремя. Эти изменения отразились на работе каждого отдела.

1. Производство

❌Раньше: Вячеслав напоминал по 100 раз про то, что нужно собрать метрики и отправить ему отчёт. И всё равно сотрудники часто забывали отправить данные.

✅Сейчас: Начальник производства в понедельник в 11 утра отдаёт владельцу компании все данные. Вячеслав знает, что в 11 утра он прочитает, что сотрудники сделали на прошлой неделе.

2. Бухгалтерия

❌Раньше: Были просрочки по отправке документов. Мог прилететь штраф за неуплату налогов.

✅Сейчас: Бухгалтер настроила систему, внесла в неё всю отчётность, зафиксировала, когда сдавать 6-НДФЛ, когда 3-НДФЛ и т.д. Нет никакой суеты. А если бухгалтер забыла о чём-то, ей коммуникатор позвонит и напомнит.

Коммуникатор – это диспетчер Кванта, который напоминает сотрудникам о бизнес-задачах. Если сотрудник не сделал задание в срок, то коммуникатор звонит ему и напоминает о работе. Человек не может проигнорировать диспетчера, потому что в этом случае коммуникатор свяжется с предпринимателем и расскажет ему о возникшей проблеме.

3. Продажи

❌Раньше: Чтобы назначить планёрку, нужно всех собрать, договориться о встрече, ближе к планёрке ещё раз напомнить. И всё равно находились сотрудники, кто забывал или приходил неподготовленный.

✅ Сейчас: Все совещания указаны в Кванте. Вячеслав просто в нужное время открывает чат, переходит по ссылке на Яндекс Телемост и слушает. Сотрудники приходят подготовленные, потому что эта задача прописана в Кванте, и если они о ней забудут, то коммуникатор им напомнит.

Благодаря этому бизнес растёт и развивается.

Системность – это то, что даёт Квант.

Вячеслав Кузин

Когда человек уходит в отпуск, не ищем в панике замену – просто даём другому сотруднику нужный регламент

Регламенты помогли делегировать многие функции. Для этого сотрудников не пришлось долго обучать: они прошли тест по документу, и уже были готовы к работе.

Например, в 2024 году маркетплейсам захотелось, чтобы селлеры сами развозили продукцию по регионам. Они назвали это «локализацией». Вячеслав месяц разбирался с этим, искал все болевые точки этого процесса. Потом написал регламент и отдал сотрудникам. Сейчас в еженедельных отчётах коэффициент локализации более 70% — это хороший показатель.

Ещё была введена обязательная маркировка в этом году. Алгоритм был точно такой же: Вячеслав разобрался вместе с сотрудниками, как это работает, описал в регламенте и спустил на работу склада.

Теперь точно знаю, что вся продукция замаркирована, всё читается, всё зарегистрировано, в «Честном знаке» всё опубликовано – я об этом уже не думаю.

Вячеслав Кузин

Однако особенную пользу регламенты принесли, когда сотрудники уходили в отпуск. Регламенты передавали другому человеку, задачи в Кванте тоже отправляли ему. Всё было сделано: предпринимателю не нужно было бегать и искать, кому поручить задачи.

Без системы регламентов было бы сложно. Надо было написать какой-то документ, кто-то бы его прочитал, а кто-то не прочитал. Регламенты помогли предпринимателю освободить время и перестать погружаться в операционку.

Регламенты полезны не только самим предпринимателям, но и сотрудникам, а значит и бизнесу в целом – отдохнувшие сотрудники работают эффективнее
Регламенты полезны не только самим предпринимателям, но и сотрудникам, а значит и бизнесу в целом – отдохнувшие сотрудники работают эффективнее

Квант высвобождает тех руководителей, которые должны думать головой, а не следить за операционкой. Они двигают компанию вперёд. Это касается любого бизнеса, не только нашего. Если никто не будет успевать думать, то и бизнес будет чахнуть.

Вячеслав Кузин

Я не контролирую операционку: всё будет сделано, по-другому и быть не может

Сейчас Вячеслав вышел из операционки. Он занимается стратегией и практически не следит за работой сотрудников.

На данный момент я практически не контролирую операционку. Я знаю, что всё будет выполнено, и по-другому быть не может.

Вячеслав Кузин

Он знает, что 5 и 20 числа бухгалтер выдаст всем зарплату, потому что данные по выработкам, графикам и отпускам ей будут предоставлены. Знает, что в понедельник после обеда вывезут весь производственный мусор.

После внедрения Кванта нет необходимости контролировать каждый шаг сотрудников: если они даже забудут о чем-то, им напомнит коммуникатор. Предприниматель может отдыхать или уделять болше времени развитию компании
После внедрения Кванта нет необходимости контролировать каждый шаг сотрудников: если они даже забудут о чем-то, им напомнит коммуникатор. Предприниматель может отдыхать или уделять болше времени развитию компании

Полторы недели назад Вячеслав был в прекрасной стране – Северной Корее, там нет ни Интернета, ни роуминга. Связи с сотрудниками не было никакой. Перед отпуском он посмотрел, что идёт по проектам, некоторые задачки допоставил и уехал.

Когда вернулся через неделю, оказалось, что ничего не развалилось: проекты делались. Исследования, которые надо было сделать, проведены, отчёты все предоставлены. Оказалось, что можно было куда-то съездить вообще без связи.

Даже когда предприниматель был без связи и Интернета, бизнес успешно работал без него
Даже когда предприниматель был без связи и Интернета, бизнес успешно работал без него

Я иду и смотрю вперёд, а не под ноги. Это дал мне Квант.

Вячеслав Кузин

Хотите так же?

Хотите уехать без связи? Отдыхать и не отвлекаться на звонки от сотрудников?

Запишитесь на бесплатную экскурсию Кванта. Мы расскажем вам, как работать с системой, как перепоручить контроль сотрудников тем, кто никогда не болеет и не уходит в отпуск, и ответим на все ваши вопросы.

55
7 комментариев

а еще некоторые тарологов в компанию пускают

1
Ответить

Сами такому удивляемся))

1
Ответить

А чтобы работал бизнес без предпринимателя или предприниматель без бизнеса?

1
Ответить

😂😂😂

1
Ответить

Ситуация с водой забавная, но не реалистичная. Почему предприниматель просто не сказал: "Иди ты, Петя/Вася/Женя, закажи воду?" Раз никто не хочет, Вячеславу надо было самому принять решение и назначить ответственного

1
Ответить

У Вячеслава была куча других задач. Он не мог уделить много внимания задаче по обеспечению воды. Плюс он тоже часто про это забывал.

При помощи Кванта мы помогаем распределить функции между сотрудниками. У каждой задачи появляется ответственный человек, они перестают забываться или теряться. Если вы заинтересованы в нашей системе, запишитесь на нашу экскурсию https://kvant.app/ex_short?utm_source=vc&utm_medium=profile_kvant&utm_campaign=article&utm_content=kuzin&utm_term=03.10.24

Ответить