Как мы автоматизировали закупки в крупнейшей компании-производители и с какими проблемами столкнулись при внедрении.

Всем привет. Меня зовут Валерьян Брунин. Я CEO компании ILAVISTA и мы занимаемся разработкой продуктов. Моя любимая тема - это как мы похоронили какой-то продукт, или почему что-то не взлетело. Ведь на таких кейсах точно видны ошибки и понятно, как делать 100% нельзя. Кейс Danone немного не о том, как не получилось. Кейс реально вышел крутой, но, к сожалению, компания ушла из Беларуси и затем из России и проект на этих рынках закрылся. Возможно возродится на Казахстане и Узбекистане. Но это потом, сейчас хочу рассказать, что мы сделали и почему такие решения очень сложно продавать и внедрять на рынке.

Я уже писал о том, как мы подходим к процессу автоматизации в компаниях. Сегодня автоматизация охватила практически все сферы бизнеса: от бухгалтерии до маркетинга. Компании стремятся к эффективности, снижению затрат и повышению прозрачности процессов. Но когда мы говорим о закупках, почему-т все работает через excel и через мессенджеры.

В 2019 году компания Danone обратилась к нам с запросом на автоматизацию закупочного процесса. Основные проблемы, которые мы должны были решить:

Решение должно было не просто устранить эти проблемы, но и создать прозрачную, эффективную и масштабируемую систему.

Мы разработали систему, которая решала основные бизнес-процессы в цифровом формате.

Мы сделали не просто закрытую систему, а красивое промо, где видны новинки, бренды, продукция, но цены видны только после регистрации и верификации.

Что мы решили этим:

Мы ушли от таблиц, переписок и так далее. Наши покупатели - это розничные сети, которым ежедневно надо машины продукции и маленькие кофейни, которым надо пару коробок молока для капучино. Для каждого мы сделали удобный формат каталога и быстрый заказ, через индивидуальные настройки кратности заказа.

Промо-сайт также завоевал Wadline Winter Awards 2024 Winner

Далее мы добавили личный кабинет. Компания проходит модерацию, получает онлайн договор и подписывает его. Менеджер настраивает индивидуальные условия по ценам, кратность заказа и другие настройки каталога.

Далее покупатель настраивает свои точки доставки и может управлять доставкой для каждой точки. История заказов помогает быстро копировать повторяющиеся заказы. А компания может собирать BigData для прогнозирования производства.

В итоге личный кабинет позволил компании:

Как это влияет на бизнес? Клиенты быстрее оформляют заказы, менеджеры меньше тратят времени на ручное согласование, повышается лояльность контрагентов.

Далее мы добавили личный кабинет менеджера. Именно он модерировал покупателей, модерировал заказы и контролировал дебеторскую задолженность. В итоге один менеджер мог вести не 10 а 20-30 компаний. А торговым представителям не надо было кататься по всем регионам.

В итоге личный кабинет позволял:

Как это влияет на бизнес? Менеджеры работают эффективнее, сокращаются просроченные платежи, бизнес получает больше повторных заказов.

В идеале мы хотели загружать баланс наших покупателей и на основе баланса прогнозировать идеальные цены, отсрочку платежей и оборачиваемость продукции для клиента.

Финальный этап - панель управления. Данный блок позволяет управлять каталогом и менеджерами компании, а также вести контентную часть проекта.

ПА состоит из:

Как это влияет на бизнес? Руководство получает полную картину работы системы в реальном времени, бизнес становится управляемым и предсказуемым.

После запуска системы Danone удалось:

✅ Сократить время на обработку заявок в 3 раза. Теперь менеджеры работают быстрее, а клиенты получают подтверждение заказов практически мгновенно.

✅ Автоматизировать контроль дебиторской задолженности. Это снизило уровень неоплаченных заказов и повысило финансовую устойчивость компании.

✅ Уменьшить ошибки в заказах. Благодаря унифицированному формату данных и автоматической проверке значительно снизилось количество недочетов.

✅ Увеличить повторные закупки. Персонализированные предложения и удобство работы с системой сделали сотрудничество более выгодным и удобным для контрагентов.

✅ Собирать данные и прогнозировать производство.

Когда проект был готов, основная проблема оказалось в том, что необходимо уговорить торговые сети и маленькие магазины и кофейни, заказывать продукцию через систему.

Для больших сетей мы предлагали опцию быстрых заказов, через копию предыдущего заказа, а также оформление заказа из одного кабинета сразу на несколько точек. Также электронный документооборот был значительным преимуществом.

Дополнительно мы добавили систему уведомлений и процессе поставки, особенно уведомления о том, что заказ не может быть доставлен полностью, так как смена закончилась и производство не успело. Это дает возможность сетям быстро принять решение о том, где докупить продукцию, чтобы ассортимент не просел.

Для маленьких сетей и кофеен, это простой процесс заключения контракта, простой процесс заказа и понятный путь поставки с контролем на каждом этапе. Не все хотят работать с мелкими компаниями из-за затрат на ведение этой компании. Но автоматизация сводит затраты на операционное управление к нулю и можно вести тысячи таких кофеен или мелких магазинов.

К сожалению проект был закрыт, так как компания ушла с рынка. Но мы хотим развивать решение и внедрять в другие крупные производственные компании.

Мы хотим идти в сторону мобильного приложения, оцифровки баланса компании через наш продукт и определение оптимальной цены, отсрочки платежей и так далее.

Также мы хотим собирать данные по каждой компании по поставкам и прогнозировать производство на основе данных, прогнозировать и управлять финансами.

Сейчас проводим UX Research, чтобы понять боль и проблемы рынка, чтобы предоставить лучшее решение.