Совмещаем to-do и пустой инбокс в Gmail

Мне нравится идеология inbox zero, но никогда не получалось ей следовать. Я использую свои Gmail ящики как в том числе to-do списки, и в итоге там все время какой-то ад (вернее, так было раньше): неразобранные входящие; письма, на которые жду ответа; отвеченные, но требующие реакции; делегированные; сохраненные на будущее; письма самому себе; и т.д.

Так было до тех пор, пока я не нашел инструкцию, как настроить Gmail для такого рода использования. С тех пор в моих ящиках (относительный) порядок и пустой инбокс, хотя я по-прежнему использую почту как to-do.

Ссылку на оригинальную (не мою) инструкцию я давно потерял, да и интерфейс Gmail с тех пор поменялся уже несколько раз, так что обновлю ее здесь. Может, кому-то еще пригодится.

Ну и, видимо, сразу надо сказать: да, я понимаю, что использую почту не совсем по назначению, да, я знаю, что есть десктопные клиенты, которые решают эти задачи, да, я согласен, что для многих это вообще не проблема — 100500 непрочитанных писем и ок. Но вот хочу я использовать для to-do именно почту и именно веб (и именно Gmail) и не люблю завал из непрочитанных писем. Возможно, я не один такой.

Раньше работа с почтой у меня выглядела так: пришло письмо — надо ответить на него попозже или сохранить на будущее. Написал письмо — жду ответа. Переслал (делегировал) — жду выполнения. Пришли авиабилеты — сохранил, чтобы были под рукой. Все это надо как-то трекать.

В итоге все такие письма постоянно висели в почте, и отвлекали на себя внимание — сложно быстро отличить непрочитанное входящее от специально помеченного «как непрочитанное». Что еще хуже, разные типы писем (жду ответ, сохранил на будущее и т.д.) лежали вперемешку, что вызывало постоянную боль.

Мой ящик был похож на помойку:

Сейчас все мои ящики выглядят так:

Общая идея в том, чтобы разделить ящик на несколько виртуальных для разных типов писем. Это виртуальные ящики я буду дальше называть «папками».

У нас будет основной ящик для входящих, в который изначально попадают письма и который-то мы и будем стараться держать пустым, и несколько дополнительных папок. Всего у меня 5 папок:

Входящие — основная папка, куда попадают письма и лежат там, пока я с ними что-то не сделал. Это обычный стандартный инбокс.

В остальные папки письма попадают только после того, как я их туда отправил. Названия говорят сами за себя, думаю, пояснений не требуется. У вас, конечно, могут быть свои.

Как я работаю с почтой:

Архивация не удаляет письмо — она просто убирает его из входящих, так что операция безопасна. Архивированные письма доступны по системному ярлыку All Mail.

Конечно, тут возникает риск навести беспорядок теперь уже в дополнительных папках справа, да и вообще может выглядеть, что я просто переместил ад из инбокса в дополнительные папки. Но по опыту ада там меньше на порядки. Во-первых, как-то почту я уже разобрал, чтобы письмо оказалось справа. Во-вторых, это означает, что с письмом я что-то уже сделал, то есть убрал из оперативной памяти мозга, а это само по себе плюс.

Самое главное тут — что такое «помечаю письмо нужным образом». Для этого используется стандартная функциональность Gmail «Звезды», но к дефолтной желтой звезде надо добавить еще несколько, которые и будут распихивать письма по папкам. Сейчас покажу.

Настройка очень простая, занимает несколько минут и не требует установки каких-либо плагинов.

Заходим в Настройки, выбираем See all settings (Все настройки) -> Inbox (Папка «Входящие») -> в Inbox type (Тип папки «Входящие») выбираем Multiple inboxes (Дополнительные папки).

Нам надо выбрать отметки (звезды), которые будут обозначать разные типы писем и раскладывать их по нашим дополнительным папкам.

В левом столбце (Search query) заполняем условие, а в правом (Section name) — название папки. Названия папок вы можете использовать свои какие хотите.

Полный список возможных условий (search query):

Звезды вы можете использовать любые, но я рекомендую обязательно использовать стандартную желтую звезду, так как в мобильном приложении Gmail работает только она. А остальные — решайте сами.

Вроде бы условия можно комбинировать и использовать какие-то другие операторы, кроме has, но я не вникал — лично мне достаточно и такой простой настройки.

Multiple inbox position (Расположение в интерфейсе) -> Right of the inbox (Справа).

И не забываем сохранить.

Перезагружайте страницу — появятся все папки. Если этого не произошло, возможно у вас были включены табы «Соцсети», «Промоакции» и т.д. Вернитесь в Inbox type (Тип папки «Входящие») в настройках, поставьте Default (По умолчанию) и снимите галочки со всех категорий. Дальше верните Multiple inboxes (Дополнительные папки) и сохраняйте.

Если вы все сделали верно и раньше не архивировали письма, то тысячи мейлов окажутся в инбоксе. Не паникуем: ) Мы это решим очень быстро, но чуть позже.

Сначала надо дать понять джимейлу, что мы собираемся использовать разные типы звезд для маркировки писем. Снова идем в Settings (Настройки) -> See all settings (Все настройки) -> General (Общие).

Здесь находим раздел Stars (Звезды) и перетаскиваем нужные нам звезды из нижнего ряда в верхний. Нужные — это те, которые мы указывали и связывали с папками на шаге 2.

Дальше ставим звезды в том порядке, который нам будет удобен — они будут последовательно меняться по клику в соответствующем поле в инбоксе.

Сохраняемся: )

Сейчас у вас в инбоксе, скорее всего, тысячи неразобранных писем. Отмечаем нужные звездами — todo, ждем ответа и т.д. Думаю, нет смысла делать это с очень старыми письмами, месяца назад должно хватить.

После того как отметили нужное, выделяем все письма (чекбокс в левом верхнем углу) и нажимаем Archive (Архивировать). При этом письма не удаляются, а останутся в архиве, который доступен по All mail. Поиск по архиву тоже работает.

Теперь слева пусто, а справа письма распределены по папкам. Возможно, потребуется перезагрузить страницу, чтобы это увидеть.

Так, ну раз уже вы дочитали до этого места, мне надо что-то прорекламировать. Подписывайтесь на мой канал в Телеграме. Там, правда, нет ничего про настройку почты, но есть много (как мне кажется) полезного контента о практическом маркетинге — как применять маркетинговые уловки в своем бизнесе и как на них не попадаться.

Спасибо!