5 лучших конструкторов для документов: обзор и сравнение

Каким должен быть современный конструктор для документов, чтобы в разы ускорять подготовку доков и сводить ошибки к нулю. Разбираемся в этой подборке.

В 2005 году японская брокерская фирма должна была провести рядовую операцию: выставить на продажу акции компании J:COM по цене в 610 000 японских йен за штуку.

Однако сотрудник брокерской компании совершил ошибку в заявке, и на торги ушло 610 000 акций компании по цене в 1 йену за штуку. Ошибку быстро исправили, но нескольким трейдерам все же удалось купить акции по безумно низкой цене.

Ошибки в документах могут стать причиной финансовых и репутационных потерь, а цель бизнеса – свести их к минимуму.

Конструкторы для документов как раз таки помогут уберечь от ошибок, связанных с заполнением однотипных форм. Они превратят ваши вордовские файлы в шаблоны и минимизируют ручной ввод, а сотрудники могут вносить нужные данные в десятки документов одновременно в простом формате «Вопрос/Ответ».

В этом обзоре – 5 лучших из них, расскажу про особенности и помогу выбрать лучшее решение для вашего бизнеса.

Для начала поговорим об универсальном инструменте для автоматизации работы с документами: сервисе Форма.

Как по мне, эти ребята продвинулись дальше всех в плане автоматизации работы с документами, и потому на их примере проще всего рассказать о роли конструкторов для документов в современной компании.

У бизнеса есть сотни шаблонов для работы: счета, товарные накладные, письма в департаменты.

Чаще всего они хранятся в формате Word или Google-документов. Ручное заполнение таких документов опасно для бизнеса: лишний ноль в счете приведет к долгим возвратам и перепискам с контрагентами.

Форма помогает перенести все шаблоны к себе автоматически: не нужно заново разрабатывать их под новую платформу. Достаточно перенести шаблон из ворд и разметить его переменными или вообще отправить шаблоны на настройку команде внедрения и они перенесут их за 3 рабочих дня в аккаунт ещё до покупки подписки.

Далее вы просто вбиваете данные в нужные строки, и форма автоматически создает документы. Крутая особенность Формы в возможности создавать комплекты документов, и это сильно упрощает жизнь каждому офисному работнику. Только представьте, насколько легче было бы жить, если бы ИНН редактировался во всех доках для контрагента по одной кнопке – так вот, представлять не нужно.

Далее мы просто заполняем форму “Вопрос-Ответ” и получаем готовые документы. Это удобная идея, которую ребята постепенно докручивают до идеала: например, внешним контрагентам можно кидать не файлы, а запрос на заполнение данных.

Это позволяет сократить время на проверку и исключить возможность ошибки со стороны ваших партнеров.

Далее в обычных документах начинается отдельный квест с подписанием. Если не работаете с ЭДО, то либо вставляете картинку подписи и нарушаете весь формат файла, либо печатаете, подписываете и сканируете – не удобно.

Форма позволяет подписать документ простой электронной подписью. Вводите код из смс и получаете юридически-значимый документ.

У ребят уже есть база шаблонов под любые цели, так что Форма подходит малому бизнесу, а интеграция с внешними сервисами помогает настроить Форму для крупных организаций.

За счет автоматизации работы с документами интерфейс получается максимально понятным – работать можно с любого устройства или через мобильное приложение.

Стоимость – от 2900 рублей в месяц за одного пользователя.

Сервис Doczilla работает схожим образом: они тоже помогают автоматизировать работу с документами за счет загрузки доков к себе и заполнения пустых мест вместо редактирования файла целиком.

Сервис также помогает исключить ошибки в документах, что очень важно в работе юристов и других отделов, которые готовят критически-важную информацию. Так, например, ОГРН вы не вписываете руками, а вводите в поиск, чтобы точно знать, что добавили данные нужной компании.

Кроме того, у Doczilla есть собственный нейро-ассистент, ориентированный на юристов.

Вопрос в полезности таких нейронок, особенно в консервативной сфере юристов, остается открытым. Нужно изучать, откуда она собирает данные и тестить её работу на реальных кейсах. Но в любом случае круто, когда такая фишка есть, а кейсы с крупным бизнесом внушают дополнительное доверие.

Стоимость – от 3500 рублей в месяц за одного пользователя.

Далее поговорим сервисах под более узкие задачи и соответствующим набором функционала.

Начнем с Комбинатора – платформы для работы с шаблонами.

Вы загружаете сюда свои файлы (увы, придется сделать это вручную), и потом превращаете их в шаблоны, куда можно добавлять информацию.

Сервис отрабатывает меньше сценариев, чем первые два: например, в нем нет возможности выпустить цифровую подпись или отсутствует искусственный интеллект. Но согласитесь, что не всем нужно использовать функции конструкторов документов на 100%.

К тому же, у Комбинатора за счет своей простоты находится важное преимущество – возможность интеграции с Битрикс и 1C.

В этом плане большинство российских бухгалтеров предпочли бы нативную интеграцию примитивного сервиса в 1С более продвинутой системе, в которую пришлось бы руками добавлять документы.

Стоимость – от 1167 рублей в месяц за 1 пользователя при подключении пакета на несколько пользователей сразу.

Для индивидуального использования тариф выходит дороже – 3000 рублей в месяц.

Ребята из FreshDoc решили пойти по такому пути: если мы сделаем все шаблоны для бизнеса, то бизнесу ничего переносить не нужно.

Здесь уже есть сотни документов, которые удобно рассортированы по категориям.

Все шаблоны актуальны на текущую дату и обновляются командой сервиса. Получается, что базовый сценарий использования выглядит так: выбрали шаблон из базы, перенесли к себе, перестроили и начинаете действовать.

Поэтому FreshDoc подойдет для старта работы с документами – если вы не хотите тратить время на поиск шаблонов.

Крупному бизнесу интеграция с FreshDoc может потребовать много ресурсов и ручного ввода – как минимум в компании существуют бланки организаций и типовые шаблоны. Так что автоматической подгрузки данных в систему сильно не хватает!

Стоимость FreshDoc начинается от 2210 рублей в месяц за одного пользователя.

Ребята из ТурбоКонтакт пошли по пути максимального упрощения.

Система работает в облаке и позволяет работать с документами в любом браузере. Облако защищенное, и обеспечивает конфиденциальность ваших данных.

В системе есть более 100 шаблонов, загружать свои нужно вручную.

За счет фокуса на простоту использования в системе не хватает нескольких ключевых функций. Например, пакетного редактирования документов – получается больше ручной работы, чем у конкурентов.

Отсутствуют также справочники контрагентов, что не дает возможности исключить ошибки при работе с юридическими документами (ИНН в любом случае придется вводить вручную).

С другой стороны, разработчики сделали фокус на безопасности данных. Данные на серверах шифруются, есть защита от мошенников и настройка прав доступа под пользователей. Кроме того, система автоматически создает резервные копии ваших данных.

За счет такого набора функций ТурбоКонтракт кажется подходящим для двух категорий клиентов: малого бизнеса и государственных корпораций.

Малому бизнесу понравится демократичная цена и простота настройки, а в Госкорпорациях могут оценить ТурбоКонтракт за счет фокуса на безопасность данных и возможность работать без установки приложений (то есть доступ можно выдать даже на компьютеры под управлением альтернативных операционных систем).

Стоимость – от 490 рублей за одного пользователя в месяц.

Базовую задачу автоматизации работы с документами решает каждый из продуктов в сегодняшней подборке. Но каждый из них справится с конкретной задачей лучше остальных.

Форма – универсальный инструмент, который требует времени на начало работы и настройку, но зато дает максимальный функционал. Если готовы потратить время и разобраться, то больше всего времени получится сэкономить именно с ней.

Работать в Doczilla стоит если вы доверяете искусственному интеллекту. С одной стороны, это настоящая киллер фича продукта, которая помогает решить большинство задач. С другой, нужно всегда проверять работу ИИ, особенно если допускаете его к юридически-важной информации.

Комбинатор подойдет тем, кому нужны только документы и ничего лишнего. Простой интерфейс позволяет моментально начать работать, но некоторым функционала будет недостаточно.

FreshDoc хорошо работает как решение для начинающих предпринимателей. Если у вас нет своих шаблонов – просто пользуемся масштабной базой данных, которая обновляется с учетом требований закона.

ТурбоКонтракт может показаться примитивным и устаревшим. Но эта система была сделана с упором не безопасность данных, так что для государственных корпораций со строгими требованиями это может стать единственным доступным вариантом.

В комментариях задавайте вопросы по этим проектам или рекомендуйте новые для обзоров и подборок.

Подписывайтесь на мой VC-блог, если интересны подобные материалы. Ну и пишите в личку, если хотите, чтобы я рассказал аудитории vc.ru о вашем проекте. До новых встреч!