Объединил, структурировал, сидишь управляешь: как работать с умными таблицами TEAMLY

Операционка может занимать 90% времени сотрудников компании. Плохо, если это не продуктивная работа, а поиск данных в каких-то переписках, табличках, стикерах и собственной памяти. Хватит это терпеть! Рассказываем, как всё исправить и организовать процесс.

Привет! На связи TEAMLY, платформа для совместной работы. После ухода Notion к нам переехали 20 000+ аккаунтов. Новички уже освоились и отладили процессы без потери качества. Одна из самых востребованных функций у нас – это Умные таблицы, аналог Базы данных из Notion. Инструмент требует настройки, поэтому рассказываем о нём подробнее.

Назначение Умных таблиц – создавать удобные базы данных. Наверное, многим знакома история, когда нужные данные зависли в переписке уволившегося сотрудника / в ненадежной памяти менеджера / неизвестно где. Такое положение дел создаёт ощущение бардака, поэтому многие стремятся внутри компании наводить порядок.

На самом деле вообще не важно, с каким объёмом данных вы работаете – будь то корпорация на десятки тысяч сотрудников, или формат самозанятости, или просто работа в одиночку. Функционал TEAMLY можно адаптировать под разную степень нагрузки.

Например, управление отделом продаж в компании с активным оборотом предполагает ежеминутное обновление данных несколькими пользователями – и наша платформа может это организовать. А если вы заглядываете в базу раз в день или реже, достаточно убрать лишние поля, чтобы не казалось, будто управляешь звездолетом.

Если нет чётко сформированных идей, всегда можно использовать шаблоны (и адаптировать их под себя). В нашей библиотеке свыше 40 готовых шаблонов для разных направлений: HR, разработка, маркетинг и т.д.

Каждая строка таблицы – это самостоятельная статья. Чтобы с ней работать, не нужно открывать новые вкладки и переключаться между ними. Вносите все изменения в поп-апе: добавляйте ссылки, прикрепляйте файлы, установите дедлайн и ответственного. Вернуться к общей базе очень просто.

Кстати, отдельной вкладкой их тоже можно открывать – кому как удобно.

При этом можно связывать данные из разных таблиц. Например, вынести задачи по спринту на отдельную страницу. Тогда не придётся копаться в общем списке – перед глазами останутся только задачи на сегодня или на неделю. Это легко сделать с помощью срезов.

Например, менеджер может отследить, какие проекты в данный момент находятся на финальных стадиях без всяких опросов через личные сообщения.

Когда много людей работают над одним проектом, и каждый выполняет свои задачи, трудно выбрать единственный формат для совместного ведения дел. Одному удобна таблица, другому – канбан-доска, третий привык к календарю.

Так вот в Умных таблицах можно быстро переключаться между всеми этими представлениями. Бонусом стали диаграмма Ганта и несколько видов классических диаграмм (круговая, график и гистограмма).

Начать советуем с простой таблицы – в ней видно максимум информации. Затем, когда немного привыкнете к работе, начинайте переключаться между представлениями: ни одна статья не потеряется.

1. Таблица отлично подходит для отображения, структурирования и хранения большого числа данных.

2. Канбан-доска улучшает управление проектами, обеспечивая систематизацию и прозрачность процессов.

3. Календарь помогает организовывать и отслеживать задачи с дедлайнами.

4. Диаграмма Ганта используется как инструмент аналитики, с её помощью можно отслеживать ход проекта и оценку прогресса.

5. Формы – позволяют создавать опросы для сбора обратной связи (как среди сотрудников, так и среди любых других пользователей интернета).

6. Диаграммы – помогают отслеживать закономерности, сравнивать значения и делать необходимые для работы выводы.

Для каждого представления используются одни и те же данные и карточки, создавать их заново не нужно!

В каждой статье Умных таблиц есть те же инструменты, что и на любых других:

- большое текстовое поле с визуальным редактором – можно делать подробные описания, списки, добавлять ссылки, иллюстрации и т.д.

- заголовок и автор

- обложка

- возможность добавить эмодзи для невербальной коммуникации. Например, отмечать угрозы, ключевые замечания, важную информацию и просто разбавлять унылый рутинный тон

- вложения, файлы – их можно прикрепить

- комментарии и обсуждения

- добавление в «Избранное» для оперативного доступа

- просмотр журнала изменений страницы

- возможность печати

Кстати, эта статья написана как раз в карточке умной таблицы. И вот, как она выглядела там:

Мы были бы не TEAMLY, если бы не решили ещё чуть упростить совместную работу. Так в Умных таблицах появилась автоматизация.

Например, можно автоматизировать назначение ответственного при перемещении карточки по канбан-доске. Когда карточка попадает в раздел «Согласование», ответственным сразу назначается тот, кто должен отсмотреть задачу.

Это позволяет:

· мгновенно менять исполнителя

· настроить отправку уведомлений ответственным

· задать свойства по умолчанию для всех новых страниц

· наладить автоматическое перемещение задач в архив

Мы действительно уверены, что создаём крутую платформу и сами активно пользуемся всем: табличками, статьями, канбанами и остальным.

Что мы не можем сделать, так это залезть в голову пользователя и самостоятельно настроить все схемы. Работа по созданию базы данных – это всегда фундаментальный труд.

Как верно заметил кто-то в комментах под нашей статьей: «Порядок в голове – порядок на столе». Поэтому создание Умной таблицы должно строиться через внутреннюю коммуникацию. Отладка может занять месяц–два, зато в итоге вы получите рабочую базу, а не очередной бизнес-опыт, который мумифицируется в недрах ваших серверов.

Мы постарались облегчить эту задачу с помощью шаблонов – вы можете выбирать готовые решения и внедрять их, попутно адаптируя под свои нужды. Всё остальное постигается только во время использования.

Сосредоточьтесь на практике, а остальное приложится!

Уже работаете на платформе? Ещё больше полезной информации — в нашем канале Телеграм.