Как снизить уровень стресса в юридическом отделе? Упростите им работу с претензиями

Опросы показывают: 69% корпоративных юристов тонут в рутине. Большую часть времени они составляют документы по шаблонам и собирают информацию из разных источников. В результате на самое важное — подготовку к судебным заседаниям и сделкам — времени остаётся мало. Чтобы это исправить, мы оцифровали претензионную работу.

Крупный производитель бытовой техники, товаров для красоты и здоровья нарастил объёмы продаж и столкнулся с закономерным ростом количества претензий от покупателей. Люди жаловались на брак, отказы или задержки в гарантийном обслуживании.

Дилеры и дистрибьюторы нарушали условия договора, поэтому производитель сам регулярно выставлял претензии.

Юристы работали с утра и позднего вечера, но всё равно ничего не успевали, потому что:

Мы нашли способ, как решить этот вопрос.

В компании уже использовали BPM-систему «Первая Форма» для автоматизации работы службы поддержки клиентов. Поэтому оцифровать претензионную деятельность решили здесь же.

С помощью интеграции BPM и ERP-систем по API мы настроили автоматическую еженедельную выгрузку данных о задолженностях. Из ERP в BPM поступает информация о контрагентах, включая новые записи и изменения в существующих. В свою очередь, BPM направляет в ERP данные о согласованных договорах и платежах. Финансистам больше не надо скачивать и повторно загружать информацию.

Процесс построен следующим образом:

Досудебные претензии, иски, мировые соглашения формируются в системе автоматически по загруженным шаблонам:

Чтобы соблюсти все юридические нюансы, досудебную претензию необходимо направлять заказным или ценным письмом с описью вложения. Раньше юристам приходилось самим подписывать конверт и составлять вручную опись. Теперь опись формируется автоматически, адрес отправителя и получателя можно распечатать прямо на конверте.

Если вторая сторона не реагирует или не соглашается на претензию, юрист переводит задачу на стадию «Подготовка иска в суд».

Когда дело зарегистрировано в суде, юрист вбивает дату и время заседаний в «Первую Форму» — в системе автоматически формируются напоминания. Также настроена синхронизация информации по делам с Картотекой арбитражных дел — данные будут подгружаться в календарь системы.

Чтобы понять, на какой стадии сейчас находится иск, достаточно посмотреть на маршрут.

Мы создали хранилище для всех документов, связанных с претензионной работой и судебными делами. Теперь все акты, экспертизы, судебные решения и прочие документы хранятся централизованно, с удобной системой поиска и разграничением доступа.

Претензии поступают на корпоративную почту и автоматически загружаются в систему через встроенный почтовый клиент «Первой Формы». Система сравнивает домен письма с доменами клиентов из справочника. При совпадении претензия автоматически привязывается к соответствующему клиенту. Для каждой претензии создаётся задача, в которой ответственным назначается юрист.

Если клиент не согласен с предложением компании, претензия переходит в иск — этот процесс автоматизирован также, как и по исходящим искам.

На основе данных из бизнес-процессов по претензиям и искам ежемесячно создаётся отчёт. В нём отображается сколько дел выиграли, какие суммы смогли вернуть или сэкономить за счёт оперативно урегулированных претензий и выигранных исков.

Этот отчёт автоматически направляется руководству. Благодаря этому у начальства на руках всегда есть актуальные данные.

Все процессы стали прозрачными: можно зайти в карточку и посмотреть, отправили ли претензию клиенту или в суде какой инстанции сейчас рассматривается иск.

Сотрудники стали тратить в десять раз меньше времени на подготовку, поэтому могут обрабатывать теми же силами большее количество документов.

Благодаря автоматизации работы с должниками компания стала быстрее возвращать деньги. Система сама отслеживает просрочки и формирует претензии, что позволяет оперативно реагировать на задержки платежей. В результате сумма взысканных задолженностей выросла на треть по сравнению с прошлым годом.

А когда вы в последний раз писали претензию?