Командная работа буксует? Разбираем навыки и инструменты, которые помогут всё разрулить

Компания подключилась к платформе для совместной работы. Руководство ждёт, что сотрудники перестанут терять и дублировать задачи, поделят зоны ответственности, а срывы дедлайнов прекратятся. На практике бывает наоборот: авралов становится больше, а кто чем занят – вообще непонятно. Разбираемся, почему так происходит и что делать.

Иногда компании при внедрении управления знаниями сталкиваются со странным парадоксом. Пользоваться общей платформой хотят все, но наладить совместную работу никак не получается. Одним сотрудникам не хватает гибких навыков, другим сложно разбираться с функциями сервиса и создавать статьи.

Мы в TEAMLY проанализировали опыт клиентов и рассказываем, что поможет настроить работу в команде. Конкретные названия компаний приводить не будем, но объясним всё на условном примере.

Представьте маркетинговое агентство с распределённой командой: одна часть сотрудников находится в офисе, а другая – на удалёнке в разных городах. Совместная работа может буксовать сразу по нескольким причинам:

Выход есть. Чтобы наладить совместную работу и укладываться в сроки, команде нужно синхронизироваться. Дело не только в технологиях и правильном выборе платформы для управления знаниями. Начинать желательно с гибких навыков. Вот какие soft-skills помогут сотрудникам.

Коммуникация. Люди с развитыми коммуникативными навыками – это настоящие командные игроки. Они вовлечены в работу, повышают общую продуктивность и избегают конфликтов. Коммуникация включает несколько скилов:

Сотрудничество. Командная работа предполагает, что специалисты объединяют усилия ради достижения общей цели. Люди с навыком сотрудничества умеют ставить успех проекта выше собственных интересов. Ночевать в офисе не обязательно, достаточно делиться информацией, поддерживать новичков, а опытным коллегам помогать в сложных ситуациях.

Самомотивация. Особенно актуальный навык для удалённой части команды. Помогает оставаться продуктивными без ежедневного контроля со стороны руководителя. Люди с развитой самомотивацией не бросают задачи на полпути и не пропадают с радаров в самый ответственный момент.

Планирование. Чтобы соблюдать дедлайны и работать без авралов, нужно составить пошаговый план проекта и правильно распределить ресурсы. Поэтому команде полезно освоить тайм-менеджмент, научиться делить зоны ответственности и организовывать рабочие процессы. Также навык планирования включает отслеживание прогресса и объективную оценку результатов работы.

Ответственность. Каждый сотрудник должен чётко понимать круг обязанностей и отвечать за результаты своей работы. А ещё нужно следовать принятым в компании стандартам и соблюдать инструкции. В здоровой команде правила и отчёты не осложняют жизнь, а помогают унифицировать бизнес-процессы и вовремя обнаруживать проблемы.

Чтобы наладить совместную работу, нужна чёткая постановка целей, подробное планирование и быстрый обмен информацией между сотрудниками. Вот как всё это организовать с помощью TEAMLY.

Объясните команде, чего компания хочет добиться в долгосрочной перспективе и в ближайшее время. Расскажите, что требуется от департаментов и персонально от каждого сотрудника. Цели можно ставить на неделю, месяц, квартал, год или другой удобный период. Например, наша продуктовая команда работает двухнедельными спринтами.

Что делать. Существует множество подходов к постановке бизнес-целей. Одна из самых популярных методик называется «SMART». Она позволяет максимально конкретизировать целевые результаты и выразить их измеримыми показателями.

Какой должна быть цель по методике SMART:

Примеры SMART-целей для маркетингового агентства: «увеличить количество активных клиентов на 40% до конца 2025 года»; «повысить долю SMM-услуг до 70% в общей выручке за 4 квартал».

Какие инструменты использовать. Умные таблицы помогут ставить цели для всей компании и каждого отдела. За основу можно взять шаблоны из библиотеки или разработать собственные.

В TEAMLY есть готовые таблицы OKR (Objectives and Key Results) для маркетинга и продаж. Они позволяют задавать цели и отслеживать ключевые результаты. Скопируйте таблицу и адаптируйте под ваши задачи, для этого добавьте или удалите строки и столбцы.

В каждой профессии существует набор специализированных слов и сокращений. Новые сотрудники могут путаться в определениях, а опытные иногда расходятся в трактовках. Такого не произойдет, если создать для команды сборник терминов.

Что делать. Разработайте глоссарий – корпоративный словарь с расшифровкой понятий и пояснениями. Например, в маркетинге есть термин «виральность». Под ним часто подразумевают посты в соцсетях или видеоролики, которые собирают большие охваты. На самом деле виральным можно считать контент, который пользователи не просто смотрят, но и активно распространяют. Чтобы не было разночтений, этот термин можно добавить в глоссарий.

Какие инструменты использовать. Платформа позволяет создавать глоссарий на уровне рабочего пространства. Каждая команда или департамент смогут сделать собственный сборник терминов, который не будут видеть остальные коллеги. Это удобно, потому что значения слов различаются в профессиональных сферах. Например, «показы» для маркетолога – это просмотры рекламного объявления, а для риэлтора – просмотры квартир с клиентами. В общем рабочем пространстве можно создать глоссарий с терминами, которыми пользуется весь коллектив.

Назначение ролей поможет избежать конфликтов и путаницы в компетенциях. Каждый сотрудник должен понимать свою зону ответственности и круг задач.

Что делать. Обозначьте, кто за что отвечает в коллективе. Создайте справочник контактов – это документ, в котором каждый может найти коллег, ответственных за разные задачи. Например, узнать почту отдела кадров, когда нужно подать заявление на отпуск или найти телефон системного администратора в случае проблем с интернетом. Справочник можно сделать в Умных таблицах и периодически актуализировать информацию.

Какие инструменты использовать. Разграничить зоны ответственности в TEAMLY помогают Права и Роли. Это модели управления доступами, которые регулируют полномочия пользователя при работе с контентом на платформе.

Сотрудники могут быть администраторами, редакторами или читателями. От роли зависит набор доступных действий со статьёй: полный доступ, редактирование, публикация, только просмотр.

При необходимости материалы можно открыть для сторонних пользователей, предоставив права читателей. Например, маркетологам эта функция помогает согласовывать с заказчиками документы по рекламным кампаниям: стратегию, бюджеты, макеты объявлений.

В распределённых командах часто страдает обмен информацией. Удалённые сотрудники узнают новости позже остальных, поэтому рискуют отстать от дедлайнов, сделать ненужную работу или, наоборот, потерять задачу.

Что делать. Настройте систему коммуникации, чтобы все сотрудники одновременно узнавали об изменениях по проектам. Для этого команды создают групповые чаты или проводят регулярные онлайн-встречи, в которых участвуют офисные и удалённые работники.

Какие инструменты использовать. Уведомления помогут сотрудникам не пропустить задачи, а руководителям отслеживать прогресс по проекту. Пользователям доступен «Центр уведомлений». Он аккумулирует информацию обо всех изменениях в пространствах или статьях, на которые подписан человек.

Чёткое планирование снижает уровень стресса для команды. Сотрудники понимают, какую работу и когда нужно выполнить. Это устраняет неопределенность и позволяет оптимально использовать рабочее время.

Что делать. Делите крупные цели на отдельные задачи и равномерно распределяйте работу по всему сроку проекта. Устраняйте скачкИ в нагрузке сотрудников. Если задач слишком много, люди устают и выгорают, а недостаточная загруженность снижает мотивацию и ухудшает дисциплину.

Какие инструменты использовать. Планировать работу помогут представления данных в умных таблицах: канбан и Гант.

Создайте умную таблицу, где каждая строка – это задача по проекту, а каждый столбец – свойство задачи. Затем сформируйте канбан-доску: все задачи станут карточками, которые можно двигать по мере выполнения работы. Гант покажет, как этапы проекта распределяются во времени, и поможет скорректировать тайминг. (Подробнее об этом читайте в нашей статье).

Например, диаграмма Ганта поможет заметить, что разработка контент-плана для двух ключевых клиентов маркетингового агентства совпадает по срокам. Значит, эти задачи нужно поручить разным специалистам, чтобы не случился перегруз и не ухудшилось качество работы.

Создайте для команды чёткие алгоритмы действий в различных ситуациях.

Что делать. Разработайте справочник с инструкциями, куда сотрудники смогут заглянуть в любой момент. Это упростит адаптацию новичков, ускорит работу опытных специалистов, снимет часть нагрузки с руководителей и наставников. Например, стажёрам не придётся отвлекать коллег организационными вопросами: «Как получить пропуск в офис, где найти бухгалтерию и кому звонить, если сломалась мышка».

Какие инструменты использовать. Создайте статьи с инструкциями в визуальном редакторе. Добавьте текстовые блоки, иллюстрации, обучающие видео и наглядную инфографику.

Ускорить разработку инструкций позволяет AI-ассистент. Это интеллектуальный помощник, который умеет писать тексты, составлять списки задач, выделять краткое содержание статьи.

Успех командной работы во многом зависит от гибких навыков сотрудников. Развитая коммуникация, планирование и личная ответственность помогают выполнять задачи без авралов и соблюдать дедлайны.

Платформы для совместной работы позволяют автоматизировать процессы. Например, в TEAMLY можно вести проекты, распределять задачи и контролировать результаты. При этом команде не требуются постоянные созвоны и ежедневные пуши от руководителя.

Чтобы вам было удобнее запускать совместную работу, мы создали готовые решения для разных команд. На платформе есть шаблоны статей, умных таблиц и рабочих пространств для IT-разработки, маркетинга, продаж, службы поддержки, проектного офиса и HR-отдела. Вам останется только скопировать шаблоны и наполнить своими данными. Ещё больше информации – в нашем телеграм-канале.