Сравнение DAM систем

Думаю, никто не станет спорить с тем, что сегодня активно растет количество и значимость цифрового контента: изображения, фото, видео, сканы документов и т.д. Типовая ситуация в компаниях любого размера: файлы хранятся на сетевом диске, в личном облаке (иногда в корпоративном), на локальном компьютере. По рассказам одной из крупных российских компаний, средний срок жизни цифрового актива составляет 3 года. После этого найти файл становится нереально. При этом стоимость производства нового контента может быть очень значительной (я встречал бюджет в 300 млн. руб. в год), а часть (например, событийные съемки) в принципе невозможно воспроизвести.

При этом, для решения задач централизованного управления цифровыми активами довольно давно существует отдельный класс решений - DAM (Digital Asset Management). Такие решения позволяют хранить в едином пространстве все цифровые активы компании, организовывать их хранение с учетом специфики бизнеса, тегировать их, связывать между собой и добавлять атрибуты, чтобы потом быстро находить, группировать в удобные подборки.

Сегодня хочу представить сравнение нескольких таких решений, возможно кому-то оно окажется полезным, чтобы понять, какие задачи в принципе можно решить и какими средствами. Для сравнения выбрал такие решения:

Последние две системы - единственное , что нашел enterprise-ready именно Российского производства, а сегодня это один из ключевых факторов выбора.

Прежде чем сравнивать конкретные решения, давайте определимся с ключевыми функциями DAM-систем. Из самого базового набора, я бы выделил следующие:

- Организация и структурироание фото, видео, изображений и др. медиа в целом

- Управление метаданными;

- Поиск и фильтрация контента;

- Интеграция с другими системами из коробки;

- Поддержка различных форматов файлов;

- Возможности для совместной работы и рецензирования;

- Управление лицензиями на активы;

- Процессы согласования и управления статусами актива.

Разберем особенности по базовым функциям у выбранных для сравнения решений:

Bynder

В системе присутствуют как предустановленные метаданные, типа автора, описания и т.п. то , что часто бывает во встроенных метаданных файлов, так и возможность добавления собственных кастомизированных атрибутов в метаданные файлов. Для поиска нужных активов можно воспользоваться поисковой строкой или набором фильтров. Также система позволяет осуществлять поиск активов и предполагаемых дублей активов с использованием модуля ИИ. По умолчанию этот модуль не включен, покупается отдельно.

Готовые интеграции с внешними системами построены по модели маркетплейса. Есть набор готовых интеграций как от самого вендора, так и партнерские модули. Список готовых интеграций довольно внушительный и содержит очень разные категории продуктов, от E-com, PIM платформ до аналитических платформ. Единственный нюанс, все они, ожидаемо, зарубежные. Если нужны другие интеграции, доступны RESTful API.

Для загрузки и превью поддерживаются все основные типы медиафайлов. Изображения, видео. Есть поддержка 3D файлов glb. Ограничения по превью в основном по понятным причинам: огромные видеофайлы и документы, запароленные файлы.

В части совместной работы, решение включает workflow для управления статусами активов, управление задачами и кампаниями, интеграцию с мессенджерами.

В части управления лицензиями на ассеты, Bynder включает возможность установки ограничения на просмотр и/или скачивание на конкретных пользователей/группу пользователей со сроком действия. Не самый удобный способ, но технически установить ограничение и построить на этом автоматизацию возможно.

В плане workflow, система предоставляет стандартный набор статусов согласования актива с возможностью прокомментировать отклоненные. Построить сложные процессы согласования с помощью движка бизнес-процессов из коробки не получится.

Pimcore

Строго говоря, функционал Pimcore в части управления цифровыми активами, можно назвать DAM системой только с очень большой натяжкой. Это касается даже Enterprise версии, не говоря уже о версии Community. Это скорее просто возможность хранить структурировано файлы и привязывать их к каким-либо объектам, чаще всего к карточкам товаров. Буду рассматривать в рамках сравнения Community версию, т.к. купить в РФ сейчас Enterprise версию будет проблематично и, честно говоря, не слышал хоть об одном кейсе покупки в РФ платной версии продукта.

Метаданные к файлу добавить можно, но сделать полноценную инфомодель из коробки не получится. Поиск работает только по названиям файлов и метаданным. Понятно ни о каком “умном” поиске речи нет. Есть встроенный редактор, но его возможности примерно уровня Paint 97 года. Не представляю, кто и для каких целей им будет пользоваться, интеграций с профессиональными редакторами нет. Превью формируется только для самых распространенных форматов файлов, по типу .png, .jpg, .pdf . Из коробки превью для .cdr или какого-нибудь .docx нет. Обложку на файл тоже не поставить. Зато есть возможность реализовать статусную модель и полноценный бизнес-процесс управления статусами (не просто переключение между ними, а матрицу разрешенных переходов, завязанную на ролевую модель). К активу можно оставить заметки, но полноценную коммуникацию и рецензирование, к сожалению, не построить. Лицензии из коробки можно просто указать информационно. Любая автоматизация только через разработку, как собственно почти все в Pimcore в части функций полноценного DAM решения.

Picvario

Атрибуты активов делятся на публичные и приватные. Публичные доступны всем пользователям, приватные только авторизованным. Picvario поддерживает три основных международных стандарта метаданных: IPTC, XMP, EXIF. Поиск по файлам полнотекстовый в поисковой строке. Ищет в том числе по распознанным и присвоенным нейросетями тегам. Может искать по распознаванию лиц людей.

С точки зрения интеграций, есть интегарции с облачными хранилищами, типа яндекс.диск или google drive. Поддерживается интеграция с объектными хранилищами.

Загрузить в систему можно в целом любой файл, для популярных медиа файлов будет превью. Нет управления сертификатами как отдельного блока функционала, можно реализовать кастомно. Если храним сканы сертификатов на какую-либо продукцию, полезно было бы иметь их номер, срок действия, организацию , которая выдала. Нужно, чтобы автоматически отслеживать и своевременно заменять их. На моей практике такой кейс очень частый у ритейла и импортеров. Но среди публичных клиентов не нашел много ритейла, возможно поэтому и не так востребовано.

Касательно совместной работы, есть возможность делиться коллекциями, включая различные ограничения доступов и т.п. Но нет процессов согласования и гибкой статусной модели активов. Зато есть возможность поставить решение on-premise и написать кодом рядом сервис, который будет решать эту задачу.

Mediaquad

В Mediaquad поддерживается гибкая атрибутивная модель. Можно создать полноценную инфомодель актива (структурированное представление данных и информации о цифровом активе), включая ссылочные/справочные атрибуты, связывать между собой несколько активов. Это позволяет строить комплексные enterprise процессы управления медиа-активами, выходящие за пределы хранения и поиска нужных файлов. Решение также включает инструменты AI, такие как автоматическое тегирование медиа-файлов, поиск по биометрии, поиск похожих изображений, работа с фоном и т.д. Для поиска можно воспользоваться как поисковой строкой, так и набором фильтров и сортировок.

Присутствует возможность автоматического формирования и хранения вариантов файлов для различных задач: для соцсетей или печати баннеров потребуются совершенно разные варианты файла. В наличии функционал корзины, позволяющий не потерять активы случайным нажатием “не той кнопки”.

У Mediaquad присутствует статусная модель актива, можно настроить процессы согласования активов для различных задач. Есть отдельный блок работы с лицензиями и ограничениями с визуальной и технической идентификацией и процессами автоматических уведомлений об окончании срока действия права на использование файла или сертификата.

У Mediaquad есть готовое API для интеграции с любыми системами, возможность настройки хранения файлов на внешних хранилищах, включая объектные S3. Кроме того, в самом функционале системы есть модули управления проектами, аннотирования, что позволяет автоматизировать такие процессы даже если нет собственного решения для таких задач и не делать интеграции с ними.

Поскольку решение это от компании Brandquad, которая известна на рынке своей PIM системой и системами аналитики цифровой полки, для ритейл, e-com компаний может быть удобно получить инфраструктуру все-в-одном от одного вендора.

Система поддерживает множество форматов файлов для автоматического формирования превью. Это не только медиа, но и офисные документы, на архив можно повесить ярлык (для визуального представления содержимого файла и понимания содержимого без необходимости скачивать и открывать архив). Хранить можно любые типы файлов.

В части совместной работы можно делиться коллекциями и папками с внешними пользователями, согласовывать и отклонять файлы, указывать причину отклонения и т.п.

Следующим критерием для сравнения хочу рассмотреть очень субъективную вещь - интерфейс и пользовательский опыт.

Рассмотрим по следующим критериям:

- Оценка удобства интерфейса

- Доступность мобильных приложений

- Настраиваемость и персонализация

Bynder

В плане интерфейса Bynder довольно удобен. Элементы управления на ожидаемых местах, продуманные сценарии использования, наличие поисковой строки а-ля гугл. У Bynder есть мобильное приложение для iOs и Android, которое позволяет найти и скачать актив, поделиться им , добавить в коллекцию, поделиться коллекцией. В целом все, что может потребоваться “на бегу”. Администратор может настроить систему в части визуализации, переводов названий кнопок и разделов, уведомлений. Пользователь может выбрать язык работы с системой и указать свои личные данные в профиле.

Pimcore

С точки зрения интерфейса, Pimcore - привет из 90-х, хотя в основном интуитивно понятно, где искать те или иные функции. Есть довольно широкие возможности кастомизации из коробки, в части отключения лишних функций и кнопок для определенных пользователей. Можно брендировать под себя и поменять цветовую гамму или использовать свои логотипы, иконки и т.п. Мобильного приложения нет ни в каком виде и даже интерфейс не адаптируется под работу с мобильного устройства.

Picvario

Интерфейс современный, интуитивно понятный. Состоит из 3-х основных блоков - блок поиска и фильтрации, непосредственно рабочая область с активами, где можно просмотреть превью, открыть подробно информацию по активу и блок со свойствами актива, где можно управлять метаданными, таксономиями. Мобильного приложения нет, придется довольствоваться работой через мобильный браузер. Администратор может настроить стартовый экран и в целом немного интерфейс работы пользователей.

Mediaquad

Интерфейс системы удобный, в меру современный, в меру функциональный. Конкретный пользователь может в моменте настроить вид отображения: списком, плиткой, что очень привычно по папкам в Windows. Можно добавить в “Избранное” файлы, с которыми планируется активная работа в ближайшее время. Для удобства пользователи могут повесить иконки на папки или выделить нужные папки цветом. Мобильное приложение также недоступно, поэтому с телефона предстоит работать через стандартный веб-интерфейс.

Цифровые активы не зря называются активами. Они имеют стоимость (зачастую очень значительную) и вопросы безопасности и управления доступом к данным являются очень чувствительными. Тут рассмотрим такие критерии:

- Уровни доступа и настройки безопасности

- Защита данных

Bynder

В плане безопасности данных Bynder сертифицирован по нескольким стандартам ISO и проходил различные аудиты безопасности. Все данные на сервере хранятся в зашифрованном виде, извлекаются на лету. Все данные хранятся на серверах Amazon в нескольких странах. В России хранить данные не получится, что сильно ограничивает возможности работы с системой. Система поддерживает управление ролями и полномочиями пользователей. Помимо логина-пароля можно подключить SSO , причем есть готовые интеграции. Пользователю можно настроить двухфакторную и многофакторную аутентификацию.

Pimcore

Бесплатная версия разворачивается на серверах самостоятельно. Опция с отказом от всех проблем самостоятельного развертывания и администрирования приложения доступна только если не боитесь проблем с платежами в Европу и блокировки каких-нибудь ip адресов и проблем из-за персданных за рубежом. Зато очень мощная система управления правами и пользователями. Можно чуть ли не до запятой настройками выдать нужные права.

Picvario

Управление доступом в системе обеспечивается на уровне пользователей и ролей. Можно настроить права внешним пользователям. Система логирует все ключевые события и действия пользователей.

Mediaquad

Ролевая модель позволяет предоставить разные уровни доступа различным группам пользователей. Есть возможность указать права на просмотр, скачивание, загрузку, изменение файлов и управление структурой хранения. В случае выбора on-premise варианта системы, она может работать в полностью изолированном контуре.

Традиционно важным фактором является стоимость решения. Поэтому рассмотрим вопрос цены и модели лицензирования

- Сравнение ценовых моделей (подписка, одноразовая покупка и т.д.)

Bynder

Модель оплаты традиционная для SaaS, регулярные платежи за использование сервиса. Стоимость рассчитывается для каждого клиента индивидуально. Средняя цена составляет порядка $50 000 в год.

Pimcore

В России используют версию Community Edition. Это бесплатная версия, без лицензионных отчислений. Соответственно потенциальному пользователю за лицензии платить не придется. Однако это не избавляет от необходимости платить за инфраструктуру и ее администрирование с учетом того, что разворачивать и эксплуатировать придется самостоятельно.

Picvario

Стоимость зависит от выбранного варианта, SaaS или On-Premise версия. На сайте отсутствует информация о тарифах. По открытой информации, которую удалось найти, средняя стоимость лицензии для собственного сервера составит порядка 700 тыс. руб. - 1 млн. руб. В модели Saas около 45 тыс. в мес. Но в этом случае естественно все сильно зависит от используемого пространства.

Mediaquad

Единственное решение, где можно прямо на сайте найти стоимость лицензии, что говорит о том, что система предполагает использование не только через внедрение и персональный проект, но и самостоятельную покупку и использование. Стоимость Mediaquad начинается от 15000 руб. в месяц. Есть пробный период. Для крупного клиента стоимость рассчитывается персонально и включает внедрение, интеграции, сопровождение персональным менеджером.

В enterprise решениях довольно много функционала и возможностей кастомизации под конкретные потребности. Важным фактором является наличие поддержки и обучения

- Наличие технической поддержки и документации

- Доступность обучения

Bynder

У системы довольно неплохая база знаний, описывающая основные настройки и функции. Единственный нюанс в том, что она ожидаемо отсутствует на русском языке. Техническая поддержка включена в платеж, но опять же, воспользоваться этими возможностями Российским клиентам может быть проблематично.

Pimcore

Есть неплохая документация, правда на английском языке. Техническую поддержку и обучение можно получить только от какого-нибудь интегратора, купить у вендора будет проблематично. Ну и Community версия в целом поддерживается сообществом, т.е. никакого SLA, оставляете вопрос на форуме в надежде, что кто-нибудь ответит. Ну или разбираетесь сами, все коды открытые.

Picvario

Учитывая то, что решение Российское, лицензируемое, техническая поддержка естественно доступна. В плане документации, на сайте есть портал Справочной информации. Мне документация показалась немного скудной. Как будто формируется ситуативно, по мере возникновения необходимости в описании конкретного функционала. Не хватило какой-то понятной структуры.

Обучение естественно можно получить от вендора. Самостоятельного обучения и/или регулярных вебинаров к сожалению нет. Скорее всего это связано с тем , что крупные клиенты получают такое обучение в рамках внедрения.

Mediaquad

Для пользователей системы доступен портал с базой знаний, где очень подробно описаны возможности по настройке, администрированию и пользованию системой. Обучение доступно по запросу или в рамках внедрения, публичных обучающих мероприятий вендор также не проводит. С точки зрения технической поддержки, клиентам доступен service desk с возможностью отслеживать свои заявки на поддержку, а также персональный закрепленный менеджер для крупных клиентов, что позволяет максимально быстро получить решение своего вопроса.

При выборе решения, крупные компании обращают внимание на то, кто уже использует решение. Поэтому приведу примеры кейсов использования

- Примеры компаний, использующих разные DAM-системы

Среди компаний, использующих Bynder на глобальном рынке: Mazda, Canon, Lacoste, KLM.

Pimcore в России используют такие компании как: Летуаль, Polaris, SPAR, HOFF.

Среди клиентов Picvario: Евраз, Почта России, Полиметалл, Норникель, ФК Спартак и другие.

Касательно Mediaquad, на сайте самого продукта нет раздела с указанием клиентов. Но среди клиентов компании Brandquad значатся L`Oreal, Danone, Bonduelle, Stada, Unilever, Tikkurila и др.

Заключение

В целом все рассмотренные системы неплохо подходят для решения задач управления каталогом цифровых активов. Пожалуй, лучшее решение с точки зрения функционала и кейсов - Bynder. Но его использовать , если вы в России, очень сложно и рискованно. Из тех, что в России можно использовать не опасаясь, я бы выделил Mediaquad за удобный интерфейс, готовый функционал для автоматизации в сложных процессах enterprise бизнеса, открытое ценообразование для сегмента SMB. Очень интересно было бы побольше узнать про конкретные кейсы применения, по которым однозначно впереди Picvario. Pimcore я бы предложил использовать в том случае, если у вас сильная техническая команда, очень специфичные процессы, которые ни за что не покроют готовые DAM системы даже с доработками или вы категорический противник оплаты лицензий за ПО.