Зачем фрилансеру база знаний. Личный опыт переезда из Notion на TEAMLY

При миграции с платформы на платформу пользователи часто опасаются, что данные перенесутся с ошибками или вообще потеряются. Особенно, если переезжать нужно срочно, как это было в сентябре после ухода Notion. Разбираемся, что происходит на самом деле. Поговорили с одним из новых клиентов о миграции на TEAMLY и полезных функциях сервиса для фрилансеров.

Привет! На связи команда TEAMLY – платформа для совместной работы. Мы часто публикуем статьи о том, как управление знаниями помогает крупному бизнесу и стартапам. Но среди наших клиентов есть и фрилансеры. Мы попросили копирайтера Аллу рассказать, как она использует платформу для персональных задач. Читайте далее историю без купюр от первого лица.

Раньше я пользовалась Notion: вела рабочие и личные проекты, собирала базу знаний. Когда узнала о закрытии российских аккаунтов, сразу начала изучать отечественные альтернативы. Решила, что не стоит надеяться на VPN и рисковать внезапно потерять информацию, которую собирала годами. Вот как искала сервис и переносила данные.

1. Выбрала платформу. По сравнению с базами знаний каких-нибудь крупных компаний, материалов у меня немного. Но даже такое количество статей неудобно копировать вручную или восстанавливать потерянные фрагменты. Да и долго привыкать к новому интерфейсу не хотелось. В итоге остановилась на TEAMLY. Причины две: разработчики обещали быстрый переезд за один день, функционал максимально похож на привычный Notion.

2. Подобрала тариф. TEAMLY предоставляет тестовый период – 15 дней. В это время доступны почти все инструменты платформы. После завершения демоверсии можно остаться на бесплатном тарифе или выбрать один из платных. Первый вариант имеет много плюсов, но мне не хватило его для активного использования платформы. Хотелось получить больше места на диске, хранить тяжёлые файлы и работать с AI-ассистентом.

Подключила Личный тариф – это решение для тех, кто работает без большой команды. Он подходит для фрилансеров и ведения личных проектов. Цена вопроса – от 399 рублей в месяц при единовременной оплате за год. За эти деньги получила:

3. Перенесла данные. Платформа предлагает два способа переезда из Notion: импорт архива и миграция по API. Выбрала второй вариант, чтобы ускорить процесс.

Раньше я никогда не сталкивалась с API-технологиями. Если у вас тоже нет такого опыта, не волнуйтесь – платформа даёт пошаговую инструкцию по миграции. Чтобы перенести материалы, профессиональных айтишников звать не придётся. Просто следуйте алгоритму и руководствуйтесь советами для пользователей.

Все материалы переехали на TEAMLY без потерь, и копировать статьи руками не пришлось. Сохранились вложенные файлы и элементы форматирования: заголовки, шрифты, выделение цветом. Моя база знаний развернулась на новой платформе почти в исходном виде, поэтому можно было сразу приступать к работе.

В этом разделе скажу о том, какие инструменты TEAMLY уже оценила и чем они оказались полезны. Платформа гибко подстраивается под индивидуальные задачи, поэтому ваш опыт может быть гораздо шире.

В визуальном редакторе пользователи создают, комментируют и правят статьи. Если умеете работать в Word или Google Docs, без труда разберётесь с функционалом. А писать материалы быстрее и совершенствовать тексты поможет AI-ассистент.

Как работает. Редактор имеет блочную структуру. Статья состоит из отдельных блоков различного типа: информационный, таблица, макет, ссылка, видео и другие. Пользователь редактирует каждый блок независимо от остальных. При этом элементы можно копировать, дублировать и менять местами.

Для чего использую:

Пишу заметки. Фиксирую идеи по улучшению рабочего процесса, практические советы от коллег и другую полезную информацию. Также веду записи, связанные с личными проектами. TEAMLY позволяет полностью перенести на платформу работу с текстами для клиентов. Пока я этого не сделала, но после объявления об уходе Google Docs задумываюсь.

Открываю доступ к статьям. Сторонний пользователь может смотреть материалы даже без собственного аккаунта в Тимли. Достаточно отправить человеку ссылку и предоставить гостевой доступ. Мне эта функция помогает согласовывать с клиентами планы публикаций и вовремя актуализировать информацию по проектам.

Составляю списки. Создаю страницы со ссылками на обучающие материалы, книги, вебинары или интересные мероприятия, которые планирую посетить.

Экономлю время. Для типовых действий в визуальном редакторе есть горячие клавиши. Они помогают форматировать текст и ускоряют рутинные процессы в работе копирайтера. Например, инструмент помогает выделять предложения жирным (Ctrl + B), выравнивать абзацы по ширине (Ctrl + Shift + J), а также добавлять маркированные списки (Ctrl + Shift + 8), чек-листы (Ctrl + Shift + 9) и цитаты (Ctrl + Shift + B).

Инструмент помогает управлять проектами и систематизировать материалы. Умные таблицы TEAMLY заменяют базы данных, которые так полюбились пользователям в Notion.

Как работают. Умная таблица – это универсальный инструмент, который выглядит как список статей или задач. Чтобы настроить её под свой проект, нужно добавить столбцы-свойства. Указать можно дату исполнения, статус, приоритет и другие характеристики.

Информация в таблицах представляется в разных вариантах: канбан-доска, Гант, таблица, календарь, форма и диаграмма.

Как использую:

Веду трекер задач. Всю работу по новому проекту разбиваю на части и составляю таблицу, где каждая строка соответствует одной задаче. Затем применяю представление в виде канбан-доски – и задачи становятся карточками. Это помогает визуализировать рабочий процесс и сделать его более наглядным. По мере выполнения перемещаю карточки в столбцах – от «надо сделать» до «готово».

Контролирую дедлайны. Устанавливаю срок выполнения задач: для этого добавляю в умную таблицу столбец с датой. В канбане применяю фильтр и смотрю, что нужно сделать сегодня, в течение недели или месяца. А с помощью диаграммы Ганта оцениваю, как работа по проекту распределена во времени. Это помогает избежать авралов и равномерно распланировать нагрузку.

Расставляю приоритеты. В умных таблицах каждой задаче можно присвоить приоритет: например, высокий, средний или низкий. Это нужно, чтобы в первую очередь браться за самые важные части проекта.

В TEAMLY есть целая библиотека шаблонов, которые можно использовать для типовых материалов.

Как работают. Чтобы сэкономить время, можно не создавать страницы с нуля, а выбрать подходящую заготовку из библиотеки. Просто заполните структуру статьи вашими данными.

Как использую:

Провожу интервью с заказчиками. В шаблон «Интервью с клиентом» добавила вопросы, которые задаю заказчикам на установочном созвоне. После онлайн-встречи расшифровываю запись и заполняю шаблон.

Веду базу экспертов. На основе шаблона «База спикеров» сделала умную таблицу с контактами знакомых экспертов. Теперь легко нахожу, к кому обратиться за комментариями по разным темам.

Собираю портфель кейсов. Взяла шаблон с описанием выполненных проектов и добавила свои лучшие работы. Отправляю ссылку новым клиентам вместе с портфолио, которое тоже создала в TEAMLY.

Переезд на TEAMLY действительно прошёл легко. Как и заявляли разработчики, хватило одного дня, чтобы начать работу на новой платформе. Досконально изучить все функции пока не успела, но ключевые закрывают мои основные потребности. Для себя отметила преимущества продукта:

Продолжаю осваивать возможности TEAMLY, и в этом мне здорово помогает Академия – обучающая библиотека с инструкциями, видеокурсами, вебинарами и ответами на частые вопросы пользователей. Если не понимаю, как работает какая-то функция платформы, первым делом заглядываю сюда. Также подписалась на Телеграм-канал с новостями и анонсами фич, чтобы быть в курсе предстоящих обновлений.

О возможностях нашей платформы для службы HR расскажем на примере собственной академии TEAMLY.

Татьяна Старчикова, HR-директор TEAMLY, поделится опытом развития кадров с нуля.
Приглашаем HR-специалистов, руководителей компаний и стартапов, заинтересованных в развитии персонала, узнать, как набирать учеников с нужными талантами и мотивацией, обучать и принимать их на стажировку или полную занятость.

Бесплатный вебинар состоится 24 октября в 12:00.