Как бизнес сливает деньги на планёрках и что с этим делать
Планёрки — одно из самых дорогостоящих мероприятий в компании. Подумайте сами: вы в одном помещении на длительное время собираете множество сотрудников. И всё это время вы платите им зарплату. Если планёрки организованы неправильно, это не что иное, как слив денег и трата времени квалифицированного дорогостоящего персонала.
При этом, по моему опыту, каждая вторая компания сталкивается с проблемами в их организации. У кого-то планёрки просто отсутствуют, а у кого-то они превращаются в бесполезные собрания, которые только отнимают время. Сегодня разберёмся, как это исправить. Если вы предприниматель, собственник бизнеса или топ-менеджер, то эта статья для вас.
Почему важность планёрок сложно переоценить
Планёрка — это административный процесс, призванный обеспечить нормальное функционирование системы управления, который не менее важен, чем основной функционал сотрудников.
Основной функционал — это то, ради чего сотрудника наняли. Например, у менеджера по продажам это обработка лидов, у кладовщика — сбор заказов. Это те задачи, которые напрямую влияют на создание ценного конечного продукта компании.
Помимо основного, у сотрудников есть административный функционал — это всё, что связано с поддержанием системы управления: предоставление отчётов, участие в планёрках и другие административные обязанности. Если сотрудник не будет ходить на планёрки и готовиться к ним, система управления начнёт хромать, даже если он будет продолжать выполнять свои непосредственные обязанности.
Основные функции планёрки
Итак, зачем же нужны планёрки? Мы выделяем пять основных функций.
- Обеспечение системного управления процессом или отделом. Планёрка позволяет непрерывно и постоянно управлять процессами в компании, отделом или даже несколькими отделами одновременно.
- Анализ ключевых показателей. Это возможность всем собраться, посмотреть на текущие показатели и синхронизироваться относительно того, как идут дела в компании.
- Контроль задач. Регулярная проверка выполнения проектов или задач, поставленных в прошлом периоде.
- Постановка новых задач. В компании постоянно возникают новые задачи, и планёрка — идеальное место для их обсуждения и распределения.
- Координация и командообразование. Регулярные встречи помогают команде чувствовать себя единым целым, налаживать внутренние коммуникации и повышать мотивацию.
Распространённые ошибки на планёрках
К сожалению, многие компании допускают одни и те же ошибки при проведении планёрок. Их делает каждая вторая компания, собственник или топ-менеджер которой обращается к нам за помощью с систематизацией бизнеса. Если вам тоже нужно навести порядок в бизнесе, обращайтесь — просто отправьте заявку в Telegram-бот. Мы свяжемся с вами, и обсудим, как можем помочь именно вам.
А сейчас давайте разберём ошибки, которые встречаются чаще всего.
Отсутствие подготовки сотрудников. Сотрудники не готовятся к планёрке, потому что нет установленного процесса подготовки. В итоге планёрка превращается в сумбурное собрание, где сотрудники выступают в роли пассивных слушателей, а основную роль берёт на себя руководитель.
Доминирование руководителя. Когда руководитель говорит больше всех и тянет одеяло на себя, планёрка становится неэффективной. Сотрудники просто спят на таких собраниях, а полезная информация теряется.
Неправильный формат проведения. Планёрка превращается в формат «ППР» — «поговорили, поговорили, разошлись». Без анализа ключевых показателей руководители и сотрудники не синхронизированы и могут иметь совершенно разные представления о текущем состоянии дел.
Публичное отчитывание. Некоторые руководители позволяют себе публично отчитывать сотрудников на планёрке. Это нарушает базовое правило: публично хвалим, лично ругаем. Планёрка должна быть местом для конструктивного обсуждения, а не для негативных эмоций.
Слишком долгие планёрки. Если планёрка длится два часа и более, эффективность падает. Обычно в таких случаях активны только несколько человек, остальные теряют время впустую. Оптимальная длительность планёрки — не более часа, а лучше — 30 минут.
Длительное обсуждение отдельных вопросов. Если обсуждение какого-то вопроса занимает больше пяти минут, его стоит вынести на отдельную встречу. Иначе остальные сотрудники теряют время, слушая то, что их не касается.
Слишком много участников. Собрать на планёрку 10 топ-менеджеров и обсуждать вопросы, которые касаются не всех, — это нерационально и дорого. Лучше разделить планёрки по темам или отделам.
Отсутствие модератора или секретаря. Без человека, который следит за регламентом и фиксирует решения, планёрка может стать хаотичной и бесполезной. Никто не записывает задачи, и они просто забываются.
Пошаговая инструкция подготовки к планёрке
Шаг 1. Определите типы планёрок. Разделите их по отделам или блокам: продажи, маркетинг, производство и остальные.
Шаг 2. Установите регулярность и время. Планёрки должны проводиться регулярно, в одно и то же время, чтобы сотрудники могли планировать своё время.
Шаг 3. Создайте дашборды для показателей. У каждого сотрудника или отдела должны быть свои ключевые показатели для отчёта.
Шаг 4. Составьте регламенты. Вам понадобится два документа:
- регламент по подготовке сотрудников — что и как нужно подготовить к планёрке;
- регламент по проведению планёрки — основные правила, права модератора, порядок выступлений, тайминг.
Шаг 5. Назначьте модератора или секретаря. Это может быть бизнес-ассистент или другой сотрудник, не участвующий в обсуждениях. Он отвечает за тайминг, соблюдение регламента и фиксацию решений.
Сценарий эффективной планёрки
Наибольшую эффективность показал следующий сценарий:
- Контроль выполнения прошлых задач. Начинаем с проверки того, что было сделано.
- Отчёты сотрудников по показателям. Сотрудники сами отчитываются по своим показателям, что повышает их ответственность и вовлечённость.
- Постановка новых задач. После обсуждения результатов ставим задачи на новый период.
- Финальное согласование. Модератор зачитывает все принятые решения, уточняет ответственных и сроки.
- Фиксирование результатов. После планёрки модератор переносит все задачи в систему контроля поручений. Это может быть специальная программа или даже простой Excel-файл. Главное — чтобы все знали свои задачи и могли отчитаться об их выполнении.
Заключение
Хотя проведение планёрок может показаться простой задачей, в каждой компании есть нюансы и сложности. Правильная организация планёрок укрепляет систему управления, повышает эффективность команды и, в конечном счёте, делает компанию более успешной.
Если вам нужна помощь в систематизации бизнеса или внедрении эффективных инструментов управления, отправьте заявку в Telegram-бот. Всего за несколько месяцев мы с командой поможем вам вывести бизнес на новый уровень.
А если вам интересны теоретические знания и вы хотите разобраться во всём самостоятельно, следите за моим каналом. Подписывайтесь, ставьте лайки, пишите комментарии. Я стараюсь отвечать на ваши вопросы и разбираю их в отдельных статьях.
Отсутствие модератора или секретаря. Чтобы подготовиться к плановому совещанию это вот частая проблема, из-за чего все затягивается до неимоверных размеров.
очень верное замечание
1. «Помимо основного, у сотрудников есть административный функционал — это всё, что связано с поддержанием системы управления: предоставление отчётов, участие в планёрках и другие административные обязанности.»
Серьезно? А владелец бизнеса в курсе, что рабочее время расходуется не на производительный труд, а на поговорить?
— Если отчеты будут автоматизированы, то им не потребуется заниматься не профильной деятельностью, впустую тратя рабочее время на непроизводительный труд. Попробуйте, бизнесу это понравится, потому что повысится КПД сотрудников. Системы CRM или ERP вам в помощь.
— Для планерок внедрите простое правило → во время планерки руководитель дает только информацию, которая касается всех сотрудников (правила, новые общие задачи, поздравления с индивидуальными достижениями, днями рождения и т.д.), а все индивидуальные задачи обсуждаются ну очень индивидуально с соответствующим сотрудником, потому что нет смысла другим слушать то, что касается одного, пусть лучше приступают к производительному труду. А если задачи поставлены через АСУ (CRM, ERP), то контроль и отчеты работают в онлайн режиме. Таким образом регламент планерки занимает 5 минут и так и да, когда общей инфы нет, то и нет смысла ее проводить, зачем отнимать время, отвлекая сотрудника от производительного труда. Что? Мотивационные планерки? Они легко работают в процессе индивидуальной работы с каждым сотрудником в рамках индивидуального плана развития каждого сотрудника. У вас такой есть? Нет, мужики то не знают? Создайте, будет очень полезно.
2. «Если сотрудник не будет ходить на планёрки и готовиться к ним, система управления начнёт хромать, даже если он будет продолжать выполнять свои непосредственные обязанности.»
Да ладно?
— Готовиться к планерке, чтобы дать костыль, который исправит хромоту системы управления не смотря на то, что будет выполнять свои профессиональные обязанности? Это сильно, но тема не раскрыта... А разве для бизнеса не является приоритетом добросовестное исполнение профильных обязанностей сотрудниками? Я встречал несколько компаний в которых сотрудников «грузили» не профильными задачами, увы, ничего хорошего бизнесменам это не принесло. Но это грабли имеют поразительную способность передаваться воздушно-капельным путем, поэтому можно их «тестить» в свое удовольствие. Решение этой задачи во внедрении CRM или ERP системы, обучении и развитии.
3. А разве доминирование руководителя на планерке не является его функций управления? Вы уж определитесь все таки нужна система управления или нет?
4. «Слишком много участников. Собрать на планёрку 10 топ-менеджеров и обсуждать вопросы, которые касаются не всех, — это нерационально и дорого. Лучше разделить планёрки по темам или отделам.»
Вы перепутали совещание руководителей с планеркой руководителя и подчиненных. С ТОП-менеджерами не проводят планерки, это они проводят планерки в своих департаментах.
В общем смешалось все в кучу.
Вячеслав, все действительно смешалось в кучу но только у вас в голове.
1. Административный функционал - это поддержание системы управления. Это не "потратить время на поговорить".
2. Ни один автоматизированный отчет не заставит сотрудников знать в нем цифры. Скорее наоборот, раз там все автоматом подбивается, то зачем мне туда смотреть. В результате без отчета на планерке, сотрудники не знают свои результаты.
3. Планерки нужны не столько руководству, сколько сотрудникам, чтобы они отчитались, синхронизировались и получили оценку своей работы.
4. Подготовка к планерке - это 15 минут времени, не драматизируйте.
5. Сама планерка - 30 минут, но за счет этих 30 минут сотрудники в тонусе и понимают, что делать и к чему стремиться целую неделю.
Я понимаю, что хочется показать свою экспертность под чужой статьей, но важно, чтобы это было уместно и по делу, особенно когда ставите чужую под сомнение.