Как организовать HR-процессы с помощью Битрикс24
Эта статья написана моей коллегой, Алисой Ерофеевой. Хочу поделиться её опытом в организации HR-процессов с использованием Битрикс24.
Статья будет полезна, если у вас:
- маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
- постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
- есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.
Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.
Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж, мы используем его для найма и ввода в работу персонала.
Почему вам это нужно
Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.
Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.
HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.
Кандидатов становится много, хаос усиливается:
- кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик),
- кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней,
- кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом,
- дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками,
- захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.
Результат найма можно улучшить, организовав процесс в Битрикс24.
С чего начать автоматизацию HR-процессов
Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.
Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:
- делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
- настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
- настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
- вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
- массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
- следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
- создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом.
- сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
- обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы,
- и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24 :)
Автоматизация найма в Битрикс24
Для начала разберемся с сущностями системы.
Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.
Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.
Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.
Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов
Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов.
Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же сразу делать лендинг на базе Битрикс24.
Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.
Для оперативных ответов кандидатам рекомендуем на посадочную разместить “открытые линии”. Открытые линии — это такой ответ Битрикс24 современным онлайн-консультантам и чат-ботам.
Там можно:
- настроить очередь ответов для конкретных сотрудников,
- переадресовать обращение коллеге,
- создать заявку прямо из диалога с подгрузкой всей истории переписки,
- сделать автоматические ответы в зависимости от сценариев,
- сделать заготовки типовых ответов для уменьшения рутинных операций.
Вот пример нашего лендинга для найма программистов.
Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:
Полная версия доступна по ссылке .
Шаг 2 — интеграция с hh.ru
С hh.ru можно интегрироваться с помощью API dev.hh.ru (доступ к нему платный) или готовых приложений для Битрикс24.
С помощью приложений можно сохранить и просмотреть текущие вакансии, анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точную статистику по каждому сотруднику из отдела HR.
Если в вашей компании речь идёт о десятке кандидатов в месяц, можно справиться «вручную».
Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24
Пример воронки в Битрикс24, которая явно сигнализирует о проблеме
Пример воронки в Битрикс24 хорошо работающей HR-службы
Необходимо сделать новое направление сделок в CRM Bitrix24.
Рекомендуем опросить специалистов найма вашей компании. Сделайте людей, которым нужно будет работать в новой системе, частью вашего решения и вы удивитесь насколько легко пройдет внедрение!
Рассмотрим два варианта внешнего вида (выбирайте что нагляднее для вас).
Пример вывода HR-сделок на разных стадиях в виде списка
Пример канбан-доски сделок HR направления
На мой взгляд канбан нагляднее, и, что особенно удобно: в нём легко перетаскивать drag'n'drop сделку по кандидату в нужную стадию.
Карточку кандидата, как и поля сделки, можно заточить под уже существующую анкету, чтобы специалистам службы HR было легко и привычно заполнять данные.
Шаг 4 — автоматизация HR-процессов
Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела ограничены лишь лицензией Bitrix24 и вашей фантазией.
Вот стандартные кейсы для примера:
- система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя"
- система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email - будет довольно простого формата, пример ниже:
Что еще можно сделать:
- подключить телефонию, все звонки с кандидатом будут записываться и складываться в карточку контакта или сделку,
- создавать новые сущности, к примеру, джоб оффер на фирменном бланке компании с автоматической генерацией (данные из карточки сделки подтягиваются в шаблонный текст).
Приведем пример, в {скобках} то, что можно подтянуть в шаблон, чтобы персонализировать job offer:
{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:
- Вы приняты на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}
- Ожидаем от выполнение следующих задач: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24}
- Предполагаемый выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки}
- Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}
- Вот ссылка на документ с общими правилами {проходная система в офисе, дресс-код, рабочее время, обед}.
- Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу}
- Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}
- Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.
- Ваш непосредственный руководитель {имя и контакты наставника на время испытательного срока}
- Данные для входа в нашу систему {доступ в рабочую почту и портал (если такое есть)}
- Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе}
Поздравляю с хорошим стартом!
Составляйте job offer максимально прозрачно и кратко, избегайте двусмысленных формулировок. В ваших интересах, чтобы кандидат правильно понял каждый пункт.
Шаг 5 — корпоративный университет и не только
Как вы понимаете, можно оцифровать не только найм, но и другие процессы.
Обычно 5й шаг идёт после тестирования и привыкания сотрудников к работе в портале (1-2 месяца).
По сути он может стать циклом бесконечных улучшений.
Например:
- внедрение прозрачной системы KPI,
- нематериальной мотивации,
- взаимодействие с удаленными филиалами,
- хранение интерактивной базы знаний,
- организация корпоративной системы обучения и т.д.
Чуть больше можете прочитать в нашей статье про автоматизацию отдела кадров в Битрикс24 . Там про согласование отсутствий, отпусков, переработок сотрудников.
А наш кейс для компании Desan как раз про корпоративный университет.
Кажется сложным во внедрении и требует подключения интегратора, который неизвестно сколько будет стоить. Попробуйте готовое решение для рекрутмента от novus-hcm. Внедрение простое, все есть, стоит почти бесплатно.