Галя, у нас замена! Аналоги Google Docs, на которые можно переходить уже сейчас
В конце сентября в работе сервисов Google случился сбой из-за которого российские пользователи не могли создавать новые учётные записи. Под шумиху Минцифры рекомендовало всем сделать резервные копии данных и переходить на отечественные продукты.
Мы, как IT-компания, аккредитованная в Минцифры, решили послушать большого брата и подготовиться к возможной блокировке недружественных систем. Хоть Google и заявили, что сохранят бесплатные сервисы доступными в России, но лучше перебдеть.
Как сделать бэкап документов из Google Docs
Воспользуйтесь архиватором Google Takeout, чтобы выгрузить из системы все ваши данные, включая документы. Все файлы будут сжаты в один архив, а ссылка на него автоматически придёт вам на электронную почту Gmail. Она будет доступна в течение 7 дней.
Встроенный архиватор может работать медленно, если объём данных большой. Но если не хотите делать всё вручную, то воспользуйтесь этим сервисом. Мы попробовали импортировать файлы с Диска, Почты и Ютуба, это заняло 12 минут. Также есть способ, как хранить файлы в другой системе, не выгружая их.
Если вам нужно скачать документы выборочно, то лучше сделать это прямо с Google Диска. Просто выберите нужные папки и файлы, а затем скачайте их с помощью специальной кнопки в верхней части экрана или в выпадающем меню справа.
Альтернативы Google Docs
Яндекс.Диск — бесплатно до 5 Гб, далее от 249 рублей в месяц;
Битрикс24 — доступно 5 Гб, есть полностью бесплатный тариф и коннектор с Google;
VK WorkSpace — 100 Гб, тестовый период 30 дней, далее от 199 рублей в месяц;
Облако Mail — бесплатно до 4 Гб, далее от 149 рублей в месяц.
Яндекс.Диск
Многие подключают этот облачный сервис для хранения различных файлов, таких как фото, видео и презентации. Но вот использование Яндекс.Документов встречается реже. Между тем, сервис поддерживает совместный доступ, можно одновременно редактировать файлы, делиться ими по ссылке и настраивать права доступа.
Чтобы перенести документы, нужно их скачать с Google Drive и загрузить в облако Яндекса. Примеры буду приводить на моей карточке спикера.
Тем, кто привык к Google Docs, будет сложно адаптироваться к использованию документов Яндекса. Визуально они перегружены и похожи на традиционные офисные редакторы, а функций в них меньше, особенно в части работы с таблицами.
Битрикс24
В нашей практике есть компании, которые используют Битрикс24 не как полноценную CRM, а как инструмент для хранения документов и управления задачами. В таком случае всем советую Битрикс24 в качестве замены Google Docs:)
В CRM интегрирована российская разработка OnlyOffice. В Битрикс24 пользователи могут просматривать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации. В системе есть режим совместной работы, а также возможность делиться файлами по ссылке, настраивать права доступа и прикреплять физические объекты в чат или к задачам.
Одним из плюсов Битрикс24 является коннектор с Google Docs. Приложение позволяет выбирать, в каком интерфейсе работать с документами: Google или Битрикс24, и открывать их только через CRM.
В случае проблем с Google, все ваши файлы останутся в Битрикс24, дополнительное архивирование и скачивание не понадобятся. Однако, это касается только сформированных на портале документов! Созданные ранее файлы надо выгрузить из Google Drive.
VK WorkSpace и Облако Mail
Обе системы работают на базе пакета российских офисных приложений «Мой Офис». Платформа предлагает те же функции, что и другие подобные сервисы: возможность совместной работы, доступ по ссылке, загрузка готовых файлов, отслеживание изменений и автосохранение. Привычные сочетания клавиш также функционируют.
В VK WorkSpace возможна миграция файлов с Google Drive и Microsoft OneDrive. Но процесс импорта не юзер-френдли.
У Облако Mail также есть быстрый перенос файлов из Google Drive, но для этого нужно скачать приложение Облако Mail на компьютер.
Выбор Вебфлай
Если у вас есть средний, малый, микро- или даже нано-бизнес — рекомендую использовать Битрикс24. Если сейчас вам не нужны другие функции CRM, со временем они обязательно пригодятся, и всё будет храниться в единой системе.
Также облачная CRM избавит вас от забот о поддержке платформы, работоспособности оборудования и поиска других инструментов. Создание портала на Битрикс24 займёт меньше времени, чем чтение этой статьи.
Если вы частное лицо и у вас нет сделок и клиентов, то самый оптимальный вариант — это выгрузить документы из Google и сохранить их на Яндекс.Диске. Платформа работает стабильно и быстро, есть возможность использовать нейрофильтры, а при оплате на длительный срок действуют акционные тарифы.
И самое главное…
Запустите архивирование или скачайте файлы вручную с Google Drive прямо сейчас!