Как выстроить бизнес так, чтобы он работал без предпринимателя и приносил деньги

Вы предприниматель и уже устали от контроля всех бизнес-задач? Делимся опытом Вячеслава Кузина. Предприниматель сам выстроил систему, освободил 40% рабочего времени, которого хватило не только на развитие бизнеса, но и на отдых. Вячеслав смог уехать в Северную Корею и провести неделю без связи с сотрудниками. Показываем, как сделать так же.

У Вячеслава Кузина 2 бренда одежды — детская одежда Happy Story и женская одежда New Story. Производство находится в Смоленске, а товары он продает через маркетплейсы. Сотрудники не выполняли даже простые задачи, постоянно что-то забывали и были не особо заинтересованы в работе. О том, как Вячеслав решил эти проблемы, расскажем ниже.

До Кванта не было единой системы управления. Задачи ставились через мессенджеры и постоянно терялись. Гугл-календари и приложения с напоминаниями не помогали. Контролировать выполнение длинных задач было невозможно: в чате за 2 недели напишут сотни сообщений, нужной информации не найти. Простые же задачи сотрудники в том же чате перекидывали друг на друга.

Больше всего Вячеслава напрягало то, что в чатах он никогда не докопается до всей цепочки событий. Кому-то будет лень упомянуть, что это сообщение адресуется именно сотруднику Пете, кому-то будет лень ответить.

Вячеслав начал искать систему, которая позволила бы ему не терять задачи. Он хотел, чтобы все задачи выполнялись вовремя, а не перекидывались с одного сотрудника на другого.

Вячеслав ещё до создания своего бизнеса пользовался «Битриксом».

«Битрикс» был полезен для живого отдела продаж, где были менеджеры, этапы сделок, холодные звонки и тёплые клиенты. Система не подходила Вячеславу: при продаже на маркетплейсах не нужны живые менеджеры.

В Кванте Вячеславу понравилось то, что можно было выстроить такую систему, которая подходит именно для его компании.

С Квантом Вячеслав познакомился случайно.

На одном мероприятии в Москве была рекламная интеграция Кванта. До этого Вячеслав долго думал, как объединить все задачи компании, гугл-таблицы, чаты и календари.

Он записал себе название компании: подумал, что Квант сможет ему помочь. Начал изучать сайт.

У Вячеслава были 2 основные цели, которые он хотел достичь при помощи Кванта.

1. Систематизировать операционку.

С этим помогли функциональная схема и повторяющиеся задачи.

В любом бизнесе есть повторяющиеся задачи: оплата аренды раз в месяц, зарплаты сотрудникам – раз в две недели, планёрка – каждый понедельник.

Вячеславу понравилось, что он самостоятельно настроил эту систему, подогнал её под свои нужды. Наши специалисты по внедрению обучили его, как пользоваться системой.

2. Упорядочить работу по развитию.

Это удалось сделать при помощи инструментов «Проекты» и «Бизнес-процессы».

В любом бизнесе есть задачи, которые идут друг за другом. Например, если предприниматель решил создать сайт для своей компании, то сначала ему нужно поручить HR найти дизайнера, провести с ним собеседование, поставить ТЗ, проверить сайт, отправить на доработку и т.д.

Хотя система была полезна как предпринимателю, так и сотрудникам, на этапе внедрения команда столкнулась со сложностями.

Начальники производства – это люди советской закалки, люди в возрасте. Им было сложно разобраться в программе, они хотели решать вопросы устно.

Были и саботажники. Саботаж заключался в том, что слишком утрировались задачи. Доходило до абсурда, например, сотрудник писал: «Спустите мне лифт на первый этаж». И стоял внизу, ждал, пока задачу в Кванте выполнят.

Несмотря на все сложности, Квант внедрили: сейчас все сотрудники активно пользуются системой.

Идеология помогла увеличить заинтересованность сотрудников в работе. Появились глобальные цели, к которым можно идти всей командой.

Когда мы поговорили про идеологию, сотрудники стали лучше понимать, зачем они приходят на работу, какую пользу они приносят людям.

Сейчас людей мотивируют не только деньги. Они работают продуктивнее и лояльнее относятся к компании.

Раньше задачи терялись, а теперь выполняются вовремя. Эти изменения отразились на работе каждого отдела.

1. Производство

❌Раньше: Вячеслав напоминал по 100 раз про то, что нужно собрать метрики и отправить ему отчёт. И всё равно сотрудники часто забывали отправить данные.

✅Сейчас: Начальник производства в понедельник в 11 утра отдаёт владельцу компании все данные. Вячеслав знает, что в 11 утра он прочитает, что сотрудники сделали на прошлой неделе.

2. Бухгалтерия

❌Раньше: Были просрочки по отправке документов. Мог прилететь штраф за неуплату налогов.

✅Сейчас: Бухгалтер настроила систему, внесла в неё всю отчётность, зафиксировала, когда сдавать 6-НДФЛ, когда 3-НДФЛ и т.д. Нет никакой суеты. А если бухгалтер забыла о чём-то, ей коммуникатор позвонит и напомнит.

3. Продажи

❌Раньше: Чтобы назначить планёрку, нужно всех собрать, договориться о встрече, ближе к планёрке ещё раз напомнить. И всё равно находились сотрудники, кто забывал или приходил неподготовленный.

✅ Сейчас: Все совещания указаны в Кванте. Вячеслав просто в нужное время открывает чат, переходит по ссылке на Яндекс Телемост и слушает. Сотрудники приходят подготовленные, потому что эта задача прописана в Кванте, и если они о ней забудут, то коммуникатор им напомнит.

Благодаря этому бизнес растёт и развивается.

Регламенты помогли делегировать многие функции. Для этого сотрудников не пришлось долго обучать: они прошли тест по документу, и уже были готовы к работе.

Например, в 2024 году маркетплейсам захотелось, чтобы селлеры сами развозили продукцию по регионам. Они назвали это «локализацией». Вячеслав месяц разбирался с этим, искал все болевые точки этого процесса. Потом написал регламент и отдал сотрудникам. Сейчас в еженедельных отчётах коэффициент локализации более 70% — это хороший показатель.

Ещё была введена обязательная маркировка в этом году. Алгоритм был точно такой же: Вячеслав разобрался вместе с сотрудниками, как это работает, описал в регламенте и спустил на работу склада.

Однако особенную пользу регламенты принесли, когда сотрудники уходили в отпуск. Регламенты передавали другому человеку, задачи в Кванте тоже отправляли ему. Всё было сделано: предпринимателю не нужно было бегать и искать, кому поручить задачи.

Без системы регламентов было бы сложно. Надо было написать какой-то документ, кто-то бы его прочитал, а кто-то не прочитал. Регламенты помогли предпринимателю освободить время и перестать погружаться в операционку.

Сейчас Вячеслав вышел из операционки. Он занимается стратегией и практически не следит за работой сотрудников.

Он знает, что 5 и 20 числа бухгалтер выдаст всем зарплату, потому что данные по выработкам, графикам и отпускам ей будут предоставлены. Знает, что в понедельник после обеда вывезут весь производственный мусор.

Полторы недели назад Вячеслав был в прекрасной стране – Северной Корее, там нет ни Интернета, ни роуминга. Связи с сотрудниками не было никакой. Перед отпуском он посмотрел, что идёт по проектам, некоторые задачки допоставил и уехал.

Когда вернулся через неделю, оказалось, что ничего не развалилось: проекты делались. Исследования, которые надо было сделать, проведены, отчёты все предоставлены. Оказалось, что можно было куда-то съездить вообще без связи.

Хотите уехать без связи? Отдыхать и не отвлекаться на звонки от сотрудников?

Запишитесь на бесплатную экскурсию Кванта. Мы расскажем вам, как работать с системой, как перепоручить контроль сотрудников тем, кто никогда не болеет и не уходит в отпуск, и ответим на все ваши вопросы.